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论我国政府职能部门行政事业单位内部审计信息化研究

随着2008年用友审计推出系列审计软件产品,可针对“审计对象重点资金、重要领域、重要部门“待审计业务数据”进行海量数据分析工作,实现对整个企业资源的全面检测与自动预警,使传统的财务收支审计向全面数据式审计发展,由审计作业向审计作业、审计管理一体化方向发展,由事后审计向事中结合事后的联网审计方向发展,使监督职能的实现得到革命性的提升,把审计信息化推到了一个新的时代。

一、国内相关研究对于内部审计的研究,目前存在很多观点:第一种观点是重视内审的领导。李亚光(2004)认为,为了有效控制内部审计风险,结合其特征,我们认为有下列措施可达到较为满意的控制目的:首先要重视并加强对内审工作的领导,提高内部审计的独立性与客观性;其次要加强内部审计的队伍建设,提高内审人员的素质;再次要改进内部审计的方法,学习并采用风险基础审计方法,把风险控制在最低水平,从而减轻审计人员的法律责任,通过内部审计信息化的发展与完善提高整体内部审计队伍的素质。第二种观点是让内部审计参与风险管理。司原(2009)认为内部审计与风险管理的结合是企业提高经营管理效率的客观需要和追求自身发展的必然结果。因此,通过论述内部审计参与风险管理的必然性,分析内部审计参与风险管理的途径,进一步探讨促进我国内部审计参与风险管理的具体措施具有十分重要的理论和现实意义。内部审计信息化随着计算机技术的发达风险也会变得更大,技术越发达,在提高审计效率的同时,与传统的内部审计相比,风险也变得更多更隐蔽,因此内部信息化的审计方式参与风险管理显得尤为重要。第三种观点是全面加强专业化建设,为内部审计持续发展提供资源保证。北京大学审计处处长王雷(2012)认为通过提高专业人才建设、专业规范建设、专业技术建设三个专业建设来建议一流的内部审计机制是实现审计目标的重要基础,但要实现审计工作的最佳效果,还要多学习国外内部审计信息化方面的先进经验。当前大多数观点都是从市场主体的角度出发,去探讨内部审计信息化的现状及发展趋势,在当前激烈的竞争环境中,从不同层面提高内部审计的效率,没有观点是针对当前政府职能部门的内部审计现状进行具体分析,相应的提出具体可行的策略。


二、当前我国政府职能部门内部审计信息化现状分析

(一)内部审计信息化的目标分析面对信息化水平很高的审计对象,现在的内部审计部门往往还采用手工的方式进行审计,无法规避审计风险,无法对审计工作进行高效的管理,落后的审计方式制约了审计技术的提高,审计技术的提高急需信息化的支持。只有通过审计信息化建设对传统的审计方式和手段进行深刻变革,提高审计效率和工作质量,最大限度地降低审计风险,实现从单一的事后审计到事前、事中审计和事后审计相结合,从单一的静态审计到动态审计和静态审计相结合,从单一的现场审计到现场审计与远程审计相结合,才能更好的履行审计部门职责,从而为我国政府职能部门的持续、稳定、健康发展作出贡献。


(二)我国内部审计信息化现状当前计算机审计实践主要集中在审计作业、审计管理信息化方面。这些工作起步于计算机辅助审计,但已远远超越了辅助的含义。正推动着现代审计从审计技术方法、审计程序到审计组织全方位的变革。一些控制措施已经成为计算机软件程序的操作步骤被固化在日常的操作中间,有的已经通过软件自动进行了错误检查核对。而信息系统中控制措施的充分与否,是否正常发挥了作用,是否存在方便操作人员舞弊的“后门”,直接影响到各项经济信息的真实性、合法性。通过信息系统审计可以直接检查确认这些风险,为常规的财务收支审计提供支持。另一方面,通过开展以常规财务收支审计为目标的计算机辅助审计,也可以为当前情况下我国信息系统审计业务开展寻找切入点。丰富了传统审计的技术手段,是信息技术结合其他同级数学方法在审计领域具体应用的成果,数据库技术在审计领域的应用使得审计数据的查询检索变得轻而易举,利用数据库查询检索技术,审计人员可方便快速完成大量数据的检查、分析、复核;网络通信技术的发展使得审计人员可以随时随地获得审计数据,甚至可以随时随地开展对被审单位的远程联网审计。内部审计领域信息技术应用水平的提高主要受外部环境和内部条件两方面的制约和推动。从外部环境上看,影响的因素主要包括审计环境的革命性巨变和信息技术的发展成熟两方面。

