中国会计电算化2001.9

科研事业单位会计软件初始化中几点工作体会

付小燕

现在，越来越多的大中型科研事业单位购买会计软件以辅助会计核算，加强科研事业单位管理。它们在会计电算化过程中遇到的第一问题就是如何处理好初始化，如果初始化处理不当，将对后续的电算化管理造成不利影响。因此，笔者提出自身的工作经验与同行交流，期望对诸君有所实裨益。

会计软件的初始化是指从手工会计系统（或旧的计算机会计软件）转换成电算化会计软件过程中所做的有关初始性工作，这些工作完成后，才可以用会计软件进行日常的会计处理。

在初始化开始之前，软件公司的指导人员会要求单位准备好会计科目名称表。实际上，仅有科目表是不够的。如果科研事业单位打算利用软件实行分部门、分课题、分项目、分个人等细化管理，科研事业单位的会计人员不仅要做好接明细项目拆分初始余额的准备，还要拟好各帐套（单位的名称）、项目清单、课题清单、部门清单，每个部门分项目列年末余额清单，每个部门分课题列年末余额清单，所有科目的年末明细余额清单等等，如果科研事业单位还打算使用工资、固定资产、电子报表、材料等管理系统，那么最好由软件公司的指导人员根据该软件的特点列出项目，例如：课题的名称、课题的来源、按款项列支的明细项目等。总之，综合考虑科研事业单位管理和会计软件的要求准备资料。这样在初始化中，才不会由于资料不全而手忙脚乱。

初始化首先进入自己的帐套，从会计科目的设置开始。这里须十分注意的问题是：（1）各帐套（单位的名称）代码的设置。有的会计软件允许同一套软件同时为多个核算单位记帐，由于一个核算单位可有一套独立的帐簿体系，因此一个核算单位也称一个帐套。每个核算单位均可独立使用设置科目代码，凭证输入，帐表输出，银行对帐等主菜单上的各种功能。帐套代码一经建立，不能修改，即同一单位帐务、工资、固定资产、电子报表、材料等等帐套代码要是同一个，否则，根据该路径，帐务系统中的自动分录不可取电子报表中的数据，帐务系统中的自动分录不可取工资系统中的数据等等。笔者就曾遇到这种情况，软件公司的指导人员一时大意，未提示将同一单位的代码设置为同一个，直到初始化后进行凭证录入时，实现不了工资与帐务，电子报表与帐务，材料与帐务，固定资产与帐务等等之间连续，例如：帐务系统中的自动分录不可取工资系统中的数据，才发现这一问题，只好返工，重新新建帐套，重新初始他而加大了工作量。甚至，帐套代码一经建立，不能修改，根据该路径，帐务系统中的自动分录不可取电子报表中的数据，帐务系统中的自动分录不可取工资系统中的数据，即实现不了工资与帐务，电子报表与帐务，材料与帐务，固定资产与帐务等等之间连续，不能更好发挥会计软件辅助会计核算的作用。（2）如果某些一级科目一般用不上，可采取的办法是初始化时一定要设置一套完整的由财政部或其他部门统一规定代码的一级科目，具体运用时可采用打印时选择打印发生额或余额不为零的科目打印出来，如不然、待发生了一般不发生的业务时，又没有设定一级会计科目，那么就必须重新初始化，加人需要的一级会计科目，加大工作量，因小小的疏忽而不断地返工。

接着总帐系统中最关键的步骤就是初始余额的录入，对于在会计年度开始电算化的科研事业单位这一步则很重要。如果此前的帐套代码，会计科目代码及辅助明细项目，部门代码，课题代码，项目代码设置得当，初始余额的录入工作会比较顺利。仍需提醒的地方是不要误解总帐初始化的正确就是明细帐初始化的正确。资产、负债、权益科目的初始余额需要录入拆分的明细初始余额，更重要的是明细与总帐的一致性正确，这里初始余额中还有总帐与明细帐核对的概念，初始化结束后没有此概念。应当提醒的是总帐与明细帐核对的概念是手工会计中的概念，而电算化后，给会计人员增加的工作量是输入记帐凭证，这是一项全新的工作要求输入人员一丝不苟地输入凭证，凭证输入正确，才能保证帐表正确。仍需提醒的是：会计电算化后无帐帐核对的必要。手工条件下，总帐，明细帐，日记帐由许多会计人员分别登记，尽管其数据都是来自记帐凭证，但由于人们在计算汇总，抄写等过程中有可能发生这样那样的错误，导致帐证不符或帐帐不符，所以必须进行帐帐核对，直到所有的总帐和明细帐、日记帐相符为止。电算化后，既然数出一门，计算机不会发生计算、汇总、抄写等错误，结果必然帐帐相符，所以无必要进行帐帐核对。

总帐系统的初始化结束后，应录入第一期会计凭证，审核、记帐、结帐，生成科目余额表等以测试系统状态。这里会发现的问题是：由明细帐生成的总帐，不会发生错误，关键是录人的明细一定要审核正确再记帐，手工中的总帐与明细帐核对，在会计软件中变成了对凭证的编制、录入、审核。如果科研事业单位企业化管理单位没有借款，其“财务费用”的二级科目“利息收入”在贷方反映利息收入，但科目设置时，作为期间费用，确定的结转损益方向是贷方，那么在结转损益后，科目余额表不会显示利息发生额。解决办法是将二级科目“利息”的结转损益方向定为借方，或者将二级科目“利息”改为一级（即“其他收入”），再将其结转损益方向定为借方，或者将利息收入记入“财务费用”借方（用红字），确定结转损益方向仍为贷方，那么结转损益后科目余额表将以负数显示利息发生额。

固定资产系统初始化，须注意的问题是：（l）同一单位建立一个与帐务相同的帐套代码。（2）建立固定资产卡片级次，自定义代码各级长度，用户在自定义代码各级长度时，特别是顺序号的位数时应注意预留一些空位置，以便将来新增固定资产使用。固定资产卡片代码又称卡代码或固定资产代码，是不同卡片，不同固定资产的唯一标识，代码的分级关系在帐套设置时由用户根据自身需要进行分级设置。如建立卡片代码分级为：222223明细卡片之前必须将其上级类别进行设置，是否为明细卡片由用户选择“明细卡片”标志项决定，类别代码排明细卡）只需输入代码和名称，而明细代码的固定资产则必须输入所有卡片项目。明细代码结构：


如此设定下的编号顺序号就不能超过四个，即如同一大类小类下（即类别代码）的固定资产卡片个数超过了99个，此设定就是失败的，就要重新初始化，加大工作量。所以要注意预留一些空位置，把顺序号定义为适合单位固定资产规模的位数，须注意将来新增固定资产使用，这一点非常重要。

接下来的报表系统，工资系统，材料系统等等的初始化，只要资料准备齐全，就容易多了，不过；常常可能在这一阶段，才发现初始余额录入的某些错误，而此时重新初始化，就要删除，重做许多步骤。为避免返工，可以通过实行初始化“不关闭功能”，同时，录入第一年的会计凭证，审核、记帐，而不使用结帐功能，来生成科目余额表等的测试系统状态，来不断完善、修正初始余额录入的错误。试运行一年后年终再关闭初始化功能，进行结帐功能。

最后还值得建议的是：在初始化的过程中，科研事业单位的会计人员和软件公司的指导人员应在每天的工作结束后进行总结、记录，及时发现问题、解决问题，及时调整工作进度以确保初始化尽快、有效地完成。

（作者单位：江西省农科院会计服务中心）