摘要：随着网络技术的普及，企业大量的对外支付已经使用网上银行转账的形式进行，初步实现了对外支付的“零现金”模式。而企业的对内支付却在大量使用现金，在一些大型企业，财务部门经常因为报销而排起长队，于是网上报销系统等工具应运而生，使企业对内支付彻底实现“零现金”，从而开创了“零现金”财务管理模式。
关键词：“零现金” 财务管理模式 网上银行 网上报销系统

　　一、“零现金”财务管理模式概述
　　本文所指的现金是狭义上的现金，即库存现金。在企业中，我们可以用现金来支付日常报销费用、工资、员工借款、小金额的货款，也会采用现金收款的方式收款。而“零现金”管理模式却是在互联网和信息时代下新兴的一种财务管理模式，它强调借助一定的工具（如网上银行系统、网上报销系统软件、POS机等）在企业的经营过程中通过银行转账的方法避免使用现金，实现资金使用的电子化和无纸化。
　　“零现金”财务管理模式的提出可以克服传统现金使用模式的诸多缺点：安全性差，易挪用、盗取、丢失；日常支取成本高，需要经常跑银行进行存取；效率低，现金盘点、清算、支付均需要大量的人力和物力。在国外，“零现金”财务管理模式的应用已经很普遍了，国内的外企大都运行着这种模式。在国内，一些大型集团也开始尝试运行“零现金”财务管理模式，享受着“零现金”管理模式的安全、方便、快捷、高效。
　　二、“零现金”财务管理模式的具体内容
“零现金”的财务管理模式需要配备相应的硬件和软件才能运行成功，它是电子化办公在营运资本领域的延伸。目前的工具主要有网上银行系统、网上报销系统软件、POS机等。网上银行可以说是“零现金”财务管理模式的技术基础，是实体现金转为电子现金的关键。目前网上银行在企业对外收取和支付货款方面的应用已经非常普及，几乎全部的货款收支都会采取网上银行在线支付和转账功能进行，货款“零现金”模式已经初具规模。但是企业内部人员的日常报销和借款活动都在大量使用现金，财务部每天进进出出的大都是企业内部员工，特别是在一些大型企业，网上报销系统和POS机应运而生，能使内部员工报销彻底实现“零现金”。
　　（一）网上银行
　　网上银行是传统银行在因特网的基础上进行的功能创新，企业可以通过网络在线自助进行账户开立、查询、转账、支付、对账、信贷、投资等活动，足不出户就可以完成所有的业务。网上银行的开通和使用也非常简单，企业的对外支付都可以通过网上银行来完成，货款的“零现金”模式已经初具规模。
　　（二）网上报销系统
　　网上报销系统是以企业费用管理为核心，围绕财务审批流程，从费用的预算管理、单据的填制、费用申请、费用审批、费用支付到费用状态的查询全部实现电子化，并能够生成各种管理报表，实现费用实时分析的财务管理系统。网上报销系统的审批流程模拟手工的报销程序，但所有步骤却通过电脑完成，省时又省力。目前网上报销系统的产品有很多，各类系统的功能和操作都大同小异。一般的具体操作流程如下所述：
　　1.建立账号。首先每个员工要申请一个网上报销系统的账号和密码，这个账号包含员工个人的基本信息，比如员工的工号、姓名、性别、企业内部邮箱、部门、职位、银行账号等。基本信息建立后，每次进入界面就不必再次输入，系统会自动保存这些信息。其中部门信息确定后，系统会自动把员工的部门主管和部门经理与员工配对。职位信息确定后，系统会自动为员工分配报销权限，比如哪些费用种类有权报销，哪些不可以，从而有一个内部控制的作用。邮箱确定后，系统会在费用通过审批和支付时自动发邮件通知员工。银行账号则是在费用报销成功后款项自动打入的账号。网上报销系统一般是网页版的，直接打开网页地址，输入自己的账号和密码即可进入报销界面。
　　2.填制单据和报销申请。系统会根据费用的种类设计不同的报销单模板，常见的有出差费用报销单，市内差旅费报销单，业务招待费用报销单，借款单，劳务费报销单等。进入报销界面后，员工根据要报销费用的类型选择不同的模板。模板会引导你填写相应的内容，比如报销市内打车费，就要选择市内差旅费的模板，模板会要求员工输入打车费发生的时间（一般具体到天）、起始地点、金额、打车的理由（如加班）、发票的种类（如的士票，公交车票，地铁票）等。员工可以每隔一个星期把手中的发票集中报销一下，也可以每隔半个月进行一次，时间比较灵活。有的系统还带有附件上传的功能，在附件较少的情况下可以使用。单据的所有要素填好后，就可以提交给系统，系统会根据员工的部门和职务自动将员工的申请提交给部门主管。这时系统会自动给员工发邮件，告知报销申请已经提交成功。
