中国会计电算化2001.9

网络环境下会计信息传递的研究与思考

钟红山 张瑞君

一、网络信息时代对会计信息传递提出的要求

在信息社会和网络时代，空间在变小，时间在缩短，国界在消失。在这种环境中无论是企业还是个人要想获取生存的空间必须融入社会。与社会各方建立起畅通的信息通道。会计工作在现代企业的经营、管理中扮演着举足轻重的角色。会计系统要处理数据，这些数据从什么地方米？会计系统要生成信息，这些信息到什么地方去？传统的会计电算化系统、其数据的采集与信息的发布基本上是半封闭的。在系统内部各个部门之间数据传递非常流畅，一旦与外部系统的数据发生联系就显得无能为力。我们常常能看到这样一种情况，一个生产企业其内部电算化管理非常好，只要数据一录入，会计电算化系统立即可以对录入的数据进行加工、整理得到有用的信息。然而在会计电算化系统中数据录入这一环节却有着“先天不足”。以原材料采购过程为例：采购员与原材料供应商联系，签订好采购合同、付款。采购员在结束这项业务之前必须将有关的单据（如：采购合同、付款收据等）交会计部门入帐才算告一段落。而会计人员必须将到手的数据录入到所使用的会计信息系统。而系统输出的信息一般是以纸张的形式向使用者提供报表、报告。这种手工或者半手工输入与输出的形式是会计电算化系统与外部信息系统在信息交换过程中相互脱节的关键。这就是所说的会计电算化系统的“先天不足”。当然这种“先天不足”不是会计电算化系统本身的原因，而是整个社会大环境所造成的。就是说社会在现有的技术条件下还没有能力彻底消除这种“先天不足”。

目前，社会都在关注会计系统如何由核算型向管理型转变。现阶段，大部分会计电算化系统的核算功能已日趋完善。在这种形势下；计算机会计系统又应如何变革以适应社会的发展？要回答这个问题，首先必须理解什么是核算型，什么是管理型。他们之间的区别又在哪里。笔者认为核算型系统就是能够将输入的会计数据正确地记录到帐簿上：并且能够使用合理的算法、模型对数据进行加工、整理得到所需要的信息（如：成本的核算、固定资产折旧……等）。而管理型的信息系统则应是在企业的信息管理模式、信息组织结构以及信息传递上有新的变革。这种变革不能把它仅仅局限在增加一、两个预测、决策功能的使用。委从根本上改变企业信息的管理，从而达到在会计电算化基础上发生一个质的飞跃。

笔者认为要从核算型向管理型转变，首先，应该进行企业内部的信息管理、信息组织结构、信息传递的转变；其次，在不同企业会计信息系统之间建立起通畅的信息自动传递通道。要实现这个目标，应建立起一个全新的会计信息交换系统。我们把它称作“网络会计”信息交换系统。

二、“网络会计”信息交换系统的设想

“网络会计”信息交换系统：应该是一个跨地域的、跨企业的、以网络为载体进行无人工干预（指定发送或接收数据的过程不再需要手工二次录人，指需要通过简单的点击目标数据即可完成）、数据传递全自动化的、按照会计工作规范、符合相关的法律、法规霎的，对企业生产、经营数据进行加工、处理的系统。”

当前，绝大部分会计信息系统是以独立核算单位为使用对象。使用对象必须在会计信息系统中建立本核算单位的帐套，帐套的建立就是在会计信息系统内开辟一个空间，用于保存与本核算单位有关的会计数据。对于大型的集团公司，它下设分公司，分公司下属又有基层企业。这种管理方式下的各层机构基本是按职能、按地域及管辖范围进行划分、分层管理。这种分层管理的企业组织结构之所以能延用至今，是与特定的社会环境及现有的科学技术条件有着密切的关系。在手工阶段，会计部门在月末、年末要处理大量的数据，将生成的信息以报表、报告的形式，分阶段层层上报，提交给有关的负责人。在这种情况下，会计人员在月末、年末忙于应付大量的数据，尽管加班加点也不能从根本上改变这种被动局面，并且费尽心血整理出的报表、报告还可能存在这样或那样的错误。对于那些大型的集团公司这方面问题更是尤为突出。集团公司的决策者最终得到完整的信息往往需要相当长的时间（这种情况是在市场经济环境下所不能容忍的）。实现会计电算化处理后这种情况得到了大大的改善。不仅提高了会计信息的准确度，还大大缩短了会计信息生成的周期。尽管如此，会计工作中数据处理的方式、方法以及信息的传递过程并没有本质上的改变。只是应用新的技术、使用新的工具进行会计核算，在一定程度上实现了提高工作效率和信息质量。

