摘要：合同收付款管理是企业财务一项非常重要的工作，在以往手工方式下，这项工作非常繁杂。本文总结了企业合同应收应付款管理工作的一般流程，并以具体合同收付款管理工作为例，详细阐述了如何用EXCEL高效、精确地完成合同收付款管理工作。
关键词：EXCEL 函数 合同收付款管理


目前，很多企业合同收、付核算都是利用管理系统软件来实现，比较简单方便，但在实际应用时有很大的局限性。一是由于企业的合同应收应付项目明细繁多，还经常增减项目，有些问题管理系统软件无法解决；二是由于管理系统软件的查询统计条件设置不灵活，功能有限，不能满足企业管理上的要求；三是由于管理系统软件使用的数据库一般只存有合同应收应付明细数据，如果企业的合同数量大、类型多、收付数量频繁，工作量会非常大。实际工作中，我们可以利用EXCEL的一系列功能编制合同应收应付管理有关表格，实现合同应收应付的核算和管理。本文阐述的EXCEL合同管理系统可实现合同登记、收款登记、付款登记、欠款查询及制作合同管理上要求的一系列报表等功能。
一、 企业合同收付款管理要求及工作流程
企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的。所以，一个企业的经营成败和合同及合同管理有密切关系。在销售活动中，企业与客户会形成销售合同，销售合同的管理不仅事关企业最终利润的形成，同样事关企业的资金成本，因此，企业重点关注到期合同的执行情况，并由此对客户进行信用评价。在采购活动中，企业与供应商会形成采购合同，采购合同的有效管理不仅事关企业的资金成本管理，还关系到企业的信誉，因此，在采购合同管理中，企业会重点关注应付款的时间和金额，并合理安排资金。
从合同管理的具体工作流程来看，首先，企业应收集相关资料（销售及采购单位信息），建立客户资料表以及供应商资料表。其次，根据实际签订的合同形成销售合同表和采购合同表。最后，根据管理需要设置合同收款情况清单和合同付款情况清单，及时有效地提供合同收付款需要的相关信息。
二、EXCEL在企业合同收付款管理中的具体应用
（一）形成销售合同表
根据企业销售管理需要，财务部门首先要设置一张销售合同基本情况表，统计企业销售合同的基本信息，也为后续制作合同收款情况清单、报表等表格提供相关信息。具体格式可参考表1。（表略）
销售部门主要完成序号、项目编号、合同名称、签订日期、收到日期、客户单位、合同金额等栏目的录入；客户编号、往年已收合计、本年已收合计、已收小计、未收金额等栏目由公式产生，其中客户编号栏目输入的公式为：VLOOKUP(F3,客户!B:C,2,FALSE)（假设此EXCEL表格中都是从第三行开始录入公式和数据，下同），数据从客户资料表中取得。往年已收合计栏目输入的公式为：SUMIF(销售发票清单!E:E,B3,销售发票清单!R:R)，数据从销售发票清单表中取得。本年应收合计栏目与往年已收合计栏目同理，这两项合计产生已收小计，通过合同金额和已收小计两栏计算出该合同未收金额。
（二）形成销售发票清单
销售发票清单是企业登记开具发票收款情况的明细表。在该表中可以根据管理需要查询超过1个月未收款、往年收款合计、本年收款合计、分月收款合计等。具体格式可参考表2。（表略）
销售部门主要完成序号、日期、发票号码、客户单位、项目编号、合同名称、票额、收款记录等栏目的录入；其中欠收栏目输入的公式为：IF(G7-H7=0,√,G7-H7)（假设此EXCEL表格中都是从第七行开始录入公式和数据，下同），是通过IF函数从票额和收款记录等栏目计算出来的。设定在表格01处输入公式NOW（），计算出操作当天的日期，然后在超过1个月未收栏目中输入公式：IF(07=“√”，“”，IF(DAYS360(B7，＄0＄1，FALSE)>=30，“催款”，“”))，从而计算出超过1个月未收款情况，这里1个月的期限由管理需要决定，到时相应地更改公式中的参数即可。合计栏目是往年合计和本年合计栏目相加而成的。往年合计栏目输入公式为：SUM(IF(YEAR(T＄3)<>YEAR(＄I7),＄L7,0),IF(YEAR(T＄3)<>YEAR(＄J7)＄M7,0),IF(YEAR(T＄3)<>YEAR(＄K7),＄N7,0))，YEAR(T＄3)就是T栏目的年数，通过SUM、IF、YEAR等函数计算出R栏目的金额。本年合计栏目的金额是当年十二个月份金额的汇总。其中T栏目（20××年1月）输入公式为：SUM(IF(AND(MONTH(T＄3)=MONTH(＄I7),YEAR(T＄3)=YEAR(＄I7))＄L7,0)，IF(AND(MONTH(T＄3)=MONTH(＄J7),YEAR(T＄3)=YEAR(＄J7)),＄M7,0),IF(AND(MONTH(T＄3)=MONTH(＄K7),YEAR(T＄3)=YEAR(＄K7)),＄N7,0))，通过SUM、IF、AND、MONTH、YEAR等函数计算出T栏目的金额，后面十一个月的金额计算同理可得。