　　3.报销审批。模拟传统报销模式，网上报销系统的审批也要经过多级审批。一般申请会先提交给部门主管审批，报销申请的详细信息会完整地呈现在部门主管的审批模块。当部门主管审批成功后，系统会自动把单据往上一级领导传递，待所有需要签字的领导都审批完后，报销审批步骤就算完成了。这时系统会自动给员工发邮件提示员工报销审批已经成功，可以进入报销系统内查看。领导审批单据时，可以集中一个时间在系统内进行审批，大大提高了审批的效率，缩减了审批时间。
　　4.打印审批成功的单据，并手工附上发票等原始凭证。员工通过邮件得知审批成功后，就可以登录网上报销系统，将审批好的单据打印出来。审批成功的单据上除了有最初填写的报销内容外，还有各级领导的电子签名和审批意见。此时，员工需要把报销的发票等原始票据手工粘贴在报销单后边。
　　5.人工再次审核票据。为了保证原始凭证的真实性，企业会要求员工直管领导再次人工核对打印出来的报销信息和原始凭证，并手工签字。这时所有的手续才算齐全，员工就可以直接将单据交给出纳，进行报账。出纳会最后审核信息，并将信息在系统内进行汇总。有的企业会设置一个单据投递箱，员工把要报销的单据投递到箱子内，出纳会定期去取，进行批量审核。
　　6.网银批量支付。银行会计会定期根据出纳汇总的支付信息进行支付。报销系统设置有网银接口，动动鼠标即可支付。当然考虑到内控的需要，支付时会由两个人同时进行，银行会计设置好支付内容，另一财务人员输入密码，款项会自动打入各个员工之前设置的银行账号内。支付成功后，系统也会自动给员工发送邮件通知，员工可以自己去银行进行确认。网上报销系统的流程大致如此，非常方便快捷。
　　（三）POS机
　　这种运行方式是利用财务 POS 机做媒介，卡对卡、一对一进行转账完成零星交款、报销支付、预借备用金和报销还款业务。POS机常出现在超市、大卖场、饭店等零售企业和服务业。现在我们也可以将它引进企业的日常事务中。POS机有有线和无线两种形式，无线POS机可以移动，相较有线POS机携带更加方便，收款不受时间地点限制。POS机相对于网上报销系统而言稍稍逊色，应用性和功能性差一些。
　　三、“零现金”财务管理模式的应用优势
　　（一）高度电子化，大大提高工作效率
　　企业对外支付使用网上银行业务，不受时间地点的限制，可以随时随地进行款项收支，网上银行就像企业的“移动小银行”，即使是跨国业务，也可实现几分钟到账，方便快捷。出纳不必每天频繁的跑银行，进行款项存取，不必每天对着保险柜清点现金，大大减轻了财务人员的工作量，而且网上对账更加清晰明了。
　　企业对内支付使用网上报销系统，自助的报销流程为每个员工和领导节省时间，减轻工作量。传统的报销方式一般是员工自己领取报销单，自己填写，由于很多员工是非财务人员，经常会填错报销单，导致返工重新填写。员工自己填好报销单后要先找自己的领导审核，然后到财务部找会计审核，会计审完后又要去找财务经理审核，财务经理审完后还要去找总经理审核，这样一张单据的审核才算通过。最后员工要拿着单据找出纳报销，出纳现场支付现金，两人当面结清。如果中间哪个环节，相关审批人员不在，报销就会搁浅。传统的报销系统可谓费时费力。而网上报销系统有专门的报销模板引导员工填写。系统会自动提交申请，员工不必在各个部门间来回签字。领导也不必在每个员工进来报销时停下手中的工作，领导可以在任何时间在网上进行集中审批。对于出差的员工和出差的领导来说，报销也不是件难事，只要能上网，在异地也可完成报销和审批工作。
　　（二）可以实时监控，实时管理
　　“零现金”财务管理模式可以随时从网上实时导出数据、实时对账、查账，实现实时管理。企业的网上银行和网上报销系统可以生成各种报表，进行各种数据分析。主要表现为：系统实时更新数据，保证数据的真实性；多年的数据可以进行对比分析，趋势分析；实现数据集中管理，数据集中更安全。
　　（三）安全性高
　　“零现金”财务管理模式避免使用现金，防止了现金在流通中的丢失、盗取、挪用。也避免出现假钞，大大提高了资金的安全性。另外网上银行进出每笔业务都有单可查，可避免现金使用不规范行为。Z



参考文献：
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