一、信息不对称与财务沟通

信息不对称(Information Asymmetry)理论产生于20世纪70年代,主要说明人们对同一事项、同一事件、同一客体所掌握的信息存在质和量的差异,即信息在不同经济主体、不同人之间的分布是不均衡的。由于信息占有的不均衡,使得信息主体之间因为利益满足差异而产生一定的意见分歧,甚至引起极大的矛盾。

信息的不对称,促使信息沟通成为必然要求。在高校财务活动及其财务关系中,由于高校人员所扮演的财务角色不同,决定了各自对相关财务信息的传递渠道、传递数量、质量获悉不同,从而造成信息的不对称状况。而这种不对称导致高校人员存在财务利益满足的不均衡性,使得高校财务部门常常陷入协调各相关财务主体利益的纠纷中,和谐财务关系难以创建,最终影响到财务管理效率的提高。

郭宏提出高校财务信息系统由学校经济政策决策层、财务管理职能部门、学校经济运作部门以及教职员工几个层次组成,且纵横相通。沿着财务分层的思路,笔者以财务信息占有优劣程度将各财务主体划分为:财务信息占有相当优势的人员,如高校财务部门财务人员;信息占有相对优势的人员,如对经费具有负责并有审批权的人员;一般占有信息优势的人员,如对经费具有审批权的学校校级领导,经常性财务报销人员,即处、部、院等二级财务核算人员,部分一般老师和学生;信息占有劣势的人员为非经常性财务报销的人员,如大多老师和学生。

基于财务沟通所涉及内容较多,可作以下分类:

一是按财务职能分为业务型财务沟通和非业务型财务沟通。业务型财务沟通,主要依据财务部门与其他相关财务主体的业务职能往来而建立的一种长期、相对稳定、职责清晰的财务沟通关系。如一二级财务管理主体之间的财务管理沟通,财务部门与人事、学生、后勤管理等部门专项业务沟通,以及学校财务与上级主管部门包括财政、教育、物价、税务、公积金中心、审计等部门之间的管理与被管理财务沟通。非业务型财务沟通,主要是针对某项与财务相关的事项,就财务问题进行沟通。

二是按财务沟通形式分为正式沟通和非正式沟通。正式财务沟通主要指在沟通场合、沟通的财务内容、沟通形式等方面场合固定、准备资料充分、参与人数较多、讨论议题明确、沟通程序规范的财务沟通。而非正式沟通则限于一个或两三个人、场合不限、沟通手段简单、临时特点显著,往往就一些临时性的财务问题进行沟通解决。

三是按财务沟通主体的相对身份划分为学校校内财务沟通和校外财务沟通。相对而言,校内财务沟通主要指财务部门内部各科室、各岗位,财务部门与学校各职能部门,财务部门与单个师生的财务沟通,在沟通人员、沟通形式上较为稳定,沟通频率大,沟通主体间熟知度高,沟通场合和时间随意性大。而校外沟通,包括各上级主管部门、金融机构、企事业单位、科研单位等,沟通时间短,个别性强,沟通难度大。

二、高校财务沟通的必要性

高校财务沟通,整体上讲就是要确保高校各相关财务主体之间的财务信息渠道畅通,财务部门与其他财务主体之间保持着长期、稳定、持续发展的财务关系,达到相互支持、相互配合、相互沟通、相互理解的目的,实现共有财务,提高高校财务管理水平。

(一)财务沟通有利于进一步增进财务部门与各相关财务主体之间的联系,增进相互间的理解

一方面,财务部门借助财务管理和会计核算,充分反映每一笔经济活动中资金的来龙去脉,为各相关财务主体提供客观、真实、有效的财务信息。另一方面,财务部门通过资金预算、会计审核、会计内部控制等管理手段,把好各个资金关口,监督资金流动,降低财务风险,提高财务收益。然而,由于信息的不对称,各财务主体对财务管理特点、财务原则、财务政策不熟知,不理解财务管理的刚性要求,将财务监管误解为损害其自身财务利益,与财务部门产生分歧。因此,必要的财务沟通,有利于提高财务主体对财务部门监管的认识,同时能进一步增进对财务工作、财务部门的理解,树立财务责任意识,自觉遵守财经法律法规,共同维权。

