院建立内部控制的目标是规 范本单位内部各项业务流程 , 分散 和落实业务操作责任 , 合理保证资 产安全和使用有效 , 合理保证财务 信息真实完整 , 有效防范舞弊和预 防腐败 , 提高公共服务的效率和效 果。内部控制的实施为医院各项经 济活动的合规运行增加了保障。 某三级甲等专科公立医院，按 照财政部要求，于2018年成立了 内控组织机构，聘请外部专业咨询 人员，由财务部门牵头，对医院各 项经济业务进行梳理，建立起内控 流程和制度，并于2019年1月1 日正式实施。在内控的实施过程中， 员工对流程逐渐熟悉、认可和掌握。 然而由于内控的特点，在实际运行 中仍然存在一些难点。
一、内部控制在实践应用中存 在的难点

（一）内部控制流程中审批部 门多，审批时间长，降低业务执行 效率 内部控制中最重要的控制活 动为“不相容职务分离控制”。所 谓不相容职务，是指那些如果由一 个人担任既可能发生错误与舞弊行为，又可能掩盖其错误与舞弊的行 为。一般包括：授权批准与业务经 办，业务经办与会计记录，会计记 录与财产保管，业务经办与稽核检 查。按照控制要求，一项经济业务 从发起到完成要经过若干个业务部 门以及相关主管院领导的审核和批 准。正常情况下，完成所有的审批 手续需要几天的时间，如果在审批 环节中的负责人由于出差等原因不 在医院，就会进一步延长审批时间。 因此虽然内控流程的设计减少了风 险，但大大增加了审批难度和时间。 （二）内控流程基本覆盖了医 院所有经济业务，流程多，难以完 全掌握 内部控制在业务层面覆盖了医 院预算管理、收支管理、采购管理、 资产管理、合同管理以及建设项目 管理。每个医院的经济业务都有自 己的特点，如果医院的规模较大， 业务种类会相对较多，内控流程也 会更加复杂。即使经过培训，执行 业务的人员也不可能将所有流程完 全掌握。这样就会导致当业务发生 时，不知道该如何去执行。虽然内 控流程设计的很好，但是也只能停 留在手册中，无法真正落地实施。
（三）内控中输出文档种类多， 在业务执行中存在提供不全面、丢 失或篡改的风险。且纸制原始凭证 保存困难，查找历史档案难度大 内部控制流程设计中在关键的 控制点上都会产生或需要提供一些 重要的文档材料，这些文档材料决 定是否能够完成整个流程，比如： 付款流程中的发票、入库单、验收 报告等；合同会审流程中的合同、 会议纪要、招投标文件等；资产管 理流程中的维修申请、资产报废申 请、盘点报告等。纸制的单据、表 格占用空间大，如果保管不善容易 丢失或被篡改,且各种文档的归类、 整理、查找等工作都需要人力和时 间。
二、OA办公自动化系统在医 院内部控制管理中的应用实践 OA 是 Office Automation 的 简写，中文意思是办公自动化。 OA系统就是用网络和OA软件构 建的一个单位内部的办公通信平 台。OA 办公系统采用 Internet 技 术，能够让单位内部人员快速便捷 的共享信息，协同工作。 2019年下半年，该医院网络
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信息部门牵头启动了 OA 办公自动 化系统上线工作。各部门按照工作 需要提出使用需求，至2019年年 底，OA系统已经全面上线，成为 了医院办公不可或缺的重要工具。 在医院内部控制方面，OA系统已 经覆盖医院预算管理、支出审批、 合同管理、资产管理、采购管理等 业务。由于医院无基建项目，尚未 涉及建设项目管理。在 OA 系统应 用于内部控制管理的实践过程中， 它有效解决了内控在线下审批中存 在的困难，但同时也在实践中发现 它仍然存在一些不足。 （一）OA办公自动化系统解 决了内部控制管理中存在的难点 1. 有效缩短审批时间，提高 审批效率。毋庸质疑，OA系统最 为吸引人的功能就是实现了远程办 公，不论员工身在何处，只要能 够使用网络登陆手机端或电脑端 的 OA 系统，就可以提交申请或完 成审批。这种随时随地都可以办公 的方式解决了内部控制中审批时间 长，效率低的问题。 2. 内控流程可视化，在系统的 引导下一次性完成所有操作。通过 将内控流程植入到 OA 系统中，员 工可以根据所办理的业务种类选择 相关的业务办理流程，在设定好的 流程下，根据系统的提示按部就班 的完成所有工作，操作简便，易于 掌握。 3. 轻松上传文档，且能够随时 查阅和下载。OA办公系统中可以 保存所有上传的原始资料的影像， 而且方便查找，真正实现了无纸化 办公。
