会计工作，是从填制会计凭证开始的。 所谓会计凭证，是指记录经济活 动、明确经济责任的书面证明，也是登 记账簿、进行会计核算和监督的重要依 据。正确填制会计凭证是每个会计人 员应具备的最基本的工作能力。任何 单位从事经济活动，都要取得和填制会 计凭证，从而对整个经济活动作出记录 和反映。 那么填制会计凭证有什么具体要 求呢？ 一是凭证日期不可缺。填制会计 凭证，首先要写上日期。当然，现在几 乎所有单位都使用了会计软件，任何时 候只要你打开电脑，进入会计软件系 统，点击一下凭证制作（增加），一张空 白凭证就出现了，日期自动生成，就是 当天的日期。有时候需要修改凭证日 期，比如当月的凭证没有做完，到了下 月，再使用会计软件的时候，需要把日 期调到上个月（一般是上个月的最后一 个工作日），然后继续制作上个月没有 完成的凭证。 二是凭证顺序有讲究。什么事情， 都讲究个先来后到，制作凭证也一样。 具体来说，就是把先发生的业务，放在 前面做。这句话，说起来简单，做好不 容易。比较常见的现象是，出纳把原始 凭证按照现金或者银行相关业务进行 分类后，传递给会计。会计人员拿到原 始凭证后，再通过会计软件进行制单 （制作凭证）操作。需要注意的是，出纳 和会计都没有把凭证按照经济业务发 生的日期进行排序。而银行的工作不 一样。它一定是按业务的先后顺序记 载每个单位发生的每笔经济业务。这 样一来，当定期和银行对账时，负责对 账的财务人员有时为了勾对一笔业务， 只能花费大量时间，来回翻腾账本。 三是金额一致莫轻视。记账凭证 的金额要与原始凭证的金额一致。在 实际工作中，偶尔也会出现差错，原因 各不相同。出纳填制原始凭证不认真， 大小写不符；制作凭证的会计人员精力 不集中，打错了数字；取得的原始凭证， 如银行回单的数字打印不清楚，易混淆， 稍不留意就会出错，需要特别小心。 所以，认真、认真、再认真，重要的话 说三遍。 四是填写摘要最关键。凭证摘要， 就是对一项经济业务的概括性描述。 对它的基本要求是简明扼要，说明问 题。更高的要求是规范统一，相同的经 济业务前后表述一致，即摘要格式化、 标准化。比如，每个单位都有出差这项 业务，凭证摘要就可以写成张三报销差 旅费，当然，后面也可以根据需要，注明
到某地出差。李四出差，摘要也要写成 这种格式。摘要的填写要标准化、格式 化。这非常重要。 去年某单位受到巡视组检查，巡视 组要求提供单位几位主要领导近三年 的差旅费金额。这时，如果凭证摘要书 写规范，就可以利用会计软件模糊查询 功能，在很短的时间内，轻松完成这项 工作。比如，打开查询凭证模块，选择 辅助条件，在摘要处输入某某报销差旅 费，修改一下查询的起止日期，某某在 所查询时间段的差旅费瞬间就能统计 出来。可以看出，规范填写凭证摘要是 多么重要。 有些凭证摘要，还有其他要求： 一是注明经济业务所属月份。如 报销手机话费这项业务，就可写成某某 报销1月份手机话费若干元。之所以 强调发票的所属月份，原因在于电子发 票的广泛应用。电子发票固然有诸多 优点，如便于保存和查询，不用担心丢 失的问题，商家节省了邮寄成本等。但 不可否认的是电子发票有个问题，就是 可以被反复打印，有重复报销的可能。 这倒不是当事人有意为之。真实的情 况是时间久了，当事人记忆出现了偏 差，忘记已经报销过了，又重复报了一 次。现在有发票扫描识别软件，能够识 别出该发票是不是第一次报销，对于自 动化程度高、财力雄厚的大单位，整合 一套这样的系统，杜绝重复报销的现象 不是难事。但对于大多数单位来说，另 外购买一套发票识别系统，而不能与原 有的会计软件有效地集成共享，就发挥 不了应有的作用，造成人力物力的浪 费，得不偿失。这也是到目前为止发票 识别系统没有被普及的原因所在。 那有没有其他办法可以防止重复 报销呢？有的单位规定，凡持发票报销 者，均应抄写承诺书，大意是此发票为 第一次打印报销，违者后果自负。可见 电子发票的查重问题，让会计人员伤透 了脑筋。 在没有更好的低成本办法解决这 个问题之前，会计人员制作凭证时写上 发票所属月份，是一个不错的选择。毕 竟不同月份出现相同的发票，或者同一 月份出现了两张一样的发票，是很容易 被发现的。 二是注明人数或实物数量。比如， 对于10个人去某地出差的业务，制作 凭证的时候，不可能把每个人都写在摘 要里，建议写成某某等10人报销差旅 费。如要查询其中一个人的差旅费报 销情况，尽管这个人的名字没有出现在 摘要里，但根据摘要的提示，我们就可 以去查看原始凭证，很快就能查到想要 的结果。购买实物，如固定资产，如果 不是一件，也要写明具体数量，原因也 是如此。 总而言之，摘要等于重要，如果可 能，请把这句话打上重点符号。 凭证的制作看似简单，似乎人人可 以不费吹灰之力，信手拈来。实际上， 制作高质量凭证需要丰富的经验和专 业知识，以及对文字的高度概括能力和 组织能力。 会计凭证制作的好不好，直接影响 到会计数据的使用和工作效率的高 低。决不可以小看了一张会计凭证，正 所谓小凭证藏着大乾坤。 （作者单位：人民邮电报社）