近年来，随着财政部门一系列综合改革政策的施行，国家对单位使用财政资金的监管越来越严格，出台了许多对行政机关和事业单位约束的部门规章制度。高校作为公益二类事业单位（其部分资金来源为财政补助，属于财政补助的非参照公务员法管理的事业单位），要参照这些规章制度执行，差旅费管理规定也是如此。但高校有其自身业务特点，对于差旅费的管理，不能简单套用和照搬行政机关的规定，而应在遵守国家相关规定的前提下，结合实际拟定符合高校事业发展的管理办法和具体的实施细则，同时可利用信息化手段优化报销单设计，实现对差旅费的精细化管理。

一、高校差旅费精细化管理的必要性

（一）高校的业务特点决定了差旅费管理的复杂性高校具有自身的业务特点：资金来源广，项目种类多，零星支出多；教学、实验、科研、行政管理等工作并存。差旅费预算常见于日常公用经费、专项经费和纵向、横向科研经费，特别是科研经费中差旅费更为常见，导致了差旅费管理的复杂性。1.参与差旅活动的人员范围广，基数大，差旅费计算复杂高校有成千上万的教职工和学生，有类目繁多的科研项目，教职工、学生和科研项目组成员的调研和交流等经济活动频繁，除此之外，其他教职员工和非本单位人员也会参与差旅活动，产生的差旅费种类多样。2.多种类型的差旅活动使支出的合理性和真实性难以判断高校教学、科研人员的工作时间弹性大，除了教学、科研任务外，其他时间均可自主支配，出差和调研活动能自主安排，非工作时间（包括寒暑假）发生差旅费用的情况非常常见，能否列支相关差旅支出多凭项目负责人审批确定，至于发生的支出是否和教学、科研活动相关，财务人员难以判断。

（二）经费使用中存在的问题决定了差旅费精细化管理的必要性前已述及，高校的业务特点决定了差旅费管理的复杂性。该复杂性导致了目前差旅费使用过程中出现了一些问题，归纳起来，主要表现在两个方面：

1.差旅费核算占用会计资源多，核算成本高高校频繁的差旅活动导致大量的差旅费报销业务，差旅费票据的审核计算及信息沟通需要耗费财务人员大量的时间和精力。具体表现在：差旅费涉及的原始凭证数量多，审核要点多。财务人员除了对各类车票、住宿费发票等的真实性、合法性和完整性进行审核外，还要根据出差人的职务职称、出差事由、出差地点、出差时间等要素和相关规定判断其可报销金额。由于差旅费的报销办法是凭据报销与定额包干相结合，特殊情况下的伙食补助费和公杂费又有不同的标准，因此出差人提供的票据金额、申请报销的金额和财务审定的金额三者之间难免会存在差异。财务人员要根据相关规定计算出可报销金额，一旦后二者之间出现差异，财务人员必须主动同出差人沟通，告之其计算依据和差异原因。高校差旅活动多，经办人填写差旅费报销单和粘贴原始凭证的标准不一致。许多人对差旅费报销规定了解得不全面，对报销单的填写要求不重视，填写内容不完整，对原始凭证的粘贴欠规范。高校差旅费精细化管理的探索与实践财务人员在审核过程中不得不反复就这些问题和经办人沟通、修改，导致工作效率低下，核算成本增加。

2.差旅费和其他相关费用界限不清，核算欠规范高校的会计科目是参照政府收支经济分类科目设置的。从商品和服务支出所属明细科目核算内容来看，容易和差旅费混淆的一般有邮电费、因公出国（境）费用、公务接待费、其他交通费用等。根据《中央和国家机关差旅费管理办法》，差旅费是指工作人员临时到常驻地以外地区公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。根据《浙江省机关工作人员差旅费管理规定》，差旅费是指工作人员临时到常驻地（含市辖区）以外地区公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和公杂费。比较二者的差异，只有市内交通费和公杂费范围的区别，从浙江省的管理规定看，后者包括前者，是指工作人员因公出差期间发生的市内交通费用和打印、复印、传真、寄送等费用。从上述概念可以看出，差旅费中的住宿费肯定不会发生在出差人的工作常驻地，而市内交通费的范围却包含出差期间在常驻地和出差目的地发生的，打印、复印、传真、寄送等费用则只应包括出差期间在出差目的地发生的。因此，非出差期间发生的市内交通费应在其他交通费用中核算，常驻地的住宿费应根据用途明确是属于公务接待费支出还是属于会议费支出，出国（境）学术交流等差旅费支出是否应归类为因公出国（境）费用。在实务中，伙食补助费和公杂费实行凭据报销与定额包干相结合的办法，出差人大多会选择使用定额包干的补助方式，部分人可能会将实际取得的票据以其他费用形式在其他项目中报销。此外，由于会计科目设置欠合理以及出于对三公经费总额控制的考虑，高校可能会将一般的市内交通费和常驻地的住宿费、出国（境）学术交流等发生的支出统统纳入差旅费核算范围。因此，为了提高工作效率，降低差旅费会计核算成本，厘清差旅费和相关费用的界限，杜绝差旅费的重复领用，有必要对差旅费实行精细化管理，进一步规范和加强会计核算口径，提高高校财务管理水平。

