随着现代计算机技术和信息技术的发展，以会计系统为核心的管理信息系统已逐步成为我国会计电算化发展的重要方向。与此同时，在会计实务工作中也出现了利用计算机进行舞弊的犯罪行为，近年来这种犯罪行为一直呈上升趋势。如何加强会计电算化系统的制度建设，完善企业会计电算化系统的内部控制机制，是推动我国会计电算化工作健康有序发展的重要问题。笔者就会计电算化管理制度设计方面，谈点个人初浅的体会和看法。



一、会计电算化管理制度的设计依据



1、财政部制定的有关会计电算化系统的法令、法规和制度，是制定企业会计电算化管理制度的基本依据



随着会计电算化工作的深入发展，财政部相继颁布了《会计电算化管理办法》和《会计电算化工作规范》，这两个文件及其附件较为详尽地规定了会计电算化系统应具备的管理制度。同时，还颁发了《会计核算软件的基本功能规范》，为会计核算软件在技术上规定了应该具有的内部控制制度，为企业会计电算化管理制度的建设提供了理论基础。



2、计算机系统的工作特点与企业内部控制制度相结合，是会计电算化系统业务处理正确、可靠和安全的基本保证



由于会计电算化系统在我国的应用起步较晚，加上缺乏适合我国国情的成熟的理论指导，导致会计电算化无章可循，严重阻碍着会计电算化的顺利发展。因此开展会计电算化工作的单位应从建立内部控制系统的基本原则出发，充分考虑计算机系统的工作特点，制定相应的管理制度，使软件中设计的控制措施真正发挥应有的作用。



3、企业所使用的会计软件的基本特点，也是制定管理制度的重要依据



根据《会计核算软件的基本功能规范》的要求，配备会计核算软件是会计电算化的基础工作，选择会计软件的好坏对会计电算化的成败起着关键的作用。配备会计软件主要有选择通用会计软件、定点开发、通用与定点开发会计软件相结合等三种方式，不同的单位应根据实际需要和自身的技术力量选择配备会计软件。企业在设计自己的会计工作制度时，应根据所使用的会计软件的实际情况，制定相应的控制措施和管理制度。



二、会计电算化管理制度的设计原则



建立健全、严密、有效的会计电算化内部控制制度，除必须遵循企业内部控制的基本原则外，还应考虑以下原则：



1、合法性原则



对于会计电算化系统来说，合法性要求主要体现在企业使用的软件必须满足会计核算软件功能规范的要求，如果使用的是商品化会计软件则必须通过有关部门的审批，这是建立会计电算化系统内部控制的基础。



2、业务处理程序标准化原则



会计业务处理应具有严格的时序性要求，例如结账前必须首先完成期末业务的摊销、提取和结转；结转时也有结转顺序的要求。在网络环境下，多台计算机同时对一个会计软件进行各种操作，如果软件并发控制设计不够完善，使用单位又没有建立严格的业务处理程序，会计电算化系统则往往会出现很多难以预料的错误。



3、经济性原则



会计电算化系统通常采用计算机程序和组织制度控制相结合的综合控制方法，建立自己的内部控制体系。在确定采用哪一种控制方法时，除了考虑控制的有效性外，还必须考虑采取措施的经济性，真正做到以最小的成本达到最大的效果。



三、会计电算化管理制度的设计内容



根据会计电算化系统的有关法令、法规和制度的规定，结合计算机系统的工作特点，一般来说，会计电算化系统应从以下几个方面建立严格的会计控制制度。



（一）电算化岗位责任制度的设计



根据财政部制定的《会计电算化工作规范》及对本单位管理核算的要求，应建立相应的岗位责任制，明确其相应岗位职责，做到事事有人管、人人有专责、办事有要求、工作有检查。会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和会计电算化岗位。



1、基本会计岗位与手工方式下的会计工作岗位设置基本一致，一般可分为会计机构负责人或会计主管人员、出纳、财产物资核算、成本费用核算、资金核算、财务成果核算、工资核算、往来核算、稽核、总账报表、档案管理等岗位。



2、会计电算化工作岗位，一般可分为电算化主管、系统管理员、软件操作员、审核记账员、会计档案管理员、电算化审查员、数据分析员、系统维护员。



3、会计工作岗位设置可一人一岗、一人多岗或多人一岗，但应符合内部牵制制度。



（二）电算化操作管理制度的设计



在制定操作管理制度时，应注重对软件缺乏技术控制或技术控制不足之处做出必要的制度规定，以弥补技术控制的不足。主要包括以下内容：



1、建立严格的职责分工，对不相容的职责进行分离。如系统的维护开发人员与系统日常操作人员及现金保管等三类人员的职责应严格分离，不得兼任；电算化主管和系统管理员不得一人兼任；系统操作人员中凭证的录入和凭证的审核必须分离。



2、每个操作人员通过口令或密码的设置来标明自己的身份，并且只能拥有其分工范围内的操作权限，操作人员的口令或密码应经常更换并对他人保密。



3、建立严格的操作时序性控制制度，并制定必要的上机记录制度。



（三）软件安全控制制度的设计



软件是计算机系统的重要组成部分。对软件特别是应用软件的控制，应从软件的开发阶段就加以控制，并使这种控制贯穿于整个软件的使用过程。软件的安全控制主要有:



1、开发设计过程的控制



会计电算化系统的大量工作是由计算机在程序的控制下集中自动完成的，大量的内部控制措施也是采用计算机技术通过程序来实现的。对于自主开发的会计软件，必须保证程序设计按照会计法、会计准则和会计制度进行，促使开发人员在系统中设计必要的内部控制措施、数据跟踪功能，甚至专为审计服务的程序段和标准数据输出功能。



