实施财务服务共享中心的企业应具备的条件和应解决的问题
本组12位学员讨论的主题是财务服务共享中心,主要就财务共享服务中心产生的含义、现实背景、作用、实施条件和路径及需要重点关注的问题进行了热烈讨论。下面对本组就上述问题讨论的结果,进行简单总结。
一、尽管大家对财务服务共享中心存在诸多理解,但本组通过热烈讨论,对财务服务共享中心的定义达成了共识:财务服务共享中心应该在企业管理理念转变、业务流程重组、财务核算流程标准化基础上,充分运用现代网络技术、信息技术、决策技术、数据挖掘技术建立的,以提高企业在战略、业务、操作层面的各类决策的效率和效果为目的决策信息支持系统。
二、财务服务共享中心产生和发展的现实背景主要包括四个方面:第一,在全球化背景下,企业为适应供应国际化、生产国家化和市场国际化的现实环境,规模越来越大,管理难度也越来越高,并且企业信息、资金等市场要素的流动更加迅速,国家间、地区间的相互影响更加明显,使得企业所处的经营环境更具不确定性。这要求企业的决策能力、管理能力提出了更高的要求和挑战。传统的以核算为主的会计信息系统难以适应和应对这种变化。企业应能够及时、准确、全面地掌握各类管理决策所需要的信息,这是财务服务共享出现和快速发展的国际背景。第二,随着全球步入老龄化社会,人力资源成本逐步上升,企业因设置大规模财务会计队伍而负担的费用大大削减了企业盈利能力。缩减财务人员规模,降低企业成本,提高企业效益成为财务服务共享中心产生的经济动因。第三,在经济发展到一定水平后,人们对自身的发展提出了更高的要求,传统的会计人员几乎把全部精力集中于账务处理本身,而对要求更高的管理决策活动却参与甚少,这本身制约了会计人员的发展。会计人员如何利用自身专业、信息优势,提高自己在组织中的地位,更好地实现自我价值成为现代财务会计人员关注的问题。实施财务服务共享中心不仅使会计人员从繁杂的会计核算工作中解脱出来,拥有更多时间和精力进行自我提升和学习,会计信息的集中使用、精细化挖掘和个性化定制也提高了会计信息的价值和使用的效率及效果。因此,实施财务服务共享中心是财务人员提高自己在组织中的地位、更好地实现自身价值的现实要求。第四,信息技术、网络技术、数据挖掘技术的快速发展成为财务服务共享中心产生和发展的助推器。基于上述背景下,财务服务共享中心应运而生并不断发展。
三、然而,财务共享服务中心并非所有的企业都适用,预实施财务服务共享中心的企业至少应该具备如下条件:第一,企业应具备一定的规模。财务服务共享中心的一大特点是通过财务集中核算,减少集团公司中不断业务单元财务部门、财务人员的重复设置,实现财务核算上的规模经济。对于小规模企业,或者经营区域范围小的企业来说,实施财务服务共享可能并没有必要。第二,具备实施财务服务共享所需要的人力资源和网络、信息技术条件。网络技术、信息技术是实施财务服务共享的基础,对集中的财务信息进行充分挖掘和利用是更好发挥财务服务共享中心价值的重要条件。因此,没有必要的硬件,财务服务共享难以有效实施,没有高素质的财务人员财务服务共享中心难以有效发挥其价值。
四、企业一旦选择实施财务服务共享,需要解决好以下几方面的问题:第一,高层领导首先要足够重视。实施财务服务共享对企业而言是一个重大调整和变革,这需要各级管理者的支持和重视。第二,财务人员需要转变观念,接受再学习和再教育。财务服务共享中心的建立使得传统的财务核算工作大大减少,一部分财务人员面临转岗分流的问题,留下的财务人员也会有新的角色。基础的核算相关财务人员大大减少,多数财务人员要融入到经营业务过程中,通过挖掘、利用财务信息对经营业务活动的效率和效果进行实时监控,部分高级财务人员则应参与公司战略制订。因此,财务人员需要更新观点,并接受再学习、再教育,以更好地适应新的角色。第三,企业业务流程重组和组织结构优化。业务流程重组和组织结构优化涉及到企业方方面面,是实施财务服务共享的重要条件。第四,会计处理流程和内部控制制度的标准化和完善。把人工处理的会计核算和监督转化为会计信息系统来处理,这就要求必须先对会计处理流程和内部控制制度进行标准化和规范。
五、有效实施财务服务共享可以给企业带来如下几方面的好处:第一,提高会计信息质量。企业财务数据、业务数据实时地汇集到统一的信息系统当中并能够被在线实时访问,提高了会计信息的及时性;根据不断的决策需求,提供个性化的信息,提高了会计信息的决策相关性;严格、规范、标准化的账务处理程序,减少了人为因素会计信息的干扰,提高了会计信息的可靠性,并可减少或避免人为账务处理所产生的正常错报、漏报。第二,降低企业获取财务服务的成本。财务服务共享中心对企业经济业务活动进行高效率、集中核算,避免了重复所产生的浪费。第三,提高企业经营决策的科学性、效率和效果。实施财务服务共享后,一部分财务人员开始参与经营,并利用财务信息及时进行经营决策,对经营业务互动及时进行控制和调整,有助于提高经营决策的科学性。第四,提高战略决策的科学性和灵活性。财务服务共享中心不仅能够提高经营控制所需要的信息,还可以提供及时预警、预测信息,这可以提高企业战略决策科学性和灵活性。第五,成熟高效的财务服务共享中心还可能成为企业的利润中心。成功的财务共享服务中心会给企业积累丰富的有价值的管理经验、管理方法、管理技术及高素质的财务会计人员。可以把这些资源推向市场,为企业提供服务或咨询,使得财务服务共享中心成为企业的利润中心。
六、需要特别强调的是,企业在实施财务服务共享时,需要特别关注并妥善处理如下问题。第一,财务共享中心空间分布问题。对于一般规模的集团公司,选择一个财务服务共享中心通常可以满足要求可以更好地发挥规模经济优势。但是对于规模超级大的企业(如跨国公司),则可能需要设置多个区域性财务服务共享中心,因为过大的规模可能会产生规模劣势,而设置多个区域性财务服务共享中心不仅可以避免这种劣势,还可以降低数据毁损风险并更方面管理和控制。第二,降低成本,提高效率并保证中心的安全性是财务服务共享中心的重要目的。因此,财务服务共享中心区位选择非常重要。通常,可以选择劳动力成本相对低、人员素质高,地理环境较为优越的地区。如中国的成都、贵阳地区就具备这些条件,世界范围内的中国、印度也具备这些条件。第三,财务服务共享中心内部服务价格确定。内部服务价值的确定事关业务部门和财务服务共享部门激励问题,是不容忽视的问题。
概括来讲,通过本次专题讨论,大家思想碰撞、优势互补,不仅使本小组成员对财务服务共享中心有了较为全面的了解和把握,为后续的学习、科研和工作增加了动力,还增进了彼此了解,增强了友谊。这次专题研讨非常有意义,期待专题研讨会再次召开!