二、高校差旅费精细化管理的可行性

（一）国家相关规定的出台为高校差旅费精细化管理提供了政策支撑2013 年12 月31 日，财政部印发了《中央和国家机关差旅费管理办法》，自2014 年1 月1 日起施行；2014 年3 月4日，浙江省财政厅印发了《浙江省机关工作人员差旅费管理规定》（以下简称管理规定），自2014年4 月1 日起施行。管理规定明确要求各单位应建立健全公务差旅审批制度，严禁无实质内容、无明确公务目的的差旅活动，强调出差审批单应在出差前填写并作为差旅费报销的原始凭证；明确了差旅费的概念、范围和标准，并对一些特殊情况下差旅费补贴的发放做了规定，同时也明确了像高校等财政补助的非参照公务员法管理的事业单位也要参照执行。以此为契机，高校结合自身特点及时制定相应的差旅费管理办法和实施细则，同步推行差旅费支出的精细化管理，必然能起到事半功倍的作用。

（二）提高财务管理水平的内在需求为高校差旅费精细化管理提供了动力由于差旅费核算占用大量的会计资源，差旅费和相关费用界限不清，不仅直接导致了会计核算成本高以及会计核算的不规范、不合规，而且还影响了高校的财务工作效率，影响了教职工和学校相关各方的利益，高校迫切需要通过对差旅费精细化管理来化解财务部门管理和师生需求之间存在的突出问题和矛盾，提高财务管理水平。

三、高校差旅费精细化管理的方案设计

（一）制定符合高校事业发展规律的差旅费管理办法和实施细则，加强实务指导性1. 制定差旅费管理办法高校相关人员要全面领会管理规定的精神，把握好政策的精髓。在管理规定实施日期之前，在遵守相关规定的前提下，结合学校实际，参照上级文件规范的内容，制定并发布符合自身事业发展的差旅费管理办法，作为学校差旅费管理的指导性文件。同时应设计好符合实际的《出差审批单》可增加出差人“职务/职称”一栏，方便差旅费报销时财务审核人员核查出差人乘坐的交通工具是否符合规定，以及比对住宿费是否超限额标准。2. 编制差异对比表在制定管理办法的过程中，高校要将拟实施的管理办法和原规定进行对比，整理形成《差旅费开支新老规定主要差异对比表》，以利于在内部培训和对外政策宣传时加强各方对新政策的理解。3. 制定实施细则高校要根据自身的业务特点和以往差旅费使用中出现的常见问题，制定具体的实施细则，尽可能地列举出各种可能发生的情况并提供解决方案。如：学生因何种目的出差，出差之前如何审批，乘坐交通工具的等级如何确定，住宿费限额标准是多少，是否能享受伙食补助费和公杂费，相关标准如何确定等等；教职员工在科研经费中列支的差旅费是否要履行审批前置手续，谁来审批；课题组的非本校在职人员是否享受出差补贴，项目组聘用的临时人员为课题服务发生的差旅费是否可以列支等等。

（二）在优化报销单的填制上辅之以信息化管理手段，增强操作便捷性优化差旅费报销单的填制，既要方便经办人的填写和批准人的审批，也要方便财务人员的审核。申报———批准———审定的流程应留下痕迹，便于明确各方责任。《差旅费报销单》要求经办人将除财务审定金额的各栏外，其他项目栏据实填写完整后提交批准人审批；《差旅费报销单》的说明中还强调了单次出差相关费用应一次报销完毕的规定；报销项目栏横向按差旅费的四项组成内容加上其他及合计分栏列示，纵向按单据张数、单据金额、申请报销金额、财务审定金额分项列示，简单明了。实现信息化管理的高校还可利用网上预约报销平台，通过信息化手段来管理差旅费报销单的填制，用计算机固定审核公式来自动审定经办人填写的正确与否。如，伙食补助费和公杂费的报销限额由系统根据相关设定条件自动生成、住宿费标准根据地区核定的标准不同设置报销限额、各类栏目填写内容出错时系统自动提示，等等，以减少经办人的填写差错率，增强操作便捷性。

（三）修改相关费用报销规定，防止差旅费重复领用如前所述，由于新政策对伙食补助费和公杂费实行凭据报销与定额包干相结合的办法，出差人可能会出于自身利益最大化的考虑，选择使用定额包干的补助方式，而将实际取得票据以其他费用形式在其他项目中报销，直接影响到费用的真实性和会计核算的准确性。为杜绝此类事情的发生，高校应修改原有的相关费用报销规定，原则上禁止报销常驻地以外的餐费、食品费、打印复印费、市内交通费、传真及寄送费。特殊情况须加详细说明方可报销。

（四）加强对财务人员的内部培训和学校教职工的政策宣传首先，高校应组织财务人员学习上级管理规定、学校管理办法、实施细则和新老规定差异对比表，使其熟练掌握相关规定内容和审核要点，便于自身开展会计核算工作和对外解读有关政策。其次，高校应通过OA 系统、内部网站、学院宣讲等形式，广泛宣传管理办法和实施细则，让教职工明白新老规定的差异，清楚出差审批和报销的程序，以及一般和例外情况出现时的差旅费报销审核手续，尽量减少差错，避免数据不一致而造成的双方反复沟通，提高工作效率。

（五）严格执行新政策的各项规定，增强政策的刚性高校在出台新政策后，应严格按照规定执行，确保政策的刚性。由于费用报销存在滞后性，财务部门应根据不同时期发生的费用，确定新旧规定的过渡期，保证新旧政策的有效衔接。财务人员应严格把握政策新老交替的时点，具体业务处理中做到充分沟通和解释，不能盲目地选择性执行有利的政策。

作者：王雄美 单位：浙江理工大学