2、会计软件安全保密的控制



机内运行的程序文件必须进行加密处理或者采取其他保密措施，防止程序被非法篡改。使用时还应定期检查运行中的会计软件的完整性、可靠性，以保证软件的正常工作。



3、修改会计软件的控制



对于自主开发的会计软件有时需要进行修改或功能扩展，会计软件的修改必须经过审批，在财务主管的组织监督下实施，修改后的软件必须经过严格的测试，并形成必要的文档资料存档保管。



(四) 计算机软件和硬件管理制度的设计



制订必要的计算机软件、硬件管理制度，是保证会计电算化系统有一个良好的工作环境，使计算机设备正常运转和会计软件安全保密的需要，这些制度主要有以下几方面：



1、软件维护管理制度



系统软件维护具体包括：检查计算机软硬件系统，并作好检查记录；在系统环境发生变化时，随时作好适应性维护工作；在系统运行过程中发生异常应尽快恢复系统的正常运行，如发生无法解决的故障应及时与硬件的供应商和软件的技术人员联系，以便妥善处理。



2、硬件维护管理制度



系统硬件维护对象主要包括：电源、显示器、打印机、扫描仪、光盘刻录机、磁盘机、磁带机、软盘驱动机、键盘、鼠标等等。硬件的维护工作很大程度上依赖于该硬件最初的选购上，正常使用后维护工作量小而简单,可以划入机房管理工作范围中。



3、机房设备安全和计算机正常运转管理制度



计算机硬件设计制造中采用了大量的控制技术以保证计算机数据处理的可靠、准确和安全。在会计电算化系统的使用上更具有实际意义的是，制定保证计算机设备正常运转的管理制度，从而使硬件的各种控制充分发挥作用。



⑴规定机房禁止的行为，以维护机房的正常工作秩序。建立这一制度的目的是为了防止可能发生的人为因素对计算机系统的损害。



⑵建立对机房设备进行经常性检查和定期维护保养制度。建立这一制度的目的是为了保证计算机及其辅助设备处于正常工作状态，以避免可能发生的自然因素对计算机系统的损害。



⑶制订硬件故障发生时的应急措施，一旦出现硬件故障可以及时排除或防止进一步扩大。



4、病毒管理制度



根据病毒的特点和侵害过程，防范计算机病毒的主要措施有两个：即预防病毒传染计算机系统和防止病毒对计算机系统的破坏。具体包括:



⑴ 对计算机网络系统应设置“防火墙”、 安装防毒软件卡或防毒程序，以防止病毒感染和保障系统的安全运行。



⑵ 经常对计算机的硬盘和软盘进行病毒检测，不在计算机上使用带病毒的软盘、光盘、磁带等磁介质（以下简称为软盘），不在带有病毒的计算机上使用系统盘。



⑶ 禁止在计算机上使用来历不明、情况不明的软件，凡不需要写入的系统盘都应处于写保护状态，制定使用备份软盘制度。



⑷ 进行重要工作的计算机应该专机专用，专盘专用。绝对禁止在机器上玩游戏。



必须注意的是，重要程序和数据文件一定要多做几份备份，这是防止病毒危害最简单而有效的措施。



（五）会计数据管理制度的设计



会计电算化系统中，会计数据的管理是保证系统数据安全和可靠的重要方面。数据管理的主要工作是数据备份、数据恢复和数据维护，其中数据备份和恢复是数据管理的最主要内容。



1、数据备份管理



数据备份功能是用来备份系统初始设置和系统日常业务处理数据及有关自动上机记录等重要数据。对于单机系统，凡是具有数据输入或系统设置权限的人员都应该有数据备份权；对于网络或多终端系统，应设专人负责备份。每次备份都应该在软盘标签上写明备份的时间及责任人，以免恢复机内数据时发生错误，备份的软盘应保留到下次系统运行时为止。



2、数据恢复管理



数据恢复是指将软盘上记录的会计数据拷贝到计算机的硬盘上。一般在硬盘数据被破坏或需要查询已从机内删除的往年数据时，才使用恢复操作。恢复功能非常重要，操作不当容易错把硬盘中最新数据变成软盘上的旧数据，因此应该限定专人负责这项操作。



（六）会计档案管理制度的设计



在会计电算化条件下，增加了大量的磁介质和系统开发、维护等档案工作。因此应建立严格的控制措施，以保障档案资料的安全。这些措施包括：



1、对会计电算化档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作。重要会计档案应准备双份，存放在不同的地点。



2、装有完整的会计核算软件的软盘及文档应交会计档案资料保管员保存。会计档案?r



3、采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制。防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。



4、会计软件原程序和文档资料必须严格保管，借阅应登记，并严格控制借阅范围。一般情况下，系统的操作使用人员无权借阅。



5、按《会计档案管理办法》的有关规定制定和实施相关文档存档、保管期限及期满销毁的手续制度。



计算机在数据处理方面无与伦比的特性使之逐渐取代了手工与机械数据处理，它的引入不可避免地给传统会计工作带来如会计方法、会计理论体系、数据处理方式、数据处理流程等方面的变革，针对这些变革，依据财政部制定的有关法令、法规和制度，结合会计电算化系统的工作特点和企业所使用的会计软件的基本特性，制定适合本单位的会计电算化系统的管理制度势在必行，使实现电算化后的会计部门职能和作用得到充分的发挥，从而促进会计工作的规范化，进一步提高会计工作的质量，用最小的消耗取得最大的效益，为科学管理现代化工作奠定基础，保证国民经济持续、稳定、协调地发展。



参考文献：

［1］蔡传勋，王孝忠，王振武.会计电算化［M］. 大连：东北财经大学出版社，2003.

［2］吴建斌，陆守兵.会计电算化理论与实务［M］.北京：中国商业出版社.

［3］薛华成.管理信息系统［M］.北京：清华大学出版社，2003.