会计是一个以提供财务信息为主的经济信息系统。会计信息系统作为管理信息系统的核心组成部分,也必然处在信息生态环境之中,这就要求会计信息系统在发展过程中必须求得信息生态平衡。随着信息环境的变迁,我国会计信息系统的发展经历了手工、电算化和信息系统三个阶段,现代信息生态环境对会计信息系统提出了更高更新的要求。

信息生态环境与会计信息系统

1.信息生态环境。信息生态环境是社会环境的一部分,是在自然环境基础上经过人类加工而形成的一种人工环境,它体现了自然、社会、科学技术间的交互作用。人们在关注自然生态环境的同时,还应该关注与自然环境相对应的信息环境的生态问题。信息生态是关于“信息——人——信息环境”之间相互关系的总和。我们在注重人与自然环境协调发展的同时,也应重视人与社会信息环境的相互协调与可持续发展。信息生态环境包括宏观的国家信息生态环境和微观的企业(其他组织)信息生态环境。
2.会计信息系统。会计是一个人造的以提供财务信息为主的经济信息系统。会计信息系统需要在众多相关信息中筛选出符合条件的信息,并将其加工成最终信息。而现代信息技术的迅速发展,使企业置身于浩瀚的信息之中。企业的生存和发展往往处于混沌状态的信息生态环境中,因此,要有效地利用信息,提高决策质量,就必须对信息噪音进行过滤。会计信息系统与信息生态环境之间都存在着某种联结方式,联结方式的不同决定了不同的信息系统设计和不同的信息用户群体;根据相应的关联方式设计的存贮信息系统,主要目的是为了提供有效的信息检索;企业通过信息检索获取对企业有用的、屏蔽了噪音的信息,有助于提高企业决策质量。会计信息系统的发展与信息生态环境的变化存在着一定的时间差,会计信息系统是一个人工系统,它是根据特定时期的信息生态环境而开发设计的,在每个发展时期,信息技术特征各不相同,信息来源也在不断变化,信息使用者的需求也是与时俱进的。因此,会计信息系统只有跟上时代步伐,才能真正满足信息使用者的需要。

会计信息系统发展的三个阶段

信息生态环境对会计信息系统的影响,主要表现在当信息生态环境随时间变化时,会计信息系统也必然随之变化,这就决定了会计信息系统必须是一个活跃的开放系统。例如,电子商务(EC)、供应链管理(SCM)、客户关系管理(CRM)、商业报告语言(XBRL)等的问世都有可能改变传统的会计模式。我国会计信息系统的发展大致分为以下三个阶段:
1.手工阶段:20世纪80年代之前。这一阶段,我国的会计处于手工核算阶段,会计理论中的会计科目、会计帐簿、平行登帐法、试算平衡表等,为手工记帐环境下的会计信息系统建立了一个完整体系,使之能输出信息使用者想要的会计信息。
2.会计电算化阶段:20世纪80年代——90年代中期。从80年代初期,我国会计电算化进入起步阶段,但由于计算机硬件昂贵、系统软件使用的局限,且对计算机和会计均熟练的人才十分缺乏,这一时期的会计软件明显模仿手工模式,运用范围也十分狭窄,主要是根据企业的要求,为其定制核算软件。进入90年代之后,随着计算机的普及,中国商业化的通用会计核算软件开始出现,并逐渐推广。这些软件以会计核算为主,财政部还出台了三部关于商品化会计核算软件的评审规则,成为我国一大特色。通过财政部和地方财政部门评审的会计软件近300多个,从而使我国的会计电算化在起步之初就得以规范发展。
3.管理会计信息系统阶段:20世纪90年代后期至今。这一时期,计算机价格越来越低,性能越来越好。同时,网络的发展使世界距离缩小。要避免会计信息系统成为“信息孤岛”,就必须将会计信息系统与企业管理系统中的其他子系统联系起来。会计信息系统向管理型发展,从而使会计真正成为管理决策支持系统中的一员。

