□韦兆峰
企业费用报销工作如同一面镜子，可以反 照出一个公司治理的方方面面：签字流程与权签 额度，体现了公司的内控水平；发票审核与费用 归属，可折射公司的税控风险意识；有无公款私 用、贪污浪费，可甄别高管的廉洁程度；费用的 动向则能透视公司的运作效能。Y公司是一家供应 链服务商，有一整套完整的费用报销制度。本文 以Y公司的费用报销制度为例，介绍企业费用报销 制度的建立、流程管理和风险防控策略。
一、企业费用报销的制度建设
（一）构建费用报销制度的原则
一是坚持必要、合理、合规、节约的原则。 企业的每一分钱都要用在刀刃上，发挥最大价 值，为此而建章立制，制定费用报销标准，建立 一套费用报销制度。 二是坚持规范报销流程、严格管控的原则。 按照先审批后支出、权限审批、前款不清后款不 借、报销单据附件必须完整的要求，规范费用报 销流程，严格管理与控制，防止和杜绝贪污、浪 费现象。 三是实行分类管理的原则。将报销的费用按
对象分为差旅费、和业务招待费，并分别制定管 理办法进行管理。 四是严格责任追究的原则。对费用报销以及 货币资金支付的审批，建立“谁批准，谁负责” 的责任追究制度。审核人、批准人要对由本人审 核、批准支付的货币资金负责，防范货币资金风 险，保证公司资金的安全。对违规批准支付的， 相应审核人、审批人以失职论处，并对由此引起 的不良后果负连带责任。
（二）费用报销管理制度的框架
1．制定报销标准。差旅费依据员工级别和 出差地点制定交通费用、住宿费用及餐食费用标 准，分别情况制定餐饮费招待标准。超出标准 的，需经过接待人上一级领导的审批，否则超出 部分不予报销。 2．规范报销流程。报销业务招待时，需要填 写“业务招待申请单”，详细注明招待时间、地 点、人员等信息，并由领导和相关责任人签字后 再送财务人员审核。 3．建立集中管理的费用报销制度。如公司招 待原则上由公司行政部门统一安排费用、统一结 算，部门因公需要招待的，需要事先申请，经过 公司负责人批准后方可招待。 4．建立事前审核制度。如员工报销差旅费 之前须先提交出差申请单，报上级领导和人事审 批，出差申请单上的出差日期应当和出差期间开 具发票上的日期相吻合。 5．加强责任追究制度。对弄虚作假、违规违 纪金额不予报销，对已经报销的，除责令报销人 员退回违规报销金额，还要对报销人予以违规报 销金额5—10倍的罚款，情节严重者一律开除并做进一步处理。审核人、审批人在资料不全、原始 凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销 的，对审核人及审批人予以违规报销金额10%-50%的罚款。 6．建立备用金管理制度。对员工因公出差或 者其他原因借款，应据实认真填写借款单，并经部 门负责人及财务相关人员审批，借款人需在公务完 毕后7个工作日内到财务步结清借款，前款不清后 款不予办理借款手续。每年12月31日前，除12月下 旬借出的款项外其余所有个人的备用金都必须结清 归还，逾期不还的，一次或分次从其个人工资中扣 除。员工因公务需要借款，借款一般不超过其半个 月工资，超过的需要有公司其他职工担保，未特别 指明担保人的，现金借款单上的部门负责人为其担 保人，借款人未归还借款的，由担保人承担连带还 款责任。原则上试用期员工不能借款，确需借款的 由主管领导做担保。因大型采购需要借款支付预付 款的，需要提供相关合同附件，且不能借入个人账 户，一般需要对公支付。
二、费用报销的流程管理
完善的费用报销流程，对有效管理和控制费 用开支至关重要。那么，员工在报销费用时，到 底都需要哪些人签字呢？一般来说，部门经理签 字作用是证明业务属实，财务部签字目的是审核 发票与金额、核定预算，财务总监签字是为了知 晓资金流向，副总或总经理签字是审批同意资金 支出。按此思路，Y公司规定一般中等规模的费用 开支需要部门经理、财务部、财务总监、主管副 总签字，如果公司没有下发费用预算，需总经理 签字。其具体做法如下。