今天，社会在向着信息化、网络化、全球化发展。会计工作在经过一次质的飞跃后又应如何发展？他的未来又将是怎样？笔者认为会计工作要想再达到一个新的高度，迈上一个新的台阶，不能仅仅满足于增加一些预测、决策功能。因为，这些功能的增加只不过是在现有电算化基础上一种管理工具和管理手段的丰富，而应该在会计信息的管理体制、组织结构和传递等方面进行变革，以适应信息网络世界的发展。

信息网络世界的最大特点就是信息高度共享、信息高速传递。因此，新一代的会计信息系统应该能够充分利用这些优势进行会计工作网络化管理，也就是本文要探讨的中心——建立“网络会计”信息交换系统。

三、“网络会计”信息交换系统的目标

“网络会计”信息交换系统的建立不能只瞄准一两个企业或一两个行业。而应该是一个能够覆盖全社会（指数据交换过程中的信息键是不间断的）的信息交换系统。“网络会计”信息交换系统的目标非常大。非常美好。但是，它的实施必须要从改善基础设施做起。信息高速公路上跑的数据不够快必须提速，要提速必须拓宽信息高速公路（提高带宽）；必须从基本对象做起。任何一个系统的实施，最重要的是落实到一个个具体的实施对象。而“网络会计”信息交换系统的基本对象就是一个一个独立的企业。下面我们描述企业在“网络会计”信息交换系统环境中如何运作，如何用它来管理企业。“网络会计”信息交换系统的基础和着眼点是。企业会计工作的信息“取之子网”，“付之于网”。企业会计工作所涉及到的数据在网络中传递时可分成两个方向，一个是纵向传递；一个是横向传递。正是这些纵横交错的信息传递网络构成“网络会计”信息交换系统的基础。

（一）纵向传递信息。信息纵向传送在大型的集团公司、跨地区的连锁机构的信息管理中尤为突出。一般他们的组织机构由总公司、地区分公司、基层企业或基层公司构成三级管理。每个基层企业、地区分公司、总公司都作为独立核算单位对会计数据进行管理。企业的生产、涂营数据首先由基层企业自身进行统计、汇总上报至地区分公司；地区分公司将所辖基层企业的汇总数据进行第二次汇总后上报至总公司；最后由总公司汇总出整个集团公司的生产、经营信息。最终的信息是在经过几道加工、处理后得到的。对于决策机构或决策者来说能够得到汇总信息固然是好事，但是，如果再能够获得基层企业生产、经营的第一手数据那将是一个更加诱人的解决方案。传统的层层汇总、层层上报的信息纵向传递的方式是信息通讯不畅的产物。在信息网络时代完全可以实现各个部门、各层机构、各级决策者实时地获取企业的生产、经营的第一手数据。我们甚至可以做到在“网络会计”信息交换系统的环境下，某个商店的POS机上销售一个商品，立即可以在千里。万里之外的主管部门决策者的计算机上显示出来。无论决策者走到世界哪个地方，只要有计算机、有通讯线路就可以立即得到本公司的信息。当然，从企业法律地位的角度、从企业组织机构管理的角度来看，象地区分公司这些组织机构为了管理而设置的中间环节仍然保要；但是，从会计数据管理、会计数据传递的角度来看，在“网络会计”信息交换系统环境下完全可以跨越这些中间环节，使得最终决策者能及时地掌握最基础、最完整、最准确、最原始的数据。那些原来在基层企业、地区分公司所作的会计核算等工作，也完全可以由最高决策部门通过“网络会计”信息交换系统完成。这样从上至下、各级机构所掌握的数据、信息是完全一致的。我们知道会计信息系统的核算不是目的，它只是一种手段。通过它可以正确揭示企业的资产、负债情况、销售、盈利情况及生产、经营情况。因此，用于核算的数据必须是真实的、完整的、准确的，这才是关键。“网络会计”信息交换系统恰恰可以解决这个问题，它还可以有效的防止下属机构虚报信息，对于个别下属机构的假帐、花帐可以防患于未然。总之可以对整个企业进行有效的监督与管理。对于决策者来说，那些建立在原始、完整、真实、准确的数据基础之上的预测、决策方案才是最科学的。

请比较以下两种不同环境下信息传递方式与过程（见图l、图2）。


图1 传统的会计信息交换系统中的数据传递方式


图2 “网络会计”信息交换系统环境中的数据传送方式

（二）横向传递信息一个企业在运作过程中除了要纵向传递信息外，还必须与其他有业务往来的企业、公司横向传递信息。这些横向传递的信息主要有哪些呢？我们以一个工业生产企业为例，看一看究竟在生产、经营过程中企业会与外部系统发生哪些数据联系。一个工业生产企业首先要采购原材料，在这个环节，企业与原材料供应商之间所发生的数据有：原材料报价单、采购订单、经双方确认后签订的采购合同。企业付款数据（企业通过银行将原材料款转至供应商指定的帐号）、供货商开出的收款发票等等。企业的生产过程主要由内部系统控制。产品成型后需要投放市场，这时需要与销售商联系。在与销售商接触的过程中需要传递的信息有：销售商的购货订单、经双方确认的销售合同、销售商的付款数据（销售商通过银行转到企业指定帐号的货款）、企业开出的销售发票。

