2020 年 9 月 28 日,广 州 市 浪 奇 实 业股份有限公司(下称“广州浪奇”)披 露《关 于部分 库存货 物 可 能 涉及风 险 的提示性公告》称,广州浪奇无法对存 放在江苏鸿燊物流有限公司(下称“鸿 燊 公 司”)及 江 苏 辉 丰 石 化 有 限 公 司 (下称“辉丰公司”)的货物开展正常盘 点及抽样检测工作,相 关存货价值 为 5.72 亿 元 。 故 此,该部分 库存货 物很 可能存在风险。
2020 年 12 月 26 日,公司发布公告 称,公司已掌握证据表明,贸易业务存 在账实不符的第三方仓库存货金额及 其他账实不符已发出商品金额累计达 到 8.98 亿元。上述贸易业务涉及的存 货风险、应收预付等债权债务、公司相 关人 员 涉嫌 刑事 犯 罪 的有 关事项,公 安机 关 、检察机 关 等有 关部 门仍在侦 查之中。 因公司涉嫌信息披露违法违 规,2021 年 1 月 8 日,公司收到中国证 监会《调查通知 书》。目前,调查工作 正在进行中。
广州 浪奇存货案 一经公开便 引起 资本 市场 多 方 的 关注,仅从 内部控制 角度 而 言,便 引发 出很 多令人 思考 的 问题。广州浪奇在与第三方仓储公司 签 订 委 托 合 同 时 是 否 经 过 严 格 的 评 审?双方对于货物的权利义务又是如 何划分的?委托后广州浪奇的业务和 财务部门及审计部门又是如何监管存 货的进出及盘点的?广州浪奇聘请的 会计师事务所是否针对存货项目采取 合适 的 审计程序 并获取充分 、适 当 的 审计证据?作 为 外部人 士,我们 无 法 获得充分适当的证据来解释上面的各 种疑 问 。但是,该 案却 可 以促使 我们 思考如何做好存货的内部控制。
存货涉及到的主要业务活动及目标
以 制造 业 为例,存 货 涉及 到 的 主 要业务活动包括:生产计划、原材料采 购 、原材料发 出 、产 品 生产 、产成 品存 储 、产成 品发 出 、存货 管理 、存货核算 等 。在每个 阶段,内部控制 的 目标都 有所不同,具体而言:
在 生产 计 划 阶 段,内部 控 制 的 主 要 目标是 管理层 的授权 生产,即 生产 指令得到适当管理层的合规审批。
在 原材 料采 购 阶 段,内部 控 制 目 标 主 要 是 保 证 供 应 商 的 战 略 合 作 关 系,并获得性价比较高的原材料,而且 在此过程中防范财务舞弊现象。该环 节的主要业务活动是必要的询价及合 同条款 的 商定,并得 到公 司 内部相 关 部门的审批。
在 原材 料发 出及产 品 生产 阶 段, 内部控制的主要目标在于确保质量的 前提下,提升生产效率,且会计核算及 时准确 。 另 外,在原材料发 出及产 品 生产过程 中,一般通过 复核 的形 式来 规避或减少差错的产生。
在产 成 品入 库及发 出 阶 段,内部 控制的目标是产成品发出被正确地记 录于合适的会计期间。
在存货管理阶段,内部控制的主要
目标是保证存货的安全、完整和保质。 存货的主要风险点及关键控制点
在确定存货不 同环节 内部控制 目 标 的前提 下,笔者梳理 出企 业存货 管 理 中 常 见 的 主 要 风 险 点 及 关 键 控 制 点,具体为:
在取得环 节,关键 控 制 点 为 企 业 的 生产计 划 需 要经过授权或 审批,以 保证其编制的合理性和科学性。建立 战 略合作伙伴 型 的供 应 商体 系,采取 合 理 的 采 购 方 式 以 适 当 降 低 采 购 成 本。建立企业采购部门的绩效考核体 系,建立反舞弊的采购系统,如匿名举 报制度。在具体采购时,核对请购单、 订货单、验收单和供应商发票,确保信 息的一致性。
在验 收入 库环 节,关键 控 制 点包 括参考 国 际 、国 家和行 业标准 等规 范 建 立 一套切 实 可行 的验 收操作指 南 。 对 于 外购 的原材料 、半成 品和产成 品 等,按 照合 同 约定 的数量 、质量 、规格 和 型 号进行验 收,必 要 时 委托 外部专 业机构协助验收。对于不合格的采购 项目,应及时办理退(换)货;对于自制 的存货,重点关注产品的质量,对于不 合格的产品,应及时查明原因并报告, 按公 司 审批权 限及 时处理;对 于其他 方 式取得 的存货,应 重 点 关注存货 的 来源、质量、实际价值是否符合合同的 约定 。财会部 门及 时参 与,定 期 与仓 库对账,以保证账实一致。