(三)我国内部审计信息化现状成因分析

1.审计环境的变化迫使内部审计必须应用信息技术近几年我国各领域信息化建设迅猛发展,几乎所有内部审计涉及到的领域都发生了翻天覆地的变化。例如税务部门在全国推行中国税收征管信息系统,海关系统除了已有的“H883”系统系外,“电子口岸”计划已于2002年正式启动。甚至一些规模不大的行政事业性单位都实现了会计核算乃至业务管理信息化。这些变化直接影响到了内部审计工作的开展。信息载体的变化是当今内部审计人员所面临的巨大挑战。在企业信息化以前,信息的传递、存储主要通过纸质介质以书面方式传递。而随着信息化进程的深入,信息多以电磁方式传递、存储。对于有着海量业务的部门,要通过打印的方式将这些电磁信息全部转换为纸质。不仅造成巨大浪费而且时间、人力上也不现实。国家审计署李金华审计长指出,审计人员不学习计算机技术就要失去审计资格。特别是随着我国电子商务、电子政务建设发展,各部门、各企业互联互通,纸质的原始单据、报表将更多地以电磁信息的方式在各单位之间流通、传递。传统的审计方式将彻底失去立足之地。应用信息技术成为内部审计工作不可逆转的必然方向。另外伴随企业及各类组织信息化的是会计核算及业务管理的集中化。即取消一些基层部门的会计核算和业务处理职能,由上级管理部门统一管理。例如保险行业,一些企业的会计核算和保险申请、理赔等业务均集中至市级公司统一处理;一些地区的行政部门试行财务集中制,即省(市)政府下属各厅(局)统一由指定的会计核算中心进行会计核算。这种情况对内部审计部门的组织结构、审计工作的组织方式也产生了影响,即是否有必要将集中的数据在分散给各基层审计部门独立审计。一些审计项目开始尝试以市为单位进行审计资源、任务的统一调配安排。

2.信息技术的发展推动了其在审计领域的应用信息技术的发展也推动了审计领域的计算机应用水平。早期由于技术的限制,审计所需数据无法从被审单位系统迁移(转换)到审计业务系统中来。审计软件往往要求审计人员首先将一些基础数据手工录入到审计业务系统中才能完成一些简单的复算、查询处理。这种做法是得不偿失的,影响了计算机审计的应用发展。近年来随着数据库技术、网络技术、存储技术的发展,被审单位系统中的数据可以很方便地迁移至审计业务系统,并为审计业务系统所识别、使用。一般审计人员只需掌握一些简单的查询检索操作技能,即可开展工作,极大推动了计算机审计的应用和发展。当然,数据迁移虽然从技术上讲已经是成熟可行的,但由于对操作人员有比较高的业务知识和计算机技能要求,仍然成为制约计算机审计大面积推广应用

3.审计自身变革需要信息技术作为支撑从内部条件上看,审计自身也涌动着变革的动力。李金华审计长多次强调开展真实性审计,通过审计摸清家底。这实际上对审计的范围、深度提出了比较高的要求。在有限的人力、有效时间的情况下,推动计算机审计技术的应用以提高审计工作的效率、效力是唯一有效的途径。而近几年的实践也证明,效果的确是惊人的。同时审计工作的定位也在不断地经历思考转变。国际内部审计师协会(IIA)对内部审计重新定义为,“内部审计是一项为了增加组织的价值和改善组织的运营所进行的独立的、客观的确认和咨询活动。它通过采取系统化、规范化的方法评价和改善组织的风险管理、控制和治理过程的有效性,帮助组织实现其目标”。内部审计定义的变化促使审计职能内容进一步丰富化。由于信息技术在企业经营管理中占越来越重要的地位,审计人员开始关注信息管理的监督和优化,于是出现了信息系统审计等新的业务内容。