（二）OA办公自动化系统在 内部控制管理中存在的不足 正如一枚硬币具有正反面，当 运用 OA 系统优势的同时也发现了 它的不足。 1. 由于审批过程中减少了面对 面的交流沟通，审批人感觉增加了 风险，在审批过程中会因为担心某 些业务风险过高而放弃使用OA， 如：预算申报流程，由于预算申报 金额与去年同期对比相差过大，且 没有合理解释，造成审批人不予审 批，相比原手工签字模式，审批时 间也许会更长。 2. 同一流程由于归口管理部门 的不同，审核流程会有差异,如： 虽然都是付款申请流程，但使用医 院资金的审批人与使用科教专项资 金的审批人不同，如果按照统一流 程设计，很多业务无法执行。 3. 上传的档案没有统一的规 范，哪些单据必须上传，哪些是可 以通过关联其他流程就可以作为佐 证资料的没有统一的标准，造成员 工在使用 OA 中经常由于单据的问 题被拒签。
（三）针对存在的不足所做的 流程改进 1. 分析原线下模式中沟通的内 容，增加线上审核环节，降低审批 风险。由于减少了面对面的沟通， 就需要按照内控要求将原来在线下 审核的内容在 OA 系统中补充增加 线上的控制点，完成必要的审核， 这样才能有效控制风险。见表 1。 2. 按照使用资金的性质进行分 类，在同一流程下设计相应的审批 支流，实现一个流程能够适用所有 资金类别的业务，方便操作。 通过对各流程的分析，那些存 在不同审批人的流程是因为资金的 来源不同造成的，比如：人才专项 资金需要由人事部门审批，科研专 项资金由科技部门审批，教学专项 资金由教学部门审批等等，这些归 口管理部门负责审核资金的合规性 以及是否按照项目计划书或项目预 算使用。因此可以按照资金的性质 进行分类，在统一的流程下建立审 批支流。申请人根据实际资金使用 情况进行选择，就可以完成相应的 审批流程。
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表 1 对照线下审核内容相应增加 OA 线上审批控制点
主要业务流程 原线下需审核内容 线上审批增加的控制点
预算申报 预算申报额度的合理性
□归口顺利实现蜕门审核 □预算管理岗审核 □写明预算申报和存在差异的原因
付款审批
资金使用的合规性、付款单据、 是否在预算内、是否按合同执行
□归口管理部门审核 □预算管理岗审核 □出纳审核票据 □合同管理岗审核
采购申请
是否在预算内，是否属于“大额 资金”
□采购管理岗审核 □上传会议纪要
资产处置
资产使用情况、资产价值、使用 年限等信息
□资产归口管理部门审核 □资产管理岗审核 □资产会计审核
合同审批
资金使用的合规性、是否在预算 内，是否属于“大额资金”、合 同的招标采购情况
□归口管理部门审核 □预算管理岗审核 □上传相关招标文件 □上传会议纪要
图 1 在流程中增加资金类别选项和相应的审批支流

3. 规范上传文档。按照业务种 类将需要上传的文档以及最终需要 提交财务部门的单据进行规范，申 请人按照要求提交，避免由于资料 不全面或不准确而被退回。 （四）应用 OA 办公自动化系 统的经验总结 1. 完善的且在线下运行较好的 内部控制是 OA 系统能够成功实施 的坚实基础。OA系统的线上审批 流程必须建立在清晰的内部控制基 础上。内控流程不是一朝一夕就能 建立起来的，必须按照相关内控要 求，对各项经济业务活动进行深度 的梳理，结合医院的组织结构、经
济业务的特点等为医院量身定制。 内控流程建立起来后，应该应用于 业务活动中，经过实践的检验，证 明能够满足医院的运营要求并起到 防控风险的作用。只有在运行较好 的内控基础上建立的 OA 审批流程 才是合规的、顺畅的。 2. OA 线上审批不能完全替代 线下的沟通环节。OA线上审批在 一些常规业务活动中可以仅通过线 上审批就能够完成，但对一些重要 的业务活动，比如：大额资金的使 用，年度预算申报等应该先进行充 分的线下沟通，形成统一意见后再 完成线上的申请，这样可以加快审
批的速度。 3. OA 线上审批流程应该与线 下流程一样，根据业务活动、政策 要求随时进行更新和完善，同时也 要按照要求对内控线上流程进行审 计监督。由于 OA 线上流程相比线 下流程更加具体，控制点更多，因 此出现变化的情况也会更频繁，因 此要根据实际运行情况及时更新。 同时按照内控的要求，审计部门对 线上内控的实施情况必须进行审计 监督，保证线上内控流程能够始终 起到防控风险的作用。
作者单位 天津市眼科医院