企业在采购、销售环节必须与外部系统交换数据；在不同环节中扮演的角色也不一样。正如，在原材料采购环节企业是以买方的身份出现；而在销售环节则又作为卖方。目前，在传统的商品交易过程中，会计信息系统不能完全自动处理来自外部系统的数据，必须经过手工二次录入。这种手工的再次录入，一方面增加了数据在传递过程中出现误差的可能性；另一方面降低了信息在高速公路上传递的速度，他就好比汽车在高速路上行驶过程中遇到了收费站。而在“网络会计”信息交换系统环境中则可以解决这些问题。前面提到的报价单、订单、合同、结算数据、发票等都可以采用电子数据的方式在网络中传递。他不需要纸张、不需要采购员、销售人员长途跋涉。

另外，企业在经营过程中还会与其他机构进行数据交换。像结算时与开户银行交换数据，现阶段的大部分会计电算化系统均采用分阶段的与银行提供的对帐数据进行对帐，这些对帐数据往往也需要经过手工二次录入或采用软盘传递（但是都做不到实时传递）。如果我们的系统是在网络环境下运行，完全可以取消现有电算化系统中的对帐功能，因为每一笔向银行提出的付款要求都可以马上得到确认，并且可以实时地在银行与企业双方的系统中记录所发生的信息交换。原来必须分阶段的对帐工作在网络中瞬间完成。防止了银行与企业之间的对帐数据出现错误；在销售过程中，企业需要向国家税务机关如实纳税，在“网络会计”信息交换系统环境下甚至可以做到每销售一件产品立即可以在税务机关的系统中有所体现。使得偷税漏税的行为没有任何空子可钻，也减少了审计部门的压力。在美国有这样的实例，它非常能体现网络、信息时代的特征。投保人要投保医疗保险，而保险公司在决定是否接受投保人的投保之前，必须对投保人的身体状况有一个全面的了解。要想掌握这些情况，保险公司只需将投保人的类似于身份证号的数据输入系统，系统立即可以到医疗机构系统中搜索，得到投保人在各家医疗看病的情况。这种网络化的处理使得保险公司既可以得到投保人的真实的身体状况，又节省了对投保人必须进行身体状况确认的时间。这种信息系统之间的信息无缝化衔接是“网络会计”信息交换系统追求的目标。

我们可以把“网络会计”信息交换系统的概念再进一步拓宽：在网络信息时代除去物流中具有实际物体形状的物品不能信息化外，我们可以把在网络上传递的所有数据电子化、数字化、信息化。他们可能被称作电子发票、电子印章、电子货币、电子身份证……等等。


图3企业与立案机构和企业横向传递数据的示意图

四、“网络会计”信息交换系统的实现“网络会计”

信息交换系统有着一个非常美好的目标。但是，要想真正实现这一目标必须有全社会的努力。这种努力包括社会硬件基础设施的改善，如，现今网络系统的带宽必须进一步拓宽，否则，过窄的带宽会直接影响“网络会计”信息交换系统的实施；再有，我们还是那句老话：“实现‘网络会计”信息交换系统要从‘自己的企业’做起。”因为，“网络会计”信息交换系统的宗旨就是让会计数据农网络中各个有业务往来的不同企业的信息系统之间能够自动传递。作为一个企业它既要从网上得到所需的数据．同时它的数据又是其他企业所需要的。在这样一个信息供需链中，所有企业都在完成者从网络上获取信息、把本企业的数据发布到网络上的工作。如果所有企业都在等待其他企业提供所需要的数据，那么这个“网络会计”信息交换系统只能永远原地踏步。因此我们必须将自己的系统生成的信息开放、最大限度的向需求者提供数据，这种数据应该以系统接口的形式提供。这种接口是向社会开放、只要信息需求方按照提供数据的企业定义好的接口协议进行连接，就可以在无需任何人工干预的情况下获取提供方企业的数据，并且自动对获得的数据进行加工、处理，然后再将有关数据提供给另一方。到那一无所有的企业都把本企业的数据向外开放、并设计好数据访问接口，这样具有在企业间能实时的、全自动的传递数据的“网络会计”信息交换系统最终得以实现。我们期待着在全社会的共同努力下这一无能早日到来。

（作者单位：中国人民大学会计系）