学术会议是学术交流的重要形式之一。对学术会议的收支实行预算管理，是保证学术会议有序进行，实现学术会议社会效益和经济效益有机结合的重要举措。近几年来，中华医学会部分专科分会通过认真执行会议预决算制度，在提高学术会议管理水平和保障学术会议执行效果的同时，有效地降低了会议成本，树立了学会勤俭办会的良好形象。

一、学术会议预算管理的意义

预算管理不仅仅是一种管理制度和控制方略，更是一种管理机制，使组织资源获得最佳效率和获利的一种方法，更是简化办事程序、提高办事效率的有效方法。

学术会议的预算是基于学术会议的运营计划编制的一个定量的会议财务计划，包括预期的会议支出（包括固定支出和可变支出）和会议收入，在一定程度上反映出学术会议的运营方式和运营效率。从某种角度讲，掌握会议预算的人就掌握了整个会议。学术会议的预算管理不仅有助于提高经济效益，提高资金使用效率和可持续发展能力，同时有助于会议质量和会务水平的提高。

二、学术会议预算的基本内容

1．会议收入

包括学术会议赞助收入、参展企业的展位收入、会议注册费收入、会议资料收入、会议其他收入。

2. 会议支出

（1）固定支出

主要包括会议前期筹备费用、宣传费用、印刷费用（会议通知和其它宣传品的印刷）、场地和设备费用、审稿费用、办公费用（会议用品、通讯费和复印费）、专家费用、工作人员费用（往返差旅、交通、会议期间食宿、劳务等）、承办费用、营业税金及附加等。其中前期筹备费用是指会议前期策划、会议地点的考察等发生的交通费、招待费、住宿费、差旅费等支出。宣传费用是指在有影响的专业杂志上刊登会议通知、会议招商广告、邮寄会议通知等会议宣传性质的支出。专家费用包括会议论文集的专家审稿费、会议演讲者/主持人/特邀嘉宾的往返差旅费、交通费、会议期间住宿费、餐饮费和劳务费。营业税金及附加包括营业税、城建税、教育费附加，综合税率为会议各项收入的5.5%。

（2）可变支出

可变支出是指随着会议代表的数量变化而成正比例变化的支出。对于大多数会议来说，会议的可变支出会随着会议人数的增加而增加。包括会议餐饮费和会议论文集印刷费。

3． 会议收入扣除会议支出后的会议利润(结余)

三、学术会议预算编制的具体步骤

首先业务部门做出详细的会议运营计划，如预计参会人数、收费标准、会议的宣传计划、会议的招生和招商计划、大会特邀报告的组织计划、各种费用支出项目等。

财务部门在业务部门制订的会议运营计划的基础上，结合各项收入、支出标准，根据可能发生的业务量范围，按照一定的程序进行编制。注册费收入预算按照收费标准和可能参会人数进行编制。赞助收入和参展收入预算按照收费标准和赞助、参展企业数量进行编制。固定支出预算按照支付标准和规模进行编制。可变支出预算按照支付标准和参会人数进行编制。

会议预算编制完成后经会议负责人、部门领导、财务负责人、上级领导逐级审批后执行。

四、预算控制与执行

会议预算一经批准，就进入了执行阶段，管理工作的中心转入了控制，即设法使会议按照计划进行，在保证会议效果的前提下从严控制会议各项开支，努力做到以会养会，力争会议结余。

预算执行与控制应遵循如下原则：

1. 会议指定一人负责全部直接会议开支，明确预算内的费用批准和使用的权限和范围，以便集中管理，避免出现相互推诿扯皮的现象。

2. 必须按照预算执行，做到各项支出有开支标准，并符合预算。对于超出预算标准或数量的开支，必须经上级领导批准后方可执行。

3．会议结束后的会议决算。会议结束后，应按照会议实际收入和实际支出编制会议决算，通过与会议预算比较，找出差距和产生差距的原因，使得会议预算管理逐渐持续改进和完善。

五、需要注意的几个问题

1.领导重视，亲自组织动员，更新观念。

实行预算制度调整了有关各方的利益格局，增加了有关各方的工作量，对此不理解或不配合的同志，将成为实施预算管理的阻力。

2. 会议预算必须与详细的会议计划相结合

预算必须与业务部门制定的详细会议运营计划相结合，否则预算与执行就变成了两张皮，在执行过程中极易出现以预期收入指标确定不合理为由拒绝严格执行预算。为此必须进行充分的信息收集，分析和预测可能的风险，否则预算的审批就极易演变成领导与业务部门之间简单地讨价还价。

3. 做好历史数据的积累与分析

通过对各种标准、定额、指标等历史数据的积累与分析，为会议预算的制定提供基础数据。

4. 预算执行过程中的及时反馈

在预算执行过程中，会议指定的负责人（或会计人员）向业务部门或负责会议支出签字的领导及时准确反馈预算的执行情况，避免在预算已经超支的情况下仍盲目签批支出项目的情况。





谢萍

中华医学会财务处

邮编100710