三、我国政府职能部门内部审计信息化策略研究

(一)内部审计信息化影响因素分析1. 内部审计信息化风险网络传输和数据存储故障或软件的不完善、网络故障、计算机病毒、黑客病毒和非法入侵等潜在的威胁也会让一些风险更加隐蔽,这些都会导致会计数据出现异常错误,引起审计线索和审计证据的丢失,一级审计所需信息被窃取或篡改,甚至审计工作无法正常进行,审计风险因而加大。2. 职能部门内部审计步骤繁琐政府职能部门内部审计建立于财务科,服务于政府机构虽然看似整体关联,但在实际操作过程中,在内部审计时费时费力,计算机仍然起辅助作用,审计时仍然需要多人人工判断账目录入是否有错误,政府职能机构的财务计划、方案需要经过多重步骤的批准与回复才得以实施,内部审计的信息化应用仍然只是处于初级阶段,没有得到广泛应用,严重影响内部审计的效率导致我国政府职能部门的内部审计时间跨度较长。3. 内审机构的权力与责任不匹配作为政府职能部门的内部审计机构,服务局限于内向,具有相对独立的检查、监督和评价能力,但财务审计部门的管理性权威不足,在实际的审计操作过程中,没有实现应有的相对的独立性,缺乏公正客观的审计态度,有时候会被一些外界因素所影响,一些账目在做账和审计时的合法性合理性都成为影响内部审计信息化的因素,另外,财务审计部门参与到整体决策规划的部分较少,在整体决策过程中扮演的大多是执行者的角色,这也从侧面反映领导对审计部门的重视不够。

(二)研究内部审计信息化的角度审计手段应从手工操作向信息化、自动化转变,由原来的手工化对账审计向计算机辅助阶段发展,再向审计项目管理信息化为核心阶段发展,利用审计项目管理软件,完成对审计项目成果的立项、事实、终结、归档,从而达到全程跟踪、实时监控的效果,提高审计项目的储存、检索、维护等效率。

(三)我国政府职能部门内部审计信息化的策略1. 建立内部审计信息化的风险管理体制建立内部审计信息化的风险管理体制,应当提高信息质量,随着对复杂信息系统和数据驱动系统的自动化决策系统和程序的依赖性与日俱增,数据可靠性至关重要。所以应当建立基于相关信息的获取、维护和分配的整个范围内的数据管理程序。2. 培养适当的满足内部审计信息化要求的复合型审计人才在政府职能机构战略规划发展时,应当从三个角度有针对性的培养满足内部审计信息化要求的复合型人才,即对自身定位、怎么培养、怎么激励三个角度培养人才,并从这三个角度出发制定相应策略。(1)自身定位基于内部审计机构在政府职能部门的地位,便决定了管理层不可能把最优秀的人才资源配置到审计部门,而是要适应信息化的发展战略要求,能够刚好适应职能机构发展规划并与之相匹配的复合型人才。所谓复合型人才,是指计算机技能+专业基础+工作经验的人员,这就要求审计机构在日常审计过程中注重培养适应职能部门发展并具备较高素质的审计人才,从而可以从侧面推动我国职能部门内部审计信息化的发展。(2)如何培养古人云:“千里马常有,而伯乐不常有”,在日常职能机构运转过程中,需要独具慧眼,发现那些有潜力的内部审计人员,比如可以举行审计信息化研讨、计算机辅助审计技能大赛等等,并根据结果相应的建立起人才库,重点培养,为我国政府机构内部审计信息化更好更快发展提供强有力的后盾,为内部审计信息化队伍的建设不断注入新鲜的血液。(3)如何激励首先,内部审计部门的领导者必须在内审部门营造出激励的氛围,及时与内部审计人员沟通,并将内部审计人员的工作愿景及时与管理层进行沟通。其次,在年度考核中,应当将审计人员的考核结果同审计信息化的质量、后续教育水平以及计算机资格证书为基础,激励其更好的为政府部门增加价值,在政府部门内审信息化发展过程中,实现自我价值,更好的为内部审计信息化的发展作出贡献。3. 建立内部审计信息化评价指标体系,实现精确化管理作为当前风靡全球的管理方法,六西格玛系统改善方法具有其独特的视角和优势,并在企业实践中获得巨大成功,政府职能部门的内审机构可以参考并学习其运用的成功之处。在六西格玛管理理念中有条重要的格言:“只有能够衡量,才可以实施改进”。因此,应该建立起评价和考核审计信息化的指标体系并采取相应的控制手段和措施以便对审计信息化实施改进,推动我国政府职能机构内部审计信息化的发展。(作者单位:盐城市响水县工商局)