■司瑞斌/文

近年来，行政事业单位进一步推进差旅费管理。2013 年，财政部印发了
《中央和国家机关差旅费管理办法》（下称《办法》）。2015 年，又发布了《关于调整中央和国家机关差旅住宿费标准等有关问题的通知》（下称《通知》）。
行政事业单位差旅费管理具有众多难点和风险点。笔者主要针对差旅费申请和报销过程中易出现的一些风险及其信息化设计进行探讨。
差旅管理难点及关键风险点
行政事业单位差旅费与业务行为结合紧密，难以计划，事前事后变动大， 审核关口滞后。同时，差旅费标准复杂，且会按季节浮动，票据数量、种类多且格式不一，审核信息量大，与公务车、借款等经济行为关联度高，是审计关注的重点。
因此，行政事业单位差旅费容易引发先支后请、超预算、超范围、超标准， 借考察名义出游、将因私行程含在公务差旅费中报销等风险。
业务分类思路及审批机制设计
在经济分类中，所有差旅均归入差旅费科目。而对于业务行为来说，可分为公务差旅、业务差旅、调研考察和专项差旅等4 类。
公务差旅，即有明确会议、培训主办方的通知的。业务差旅，即在公安、




应考虑集成关联经济业务行为在同一张单据中，避免各经办人为同一事项反复申请和报销，提高效率




纪检、药监、安监、工商等行业中，由于业务职能需要到异地开展公务活动的。调研考察，即有明确的目标及计划，往往以团组的方式到异地进行调研考察、交流学习的。专项差旅，即部分单位所特有的差旅事项，如监狱单位的异地调犯差旅等。
由于差旅费和业务事项结合十分紧密，在审批制衡设计上考虑分级制衡和同级制衡。所谓分级制衡，就是按出差人的级别分级制衡，上一级对下一级的业务行为进行审批，单位一把手出差由办公室主任审核并公示。所谓同级制衡，就是业务部门确认差旅的必要性和合理性，财务部门确认差旅的预算和标准的合理性，归口部门确认差旅的地点、团组等合理性。
针对4 种不同类型的差旅事项，审批的区别主要在于计划属性和业务属



性而导致的归口差异。
公务差旅可由办公室进行归口审核，以统一协调领导行程。业务差旅的审批关键，在于业务事项的合理性，对于该类差旅可以缩短审批流程，提高效率。调研考察的审批，需要组织人事部门进行归口审核，以避免行程重复和全局统筹。专项差旅的审批，需要一个或多个归口管理部门对差旅计划，如科研单位的科技处对科考队野外行程、研究方向进行把关，人事处对团组成员进行把关等。
信息化设计需考虑4 个方面
针对差旅费的管控难点及常见风险，在控制风险的前提下，需要从2 个方面思考设计差旅费管理的信息化。一是通过系统将差旅的管理思想落地；二是改进工作手段，降低管理成本，提高效率。具体包括如下4 个方面。
第一，实现不同类型差旅单据的整合，以及差旅、公务车、借款等关联经济行为的整合。
对于业务人员来说，要完成一项差旅申请及报销需要涉及的信息量较大， 并且填报和审核都很繁琐。可考虑通过行程单选择人员和行程，自动计算差旅天数及费用，减少各经办人的工作量，降低人工审核的风险，提高效率。
此外，应考虑集成关联经济业务行为在同一张单据中，避免各经办人为同一事项反复申请和报销，提高效率。
第二，通过系统内嵌规则、事前事后单据关联、责任认领等规避风险。




单位应将预算、标准等规则内嵌系统，系统对差旅合规性进行初步把关， 同时通过审批流设计，实现差旅按分类走相应审批流程。事后报销单和事前申请单也应实现关联调用，并将每个岗位审批责任落实到每张申请、报销单上。这样才能降低差旅先支后请，超预算、超范围、超标准，虚构事项套取资金的风险，也减轻了财务、业务人员工作量，减少了责任。
第三，对接订票、银行、核算系统。在差旅申请完成后，单位应将过程
中形成的各项数据自动接入订票系统， 直接“拎包走人”，提高效率的同时避免违规。报销时应将结算信息与银行结算系统、核算系统对接，自动生成支付令和会计凭证，降低财务人员误操作风险。
第四，实现数据价值。
对于内控系统中的过程数据，可根据不同口径进行统计分析，用于事后分析及统计。系统内部数据关联为审计提供单据追溯的手段，并为决策提供数据基础。
（作者单位：真内控科技集团）