在仓储环 节,存 货在 不 同仓 库 之 间流 动 时,应 办理 出入 库 手续 。仓 库 应采取 必 要 的措施保证存货 的 防 火 、 防水、防潮、防盗、防虫等。 同时,做到 布 局 合 理 、移 动 方便 。 对 于代 管 、代 销 、暂存 、受托加工 的存货,应单独存 放和记录,避免与本单位的存货混淆; 对 于 委托 第 三 方保 管 的存货,应定 期 或 不定 期派 员 盘 点,以保证存货 的安 全性和完整性及质量的可靠性。加强 存货 的保 险 办理,以合理 降低 因 意 外 发生而导致的存货损失。财会部门应 会 同相 关部 门定 期巡检和抽查,保证 账实一致,发现存货出现减值迹象的, 及时按照内部规定的程序办理。
在发 出环 节,关键 控 制 点包括 企 业根据 自身 业务特 点,制定相 应 的存 货发 出 管理模 式,明确 业务流程和 审 批权 限,健全 出货过程记 录 。仓 库部 门 凭经 审批 的 出 库单核对数量 、规格 和 型 号 后 予 以发货,同 步记 录 到相 关 单据或者通过信 息 化平 台 予 以记 录; 对 于 大批存货 、贵 重 商 品或危 险 品 的 发出,均应有特别授权;财会部门及时 参与并核算发出的存货。
在 生产环 节,生产订 单 、领料 单 、 工资分配表等涉及到产品成本的单据 需 要得 到适 当 的授权;采用合适 的成 本核算方法并在不同的会计期间保持 一致,以增 强成本信 息 的 可 比 性 。企 业采用信 息 化 方 式 生产和核算 时,应 关 注 产 品 生 产 和 会 计 核 算 环 节 的 协 调,使得业财深度融合,避免人为调节 生产成本的现象。
在 盘 点环 节,建 立健全 盘 点 制度 和流程及表单,定 期 盘 点和 不定 期抽 查相结合 。在 盘 点 清查之前,应制定 详细的盘点计划,合理安排相关人员, 必要时请外部机构人员参与。提交存 货 盘 点表和 盘 点报 告,详细说 明 盘 点 参 与人 、时 间 、地 点 、盘 点 情况 以及发 现 的 问题 等 。发现存货减值迹 象 的, 应分析原 因,提供处理建议 。财会部 门派 员参 与存货 的 盘 点,以 实现 盘 点 的全过程监督。
在处 置环 节,企 业 应 当建 立存 货 定期检查流程和制度,及时、充分了解 企业的存储状态。对于变质、毁损、报 废或丢 失 的存货分析原 因 、厘 清 责任 并及时按规定程序处理。
存货的信息披露
一 般 而 言,根据 企 业会 计 准 则 要 求,结合国际财务报告准则规定,财务 报表应当披露关于存货的下列内容:
计 量存 货 所采 用 的会 计政 策,包 括所使用 的成本计算 方 法,存货 的账 面总金额以及按适合企业的方法分类 的各 类存货 的账 面金 额,以公 允价值 减去出售费用后的余额反映的存货的 账 面金 额,当 期确认 为 费用 的存货金 额,在 当 期确认 为 费用 的存货减记金 额,存货的账龄和存货的状态,在当期 作为确认为费用的存货金额减少的任 何减记金 额 的 转 回金 额,导致存货减 记 转 回 的 情况或事项,以及作 为债务 担保的存货的账面金额。
除 此 之 外,为 了 增 强存 货信 息 的 可用 性,建议企 业 自愿 性披 露 以 下信 息:关 于存货 的 内部控制 要 点及相 关 业务流程,以让会计报表 阅读者 了解 企业的风险管理理念。存货的周转情 况,通过揭 示企 业 不 同 期 间 的存货周 转 率 反 映 其 存 货 管 理 效 率 的 改 善 情 况。企业因发生质量成本而消耗的存 货,从侧面反映企业的质量管理状况。
总之,对于存货而言,企业内部需 要 建 立 一 套 相 对 完 善 的 内 部 控 制 体 系,以 降低存货周 转过程 中 的各种风 险。 同时,借助信息化手段,实现存货 的实时监控,以此提升存货管理效率, 保证其安全 。从企 业 外部 角度讲,通 过会计师事务所和上级审计机关及监 管者 的 外部监督,合理保证其存货 的 真 实 性和 完整 性,促进企 业 爱 护 自 己 的声誉,树立良好的社会形象。