文/陈天虹
一、图书馆财务分析的涵义与意义
所谓财务分析，是指充分利用会计、统计和业务核算及预算(计划)等资料并联系实际，对单位的财务活动和结果进行比较、分析和研究的一种方法。图书馆财务分析，是图书馆借助于各种有关核算资料所进行的对比、分析和综合的一种科学方法，因而它是核算的继续和深化。核算是根据管理的需要，运用特有的方法，调查图书馆执行计划和预算收支的过程和结果并加以归纳、整理和记录，以便为图书馆的财务工作提供比较全面、系统的资料。因此，在图书馆的财务工作中，预算、核算和分析三者是有机整体，缺一不可。没有预算执行情况就心中无数，分析就没有根据；只有核算而没有分析，亦仅能做到一般数字上的反映，而且不能从现象深入本质，了解取得成绩和存在问题的原因。可见，财务分析活动是与核算密切结合而共同发挥作用的。既然图书馆预算执行的过程和结果反映在会计核算的各种账表和业务核算、统计核算的资料之中，那就应当在这个基础之上进行对比、分析和综合，以达到提高财务管理水平的目的。
图书馆的财务分析活动有助于图书馆挖掘内部潜力，促进图书馆经营管理水平的进一步提高。在图书馆经营过程中，常常会发生在现有条件下可能做到的事没有做到或者人力、财力或物力还没有得到充分利用的情况。由于潜在的能力不是一下子就能发现的，因而必须认真细致地进行财务分析活动，深入实际调查研究，才能找到潜力之所在，并把它发掘出来。因此，图书馆不能以完成预算收支为满足，还要通过财务分析活动、多方对比、找出差距，然后提出增加生产和服务项目以及增收节支的建议。
图书馆的财务分析活动，也有利于检查、分析图书馆的财务制度和财经纪律的执行情况。为了全面反映财务收支情况，在年度终了前，应当根据上级财务部门的年度决算工作要求，对各项收支项目、往来款项、货币资金、财产物资进行全面的年终清算。上级下达的图书馆经费预算数是考核财务决算的主要依据。年终前应当认真核对预算数字，包括追加、追减的预算数等，并在此基础之上办理年度结账，结束当年财务，及时编制图书馆经费决算。
决算是年度财务收支情况的报告，该报告一般包括年度会计报表和财务收支情况两部分内容。它是图书馆经费年度收支情况的书面总结。通过决算可以概括地反映并据以检查年度预算执行情况。因此，决算也是一种重要的财务控制手段。决算要求检查财务开支是否符合预算计划。如有改变，应当弄清原因。如失去平衡，应找出原因，尤其对超支过多的现象，应认真检查分析，分析出的原因和结果可作为以后制度预算的借鉴。在进行检查，分析财务活动时，不仅要从各项指标中找出实际执行数与计划数之间的差距，还可以分析研究，检查图书馆的财务活动中贯彻执行党和国家的方针、政策以及财务制度、纪律的情况。例如是否坚持了勤俭办馆的方针；收支是否按所批准的预算和制度所规定的范围及标准来进行；有无漏收、错收和多收的情况发生；各项资金是否按批准的项目进行领拨、提存；有无将预算内资金转到预算外；有无铺张浪费、违法乱纪、贪污盗窃等现象的发生。
二、图书馆财务分析的内容
图书馆的财务分析，涉及到图书馆经营管理的各个方面，是一项极其细致而复杂的工作。根据财务活动的任务要求，财务分析的主要内容有如下几个方面：
(一)预算执行情况分析
对预算收支执行情况的分析，一般应从以下几个方面进行：
①从各个角度分析预算执行情况本身的变化情况。例如，将收支实际数与收支预算数进行比较，从差距中考核预算工作的水平及执行中的主观努力程度；将季度收支实际数与全年预算数进行比较，以分析执行进度、估计对全年执行结果的影响，以便总结经验，发现问题，提出改进工作的建议；将本期实际收支数与上年同期或历史先进水平比较，以研究收支规律的变化等等。