信息生态环境对会计信息系统的要求

按照系统论的观点,企业的信息系统应是一个开放的系统。它不断地从企业生存、发展的信息生态环境中吸纳信息,并根据企业市场定位与信息环境的变化,调整自身与环境之间的交流接口,增强系统的活动。
与上个世纪80年代我国会计电算化时期不同的是,现在网络在会计中的应用已经成为必然,会计信息化所具有的信息产品商品化、信息收集数据化和代码化、信息处理电子化和计算机化、信息传递标准化和实时化、信息存储数字化等特点都表明,会计信息化这一新理念将给会计的创新注入新的活力。现代信息生态环境的改变,要求会计信息系统也随之改变。其变化趋势主要有以下几点:
1.会计信息系统数据输入的同源分流化。信息生态环境既然是由种类纷繁的信息所组成,也就决定了进入会计信息系统数据与信息的有限性与可筛选性,这就要求会计信息系统必须采用各种面向数据仓库的信息技术,例如联机分析处理技术和数据挖掘技术等,对列为管理种类的数据与信息进行集成与输出,以不断满足信息使用者的需求。会计信息特有的增值功能及对企业竞争力的作用,决定了该种类信息的不可灭绝性。进而也就决定了会计信息系统存在的必然性。
在网络环境下,会计信息系统不再是简单模仿手工会计处理事务或是计算机的延伸,而是充分利用网络和信息技术的优势突破传统手工会计的局限。企业可以普遍使用电子交易方式、自动化生产系统和网络节点之间的电子化服务,让业务成为信息的记录、维护、报告的驱动因素,即在业务发生的当时启动信息过程的处理、记录、储存和报告相关信息。这样,会计原始数据的采集移向各个业务节点,会计信息系统负责会计所需要的各种数据的采集。而管理决策需要的其他数据,亦可从数据仓库中采用适当的信息查询方法提取。从而实现企业信息的同源分流。
2.会计信息系统与业务系统的整合及流程优化。网络环境下,会计信息系统不再是独立的和封闭的,它与企业内部生产系统、管理系统以及企业内外部信息资源等其他信息子系统相整合,构成企业营运管理的“数字神经系统”,使生产系统、管理系统形成一个内部网。企业的内联网通过公共接口,与外部有关系统(如客户、供应商、银行及政府有关部门等)相联接,建立外联网。这样,会计信息系统就在一个整合的环境下,与企业内外部系统实现了信息同步交流和信息共享,提高了信息的使用价值,决策效率极大提高。
企业的规模越来越大,网络的出现使得集中式管理成为可能。它可以促使企业进行流程优化甚至重组,以技术作保障,使企业的管理层次扁平化。为整合企业会计资源,加强对下属机构的财务监控,采取集中式管理,这

不仅消除了物理距离和时差概念,高效快速地收集数据,并对数据进行及时处理和分析,而且还能够实现业务协同,动态管理,及时控制,科学预测,使企业实现决策科学化,业务智能化,使企业充分利用信息,提高投资回报率,保障企业在有序的智能化状态下高速发展。从而实现降低运营成本和提高效率的目标。
3.会计信息系统的电子化与实时化。网络环境下,随着Internet的发展,传统纸质的发票、结账单据变成电子单据、电子货币(可以网上支付、结算,提高结算效率,加快资金周转),网页数据显著增强了信息时效性,使无论身处何处均可与世界各地的商品生产、销售、消费者进行交流、订货、交易,实现快速准确的双向式数据信息交流。由于支付手段的高度电子化,商品交易的资金支付、结算在网络上即可实现,资金活动相应地变为信息的流动。在企业集团内部,母公司与子公司的会计数据传递也实现了网上传递。企业内部网络结构的建立,使得企业业务流程中产生的各种书面凭证都被电子凭证所替代。企业的会计信息输出可以达到无纸化。
在网络环境下,会计信息系统一改传统会计事后的静态核算。企业的生产、销售、人事、仓储等各个业务部门,借助于网络将各种信息实时传输到会计部门,发生交易的数据通过网络传递直接下载到会计应用程序中去,会计部门及时处理后并将相关信息反馈回去,从而使各个部门的信息处于随时的沟通之中,最大限度地发挥会计反映与控制各类交易的职能。至于对外公布,企业可通过防火墙(Firewall)及相关的加密过滤技术,将动态数据库内容在Internet上实时传送给税务、审计统计、证券机构等外部信息使用者,各种信息使用者从自己的实际利益出发各取所需,搜寻出及时性、相关性较强的信息。这种实时化不仅可以使会计信息系统通过内联网、外联网直接采集有关数据信息,实现会计和业务一体化处理,还可以使会计核算从事后的静态核算转变为事中的动态核算。因而,日常会计信息的披露将变成现实,极大地增强了会计信息披露的时效性,能够满足决策者的及时需要。这极大地丰富了会计信息的内容,提高了会计信息的质量和价值。与此同时,这种实时化还可以使企业的管理人员能动态地监督系统的运转情况。及时加以控制,变以前的事后监督为事中监督,变事后的反馈为事中的调整。
总之。网络环境下,会计信息系统可以理解为一个由人、计算机系统、网络系统、数据及程序等有机结合的应用系统。它不仅具有核算功能,而且还具有控制功能和管理功能。因此,它离不开与人的相互作用,尤其是预测与辅助决策的功能,必须在管理人员的参与下才能完成。所以,网络环境下的会计信息系统,不再是一个简单的模拟手工方式的“仿真型”或“傻瓜型”系统,而是一个人机交互作用的“智能型”系统,它使会计工作由核算型向管理型转化,推动着会计职能向深层次延伸。