（三）形成采购合同表
根据企业采购合同管理需要，采购部门还要设置一张采购合同基本情况表，统计企业采购合同的基本信息，也为后续制作付款清单、报表等提供相关信息。具体格式可参考表3。（表略）
财务部门主要完成序号、项目编号、合同名称、签订日期、收到日期、供应商单位、合同金额等栏目的录入；供应商号、以前年度已付、本年度已付、已付小计、未付金额等栏目由公式产生，其中供应商号栏目输入的公式为：VLOOKUP(F3,供应商!B:C,2,FALSE)（假设此EXCEL表格中都是从第三行开始录入公式和数据，下同），数据从供应商资料表中取得。以前年度已付栏目输入的公式为：SUMIF(付款清单!E:E,B3,付款清单!R:R)，数据从付款清单表中取得。本年度已付栏目与以前年度已付栏目同理。这两项合计产生已付小计，通过合同金额和已付小计两栏计算出该合同未付金额。
（四）形成合同付款情况清单
合同付款情况清单是企业登记收到供应商发票支付款项情况的明细表，在该表中可以根据管理需要查询超过1个月未付款、往年付款合计、本年付款合计、分月付款合计等。具体格式可参考表4。
采购部门主要完成序号、日期、付款编号、单位、项目编号、合同名称、票额、付款记录等栏目的录入；其中欠付栏目输入的公式为：IF(G7-H7=0,√,G7-H7)（假设此EXCEL表格中都是从第七行开始录入公式和数据，下同），是通过IF函数从票额和付款记录等栏目计算出来的。设定在表格01处输入公式NOW（），计算出操作当天的日期。然后在超过1个月未付栏目中输入公式为：IF(07=√,,IF(DAYS360(B7,＄0＄1,FALSE)>=30,提醒,))，从而计算出超过1个月未付款情况，这里1个月的期限由管理需要决定，到时相应地更改公式中的参数即可。合计栏目是往年合计和本年合计栏目相加而成的。往年合计栏目输入公式为：SUM(IF(YEAR(T＄3)<>YEAR(＄I7),＄L7,0),IF(YEAR(T＄3)<>YEAR(＄J7),＄M7,0),IF(YEAR(T＄3)<>YEAR(＄K7),＄N7,0))，YEAR(T＄3)就是T栏目的年数，通过SUM、IF、YEAR等函数计算出R栏目的金额。本年合计栏目的金额是当年十二个月份金额的汇总。其中T栏目输入公式为：SUM(IF(AND(MONTH(T＄3)=MONTH(＄I7),YEAR(T＄3)=YEAR(＄I7)),＄L7,0),IF(AND(MONTH(T＄3)=MONTH(＄J7),YEAR(T＄3)=YEAR(＄J7)),＄M7，0),IF(AND(MONTH(T＄3)=MONTH(＄K7),YEAR(T＄3)=YEAR(＄K7)),＄N7,0))，通过SUM、IF、AND、MONTH、YEAR等函数计算出T栏目的金额，后面十一个月的金额计算同理可得。
（五）生成一系列相关的管理报表
根据管理者对合同应收应付管理的需要，企业财务每月月底要出具有关合同应收应付管理的一系列报表。如合同应收款清单、合同应付款清单、已开发票未收情况、已收发票未付情况、合同收款月报及分包合同付款月报等。这些报表可以在上述表格的基础上利用EXCEL筛选功能生成。主要操作方法是：首先，在菜单状态下，把表格顶端项目设置成自动筛选状态，然后在有数据需要的那一列进入自定义自动筛选状态，根据表格要求设定条件完成。以合同收款月报表为例，如需要企业20××年12月合同收款的情况，首先打开销售发票清单，把表格顶端设置成自动筛选状态，在20××年12月列中进入自定义自动筛选状态中，设定大于或等于零的条件，然后点击确定就能生成合同收款月报。其他报表同理可以完成。
（六）财务部门月末的账务处理
企业合同应收应付核算是比较重要的业务核算，月末，财务部门要将本月发生的合同应收应付业务作相应账务处理。为了做账计算方便，可以制作合同应收应付记账凭证清单。我们可以利用EXCEL函数从销售发票清单和付款清单中计算出应该计入营业收入和采购部分应计入相关存货的金额，再把营业收入的金额结转到本年利润中去等。
三、结束语
合同收付款管理是一项综合性很强的工作，利用EXCEL设计一整套合同收付款管理系统，让财务部门完成相关数据资料的录入及整理，能极大地提高工作效率，也能为企业合同收付款管理及时提供相关信息。X