0 引言

会计电算化简单的说就是电子计算机在会计领域的应用，它集系统工程学、电子计算机技术等学科与会计理论和方法为一体，运用最新的科技成果，以现代化机器工作取代传统手工操作，是会计发展史上的重大革命。随着当今电子技术和信息技术的高速发展，会计电算化将当代电子技术和信息技术应用到会计实务中，将信息技术、计算机技术与会计的原理相结合，形成一套新的会计电算化核算系统。多年来，通过推行会计电算化的工作，会计核算和会计管理的工作发生了很大的变化。由于使用了电脑，会计数据信息处理的速度加快了，会计核算的准确性和可靠性有了很大的提高，减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错。但计算机系统不是无懈可击的，制度也不可能天衣无缝，只有建立和完善内部控制制度，才能充分发挥会计电算化的高效性及准确性，为企业和单位的经营决策提供完整的信息，创造更高的效益。企业在推广应用这项工作中，应根据各自单位的实际情况注意以下问题。

1 电算化会计工作岗位的设置及职责

根据会计电算化工作的特点，企业和单位实现会计电算化后应由传统的以总账报表岗位为中心转变为以系统管理员岗位为核心的岗位架构。具体地说，会计电算化应设立的会计工作岗位包括：系统管理员、系统操作员、数据信息审核员。

1.1 系统管理员的职责 在会计电算化软件的运行阶段，设置本岗位权限范围内的操作口令并进行财会分工，对有关人员的操作权限进行设置和调整，负责日常的维护和管理，监督并保证本系统的正常运行，在系统发生故障时，应及时到场，并组织有关人员快速恢复正常运行。为保守本单位经济秘密和会计数据的安全，不得将本单位会计数据以任何形式带出本单位或对外提供。

1.2 系统操作员的职责 负责将经过审核的原始凭证或记账凭证及时、准确地录入计算机，对于未经审核的会计凭证不得录入计算机。注意安全保密，各自的操作口令不得随意泄露，备份数据应妥善保管。操作过程中发现问题，应记录故障情况并及时向系统管理员报告。

1.3 数据信息审核员的职责 根据会计制度的要求，数据审核员负责审核原始凭证和记账凭证及输出的会计数据、账表的正确性。对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证经各有关人员更正后，再进行审核。

2 会计电算化的初级信息整理工作

会计人员既要掌握会计专业知识又要掌握计算机专业知识和熟练的操作技能。会计从业人员应能够达到会计电算化中级水平，包括计算机操作系统的熟练使用、办公软件的应用、财务软件的实际运用等，尤其是办公软件中的Excel、Word内容对日常会计核算辅助工作以及财务数据分析等方面都要用到。企业实行会计电算化，在建账之初，会计人员应遵循财务会计制度的要求，选择好适合本企业的会计核算方法。尤其是会计科目设置方面，除了要按照企业会计制度中规定的会计科目名称和代码设置一级总账科目外，还要根据本单位的实际业务情况，设置二级科目甚至三级、四级科目，尽可能在初始阶段考虑周全。

3 会计电算化财务数据信息安全

3.1 建全内部控制制度 电算化岗位一般可分为系统管理、系统操作、凭证审核、系统维护等，这些岗位也可以由基本会计岗位的会计人员来兼任，但必须对职权不相容的岗位进行明确分工，不得兼任，同时各岗位人员要保持相对稳定。在电算化条件下，对于计算机的使用权限、输入原始数据的校验、数据处理的正确性，数据信息的保管等方面都需采取适当的控制措施，各单位要建立相对应的会计电算化内部控制措施。确保会计数据的安全、准确、可靠。

3.2 完善电算会计管理制度。

3.2.1 会计电算化岗位责任制：对电算化主管、审核记账、制证、出纳的工作职责确定明确的责任。

3.2.2 会计电算化操作管理制度：明确计算机的操作程序、授权、更换口令、对外提供数据、日常备份、操作规程等管理制度。

3.2.3 硬件和数据管理制度：对财务系统所用计算机设备的维护、保养、使用环境、会计数据的安全保密、存储等要作具体规定。

3.2.4 电算化会计档案管理制度：对会计档案包含的内容、归档程序、查阅手续、期满销毁等作出具体、详细的规定。

3.2.5 会计电算化内部控制制度：按照不相容岗位分离的原则，明确实行电算化后的业务流程，规定软件操作的权限管理，会计人员调离工作岗位的交接手续等也作了相关的规定。

3.3 网络财务的安全防范和措施 电子商务的迅速普及推动了网络财务的出现和发展，而网络财务又在电子商务中起着举足轻重的作用，为了更好的利用网络财务带来的优势，保证信息数据质量和安全，应以网络技术为基础，结合财务会计需要，从以下几方面入手，确保网络安全有效的传递信息。
3.3.1 增设防火墙和系统加密管理。在会计信息系统中，对一些须严格控制操作的环节，建立了会计电算化岗位责任制，明确了每个工作岗位的职责范围，分设操作密码，由分管该权限的两个人各自按照规定设置，不得告知他人。对两人分别输入的口令进行“并钥”处理后，方可执行相应的操作，避免由一人违规操作。

3.3.2 形成由第三方牵制的安全机制。利用网络所特有的实时传输功能和日益丰富的互联网服务项目，实现原始交易凭证的第三方监控即网上公证。另一方面要加强对远程操作的控制，即由本单位监管部门对远程报账、记账、查账、审计等操作进行网上监督。

3.3.3 建立严格的数据存储措施。为了提高系统数据的安全性和应对意外情况的出现，一个比较有效的方法是利用光盘进行备份，同时要建立双备份，备份后的两份数据应有不同的人员持有，可达到长期保存数据的目的。

3.3.4 完善和实施法律法规，建立健全内部管理制度。国家应建立和完善电子商务法规，以规范网上交易的购销、支付及核算行为； 各单位要根据自己的工作需要，建立健全包括网络财务岗位责任制、网络财务操作管理制度、计算机硬软件和数据管理制度、网络财务档案管理制度等在内的内部管理制度，为网络财务信息系统提供一个良好的运行环境。

4 会计电算化后的会计档案管理

加强电算化会计档案管理是电算化会计工作连续进行的保证，是电算化会计信息系统内数据安全完整的保证，是电算化会计信息系统正常运行的保证。因此，必须做好会计凭证的收集和整理、会计账簿的收集和整理、会计报表的收集和整理、会计电算化系统开发文档资料的收集和整理、磁盘数据的收集和整理。

5 会计电算化的发展趋势

在知识经济时代瞬息万变的形势下，企业之间的竞争更为激烈，谁能够迅速地获取更多有价值的信息并作出及时正确的反应，谁就能在竞争中抢得主动权，信息流成为了企业的生命线。这就要求企业注重运用科学的理论和方法去改善其经营管理尤其是财务管理，加快企业全面管理信息化的进程，构建一条能迅速感知其所处的环境、察觉竞争者的挑战和客户的需求。并作出及时反应的“数字神经系统”，而这个系统的核心应是财务系统。面对新形势，企业界和理论界都在大力寻求解决之道。我国著名的财务软件开发公司用友、金蝶等适时推出了“网络财务”战略，为企业构建自己的能适应时代要求的“数字神经系统”提供了初步解决方案。无疑，会计信息化既“网络财务”将成为会计电算化发展的新趋势。