②把预算收支执行情况同工作计划以及定员定额等其他指标联系起来分析，以考核收支效果。例如，分析收支进度与工作计划进度是否相适应，研究两者间的相互影响，并估计今后趋势，研究收支情况与定员定额，设备利用情况的相互关系等等。掌握了这些情况，就可以分析收支变化的原因，找出增收节支的潜力所在，从而为更好地实现预算任务明确方向。
③把预算收支执行情况同人口、劳动力安排、物资供应以及引进国外先进技术设备等情况联系起来分析，以研究它对业务活动和财务收支的影响，这有助于我们了解财务活动和财务收支的发展趋势，提高预见能力。
(二)财务支出管理的财务分析
支出管理分析是图书馆财务管理的重要内容，随着图书馆事业的不断发展，财政部门每年拨给图书馆的经费在不断地递增，但递增的速度比较缓慢，远远不能满足图书馆事业发展的需要。这就要求把有限的资金用在刀刃上，精打细算、厉行节约、加强支出管理、采取切实可行的措施，提高资金的使用效益。一方面，加强人员经费的管理，控制人员经费的支出，实行岗位责任制、定岗定编、单位人员不能突破编制数，对现有职工的工资、津贴、补贴和各种福利待遇严格执行国家统一规定标准；另一方面，加强公共经费的管理，在保证正常开馆所必须支付的费用(如水电费、取暖费)前提下，采取压缩会议费，减少差旅费，电话费等措施，保证购书经费的支出。按照文化部对图书馆经费管理的要求，购书费要占整个事业经费40%，这一比例，各图书馆都很难达到。由于书刊价格上涨，图书馆入藏文献数量急剧下降。虽然采取保品种、压复本、增加信息质量等措施，还是不能满足购进最新文献资料的需求。所以，图书馆要合理地利用有限资金，尤其是在购书经费使用前，认真做好调查研究，了解馆藏情况，了解利用率高、读者多的书刊类型，确定各书刊品种数量、各学科之间的比例合理，既保证重点，又兼顾全局。总之，注意保持支出结构的合理，尤其要使人员经费支出和公用经费支出保持一个合理的比例。否则，人员经费比重过大，公用经费比重就会相应缩小，直接用于图书馆自身建设的钱就少了，必然会使事业发展受到影响。
三、适用新需要，实施会计电算化
如今，现代化的工作手段已经成为各单位财务管理工作的必备，会计人员不懂得采用现代化手段从事工作就不能适应新的工作要求，图书馆也不例外，会计电算化已经成越来越普遍地应用到图书馆的财务管理工作中来。会计电算化是将以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实践的简称，通俗地说就是用电子计算机代替人工进行记账、算账、报账，以及对会计信息进行分析和判断。实际上，它是金融系统工程的一部分，融电子计算机技术以及会计理论和方法为一体，运用最新科技成果，以现代化手段取代传统手工操作。实践证明，会计电算化可以有效地提高财务管理工作的效率。
实施会计电算化，是图书馆财务分析现代化的需要，图书馆会计工作，是图书馆财务分析工作的一个重要组成部分。实现了会计电算化便可以掌握大量、准确和详细的会计信息。例如：原来购进书、报、刊的情况只在图书设备购置费账户中统一反映，往往只记费用，不记数量和单价。如果想了解某一阶段图书或期刊采购的具体情况(种类、数量、价格等)，只能由图书馆二级管理账户来提供；否则，这些情况只有等到年末从图书馆的经费决算分析报告和固定资产统计报表中才能获得。实现会计电算化以后，基层单位就可以快捷、方便地向上级提供各种会计核算资料，财务部门也能及时将意见反馈给基层单位。这就为有计划地落实经费预算进度，获得第一手资料提供了可靠的依据，以财务部门为中心建立网络中系统，将图书馆及各基层单位计算机终端联网，并设计具有自己专业特点的应用程序，这样的联网不仅仅是为了解决查询问题，重要的是图书馆整馆可建立完整的会计信息管理系统，各基层单位的财务情况一目了然，既便于统一管理，又具有透明度。因此，实施会计电算化势在必行，这也是财务分析现代化的需要。
（作者单位：山东临沂师范学院图书馆）