（一）明确审批授权与管控职责。具体来 说，一是制定并完善审批流程，明确各个岗位办 理业务的范围和权限以及相应的职责；二是编制 常规授权的权限指引，规定特别授权的范围和权 限，严格控制和监督特别授权；三是规范企业各 层管理人员在授权范围内的行使职权和职责；四 是对重大事项进行集体决策审批或者实行联签制 度。例如，在Y公司规定，对费用开支超预算的， 公司增加了预算管理员及财务总监的审批，金额 较大的还需要总经理和财务总监书面签字确认。 （二）建立职责分离、相互监督的报销管理 制度。公司规定对报销经办人员、审核人员、付 款执行、审计检查等职责进行分离，而且报领导 审批、审核、付款以及事后审计等各个环节均不 得由同一个人来执行，任何级别业务人员都无权 审签自己的费用，包括公司高层领导在内，以此 防止内部舞弊。 （三）优化流程，开发软件，提高费用报销 工作效率。过去，由于报销系统操作繁杂，员工 在报销的过程中经常容易出错，导致后期的审批 效率低下。为解决这一问题，Y公司成立了研发小 组，充分利用IT技术，建立了一套人性化的费用 报销系统，实现了报销费用的自动处理，从而降 低了报销的犯错率，提高了工作效率。
三、费用报销的管理与风险防控
Y公司在工作中，加强对费用报销的管理与 风险防控，具体采取以下管理和防控措施。 （一）加强预算管理。对于偶尔发生的费 用，按照使用量和用途进行级别分类，根据等级 制定标准；对职工的长期使用的各项费用，在制定预算的同时还要制定详细的使用计划。计划和 预算要尽可能的细化、全面，财务人员要对计划 和预算类项的合理性和可靠性进行审核。制定计 划和预算时，要充分发挥民主，适时公开和讨 论，以充分接纳员工的建议。将计划精确到周、 日，更便于计划的执行。在计划执行中，有关部 门要根据实际情况进行合理调整。要根据计划， 按月对相应部门的主管进行考核，并与其绩效挂 钩。在费用报销审批环节，对属于预算管理范围 内开支，将予以优先审批报销，对超过预算部分 费用，必须进行更严格地审批。 （二）将费用管理纳入成本考核体系。要对 企业的费用报销有总体的掌控，根据实际情况， 把总费用指标分解到各职能部门，再由各部门分 解到各职能小组、各职能人员身上，形成“下层 保上层、一层保一层、层层包保”的指标分解体 系，积极挖掘内部潜力，做到费用考核与成本考 核同步，达到有效控制费用和成本的目的。 （三）严肃纪律，防范虚报冒领。首先，是 管好高管的职务消费，重点防范高管在招待费、 会议费、培训费、差旅费、办公用品费等项目上 利用职务消费进行虚报假报，严格监管滥用职权 的情况，通过公示高管费用，实行全员监督。其 次，是加强对虚报谎报、越级超标情况的审核， 比如员工在报销中将私人的加油费、餐费等费用 假借为公司办理业务名义中饱私囊，将不允许报 销的项目以其他合理票据顶替报销，超过预算或 超过规定的标准，甚至虚拟未发生的业务, 购买虚 假发票虚报冒领等。 为了防止虚报冒领，财务人员要加强对原始凭 证的审核。如在报销住宿费时，财务人员要检查酒
店住宿费是否和出差申请单上的时间相匹配, 是否 提供了酒店出具的水单；机票费用是否有行程单和 出差申请单作依据;报销加班的出租车费时,要检查 票面时间应该与提供的加班表中的时间一致;报销 餐费时，要检查银行刷卡单和发票上的时间是否一 致等；报销办公用品时，需要检查有无商品明细及 入库单据等。通过对原始凭证的细节的审核核实业 务的真伪, 可以杜绝不实报销的存在。 （四）严格付款环节管控。严格付款环节的 检查和管控，既可以保证核算质量，避免因马虎 大意而犯错，又可以防范出纳人员职务犯罪事件 的发生。 （五）加强事后控制和分析。建立对费用的 监控和分析制度，每月及时清理其他应收款，对 报销费用汇总进行分析，将月度费用完成情况和 考核结果报告公司领导，以及时发现问题，堵塞 漏洞。 （六）加强风险防控。费用报销中存在诸多 潜在的涉税风险，例如：发票审核不严，导致假 票、废票入账；将薪酬类支出当作差旅费处理， 造成少交个人所得税；将不能全额在税前扣除的 费用计入其他科目，如将旅游费计入差旅费，造 成少交企业所得税；将赠送行为当做费用报销， 如购礼品用于客户维护等。为了降低涉税风险， 费用报销需做到四统一，即会计分录、凭证摘 要、审批单据、发票应保持一致。财务人员在审 核费用时要严格控制和审核，避免将员工薪酬支 出及员工福利计入费用。 总之，企业费用报销管理与控制是否有效， 完善的报销制度是根本，有效的流程管理是保 障，合理的控制方法是途径。在费用报销的过程
中，还存在诸多不确定的风险因素，要求财务人 员加强学习，提高风险防范意识，同时，也要求 企业每一位员工都树立风险防范意识。鉴于每 个企业的业务类型不同，企业内部组织结构的差 异，企业应当从本身实际情况出发，建立并完善 适合本企业的费用报销制度和管控方法，这样才 能确保费用报销得到合理的管控。 （作者单位：深圳市怡亚通供应链股份有限 公司）