■张丽华/文

为了进一步规范因公临时出国经费管理，2013 年，财政部、外交部联合发布了《因公临时出国经费管理办法》（下称《办法》）。在《办法》实施过程中，遇到了许多亟待解决的问题，如审核材料多、报销周期长、监管部门要求多和信息需求量大等。笔者基于内部控制的视角，分析如何优化工作流程，促进业财信息共享，为更好地管理因公出国经费探索一条新的路径。
运用内控实现规范管理
对于如何解决出国经费管理工作中的难点，笔者认为，在确保财务工作有序开展的前提下，需要从3 个方面思考改进工作。一是从服务的角度看，财务部门如何提升服务品质，让业务人员少跑腿；二是从监督的角度看，如何为各级各类部门和单位提供决策有用的信息；三是从管理的角度看，如何改进工作手段，降低出国费管理的工作成本、管理风险和劳动强度。
要同时满足3 个方面的需求，无疑对当前的管理工作提出了更高的要求。这就需要进一步完善体制机制，优化工作流程，而建立健全内部控制恰恰

是完善工作流程的利器。
在财政部发布的《行政事业单位内部控制规范（试行）》中，列示了多种控制方法。在具体的实务工作中，包括如下几个方面。
一是通过不相容岗位相互分离，形成相互制约的额工作机制。单位应当设置必要的岗位，明确相关岗位的职责和权限，确保出国费支出申请与内部审批、报销审批与执行等不相容岗位的分离。
二是通过内部授权审批控制，明确各部门的权责范围。业务部门应该根据年度出国计划、工作任务和单位领导的批示，结合预算指标和出国经费内部管理规定提出支出申请，并经过审核后办理具体业务。
三是通过归口管理，实现业务和财务工作的统一管理。对于临时出国的出访目的、任务、出访时间等业务事项， 应当归口单位外事部门统一管理。对于出国经费开支范围、开支标准、相关单据审核等事项，应当归口单位财务部门统一管理。
四是通过预算控制，体现厉行节约的要求。预算管理贯穿了出国事项管理的全过程，单位应严格控制因公临时出国经费总额，严格履行“预算——计划——执行”的工作机制，不得无预算


或超预算安排出国团组。
五是通过会计控制，规范基础性工作。单位应规范处理业务和财务信息， 生成符合单位决策需要的各类报表。
六是通过单据控制，实现业务信息与财务信息的有机整合，确保出国经费有据可查。单位应该明确界定出国经费所涉及的各类表单和票据。出国人员在回国报销费用时，需要整理各类单据。
七是通过信息内部公开，建立健全出国经费的监督机制，并为以后年度的出国经费管理决策提供数据支持。
以内控思维提升管理效能
内控建设的核心思路是管理制度化、制度流程化、流程岗位化、岗位职责化、职责表单化和表单信息化。内部控制能否落地，能否为单位全体员工所接受，能否在规范管理的前提下提升管理效能，关键在于信息化。
对于财务部门来讲，需要将已有的预算、计划、开支范围、开支标准，通过信息化的手段固定下来，并强制执行。这样才能在财务部门与业务部门之间建立一道“防火墙”，在确保规范管理的同时，能够有效获取业务和财务的相关数据。


对于业务部门来讲，需要及时掌握国家相关财务法规制度和办事流程等， 并通过信息化手段，加强对出国事项的前置审批和后期跟踪，帮助具体经办人员提高办事效率。
对于各级各类管理层来讲，需要及时掌握出国经费的开支情况和开支水平，并通过信息化手段，提升整个出国事项的业财融合水平，获取更有有价值的信息。
以上3 类需求，其实都围绕出国经费的预测和计划等工作环节展开，涉及对业务数据、财务数据等各类信息的处理和加工。相关单位需通过一套规范的信息化工具，明确职责，明确各类数据的报送审核程序，最终将需要的工作结果展示出来，接受各级部门的管理和监督。
（作者单位：国家机关事务管理局财务司）