摘要： 随着近年来信息技术在会计工作以及企业经营管理中的深入利用，现有会计信息系统对企业日常会计业务的处理和核算已日趋完善，但是对数据库中大量重要信息的使用还有所不足。因此，本文拟对是否应该在会计信息系统中构建信息搜索功能，以及如何应用这一功能等问题进行研究，旨在提高企业内部的工作效率，并为管理者的经营决策提供服务。
关键词： 会计信息系统　信息搜索　信息传递



　　现行的会计信息系统主要是针对会计数据的加工和存储等功能而展开，对于会计信息的输出部分缺乏研究，特别是在信息搜索功能上还有很大的发展空间。本文所指的会计信息搜索，即是在会计信息系统中建立类似于搜索引擎的模块，对数据库中的信息资源进行搜集整理后供用户查询。由此，本文模拟在会计信息系统中增加信息的内部搜索功能，并对如何应用信息搜索等相关问题进行研究。
　　一、实现会计信息搜索的必要性
　　从会计职能的角度来看，会计的基本职能包括“反映”和“控制”。当前的会计信息系统主要是利用特定的计量标准和专门的会计方法对数据进行综合处理，很少能做到“反映”职能中所要求的总括和评价会计信息，而“控制”职能则更难实现。从最初的手工会计发展到今天的信息系统，单纯的处理数据已经不能满足时代要求，如何利用这些信息才是关键。信息搜索功能就提供了这样一个平台，它对数据库中的相关信息进行归类整理，再按照搜索需求提取并以特定的顺序反映。这就打破了传统会计信息系统中各模块单独的纵向查询，而是对综合信息进行横纵结合的搜索。如此一来，不仅能总括会计信息，也能在充分反映和关联信息的基础上服务于会计控制。
　　从会计实务工作来看，现行的会计信息系统通常根据业务流程分为不同模块，这虽然便于会计业务处理，但对于信息查询而言则十分不便。例如，如果在原系统查询某产品的进销存情况，需依次进入采购、销售和库存模块分别查询，而所得结果也是相互独立的。然而建立信息搜索之后，只需输入类似于产品名称等简单信息就可以查询到数据库中所有的相关内容，亦可以根据需求录入多个关键字并对结果排序。这不仅大大简化查询步骤，提高了工作效率还能获得更多、更全面的信息。因此，无论是站在理论分析还是实际工作角度，构建会计信息搜索都是十分必要的。
　　二、会计信息搜索应用
　　本文构建的会计信息搜索以原有会计信息系统数据库为资源，为用户提供查询服务。一个企业的信息系统拥有庞大的数据资源，如何将这些信息组织起来，帮助使用者快速准确地找到所需信息并提高使用效率，是目前亟待解决的问题，也是会计信息搜索的核心。
　　一是信息传递模式。现代信息技术为我们提供了多种多样的信息提取和传递方法，从“信源”与“用户”的关系来看，可以分为“信息推送”和“信息拉取”两种模式，前者是信息源主动将信息推送给用户，后者则是用户主动从信息源拉取信息。会计信息搜索就是以此为基础，采取推拉结合的方式向用户传递信息。
　　用户可以主动拉取信息，在搜索模块中提交查询关键词，系统自动在数据库中搜索，并由索引器为搜索到的信息建立索引，再由检索器根据用户的查询输入检索索引库，并将结果按固定格式反馈给用户，用户根据搜索结果的指引就能快速、直接查看所需信息。然而，在用户拉取信息的搜索过程中，根据用户输入的查询条件，系统也可以主动推送相关信息。例如，用户查询某供应商的信息，在匹配完毕后，系统也可将同地域或提供同类产品的供应商信息提供给用户，增大用户信息量。
　　另一方面，系统可以根据用户所属部门和级别主动推送有关信息，或者根据用户最近搜索的记录推送信息。信息推送作为实现主动信息服务的关键，要求系统从数据库中获取信息，按照指定的时间间隔分别推送给各个信息搜索者。这样不仅能保证信息的相关性，也能更及时将信息传递给用户。在会计信息系统中，这种模式的优点尤为突出。例如，在企业库存管理中，当某种原材料的库存量低于标准时，系统就可以将该信息自动发送至库管部门和采购部门，在提醒库管部门开具采购申请的同时，也为采购部门的工作安排预留准备时间。
　　二是会计信息搜索的利用。对于管理者而言，使用会计信息搜索能更直接更快速的提供所需信息。在传统纸质模式下，管理者所关注的信息需要由负责人整理归纳再层层上报，而信息搜索系统则省去了这一系列工作所耗费的时间和人力。此外，管理者也不用局限于现有会计信息系统中单一的查询结果，信息搜索既能带来更大的信息量也能减少人工干预；对于会计部门而言，将信息集中进行搜索查询，从一定程度上加大了信息的公开度，进而起到了增强内部监督的作用。随着会计信息系统的不断完善，会计工作也会进一步深化发展，为企业经营决策提供更多服务。
　　三、实施中待解决的问题及建议
　　会计信息搜索作为传统信息系统与搜索技术结合的新兴项目，虽然在提高工作效率、节省企业资源上具有显著优势，但是缺乏实践考验，在功能完善方面也存在一些不足，值得进一步研究。
　　一是搜索中的信息安全问题。由于会计信息的重要性和特殊性，确保信息安全是首要考虑的问题。建立内部搜索后，信息的输出方式较先前更灵活，但仍需限制用户权限。企业要加强系统内部控制，明确用户分级授权，拒绝非法访问。而数据库资源也应设置严格的读写限制，避免用户不当操作或恶意篡改而导致错误。此外，用户搜索信息时的浏览记录也应有选择性的独立存档，既为进一步提供搜索服务做准备，又要避免数据冗余给系统带来负担。
　　二是用户缺乏相关信息技术。虽然会计信息系统的普及在一定程度上帮助会计人员提高了信息技术水平，但是建立内部搜索后，这一要求将进一步提升。因为搜索时很难用简单的关键词或关键词串来准确表达需检索的内容，所以用户需要了解有关信源信息系统的背景知识，掌握查询技术，才能充分利用搜索功能准确高效的获取所需信息。
　　三是硬件升级与系统维护。虽然信息内部搜索建立在原有系统之上，但是其运行模式有别于其他会计模块。为保障系统的有效运行，企业应根据情况适当调整硬件设施。而对于已开发系统的维护则是一项持久的任务，应该定期检查和监控应用程序和系统软件的可靠性，不定期进行正确性抽查。企业需慎重选择符合自身需要、能及时提供日常维护、版本升级等要求的软件。
　　四、结束语
　　总之，建立会计信息系统下的信息内部搜索，是在原有系统上的一次飞跃。它进一步融合于互联网中，不仅为企业内部系统的开发提供了新思路，也将成为信息系统发展的必然方向。当然，信息搜索在提高财务管理效率的同时，自身的风险也在加大。因此，我们应该积极分析信息化条件下的会计信息搜索面临的主要问题并提出建议，促进信息搜索的实施与完善。J

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