(二)财务沟通有利于增强各相关财务利益者的监督意识,加强内控

过去,很多财务主体过多地抬高财务部门的地位,滋生了财务部门不良的机关作风,相应也忽视了对财务部门的监督。近年来高校财务部门因职责分工不明确、内控制度不健全而产生的财务干部滥用职权、贪污受贿,财务人员利用职责之便,挪用公款、做假账、套取现金等财务舞弊问题如最近发生的泸州某职业学院财务领导利用职权之便,偷盖财务印章,套取公款事件。财务部门非净土,需各相关财务主体的监督。各相关财务主体在沟通中可经常性核实财务信息的准确性、真实性、合理性,检测财务部门是否认真严格落实财务预算,严控资金使用,既维护了自身财务权益,又监督了财务部门完善财务制度,改进财务管理手段,公开财务信息。
(三)财务沟通是提高财务工作效率的基本保障

在财务管理过程中,包括财务部门各岗位、学校各部门之间往往因为职责分工问题,相互之间不协调,遇事相互推诿,推脱责任,使得各项财务管理业务十分混乱。财务沟通,就是要求财务部门主动将各相关财务岗位、财务主体通过业务往来链接成数个较为完整的财务体系,每个财务体系由无数个相关财务职能环节搭建。财务部门根据财务体系上承担的不同财务职能,落实财务任务。各个财务主体自觉明确各个流程环节上的财务职责,认真履行财务政策,理清各环节上的制度障碍和人为障碍,畅通财务渠道,进而降低了沟通成本,提高了工作效率。如某高校财务部门的学生财务管理工作研讨会,专门讨论了学生收费、欠费催缴等相关财务管理工作,理顺了学生财务管理工作的各个环节,为实现作业化、标准化财务流程奠定了良好基础。

(四)财务沟通是财务人员与各相关财务主体之间情感、人格魅力、信任感传递的重要途径

西方哲学流派胡塞尔强调人们之间的交往是充满着“人格主义态度”的交往。“交互主体”就是要达到主体间的互识与主体间的共识。在长期的财务业务往来过程中,财务人员与各财务主体之间的交流不仅仅限于单笔业务的交流、财务权益的维护和实现过程,而是潜在一种情感,即从不熟知到相识,相识再到相知,从而逐渐形成一种共识,然后建立起相互尊重和信任的关系,让双方之间清晰感知到对方为人处事的原则、信用维护程度、责任履行意识、人格魅力。那么,这种从财务业务关系到个人关系,从个人关系再融入到财务关系,推而广之,逐步建立起和谐的财务关系。

三、加强财务沟通,提高财务管理水平

(一)重视财务沟通,增强财务沟通意识

良好的财务沟通,是提高财务工作效率和管理水平的根本保障。财务部门是财务信息的缔造者、掌握者,因此财务沟通需从财务部门做起。财务领导要充分认识其重要性,主动增强财务沟通意识,积极向学校一级财务决策群做财务汇报,让他们了解学校财务状况,做好财务预测。同时,财务领导在财务部门内部注重灌输财务沟通思想,引导财务人员注意日常的财务沟通,各科室、岗位之间经常交流,相互支持、相互配合。要求财务人员做好与其他财务主体的财务信息沟通,减少分歧,赢得其他财务主体的信任和理解。

(二)创造条件,为财务沟通提供必要的沟通基础

财务沟通必须依托于一定财务沟通平台的建立、财务沟通渠道和沟通内容的规范。郭宏将财务信息沟通系统分为四个层次,笔者则以财务部门为核心,立足于财务信息特点,建立辐射到上级主管部门、财务部门内部、其他相关职能部门、其他财务个体三个层面的财务沟通平台(如图1)。

实现流程式的财务沟通渠道。以财务业务流程为载体,按照财务流程环节进行财务信息沟通,每个流程环节就是一个财务沟通指示点,各财务主体沿着财务流程,依次进行财务信息分解,各自获取财务信息。相应的,各财务主体将上达或下传的财务信息进行消化、验证、充实,又顺着财务流程反馈到各流程环节的关键部门,从而达到财务沟通的目的。这样既提高了财务沟通的效果,也提高了财务工作效率,又强化了各流程环节的部门责任。


财务沟通内容的规范,要求财务沟通信息的准确性、可靠性、清晰性。财务信息具有严肃性、原则性强、影响力大、保密要求高等特点,一旦财务信息公布,必然会产生与财务权益相关的财务行为。因此,财务沟通的信息须经得起考验,不得随意公开。财务沟通内容包括财务预决算报表信息、财经制度规范、业务通知、财务流程、财务资金状况等反映学校财务收支、财务工作状态、教工权益的信息。在财务沟通内容发布时,务必要求各项财务内容客观、公正、合法、有效,财务内容清晰、严肃,具有权威可信度。

(三)注重财务沟通语言的通俗化、易理解

财务语言具有专业性特点,财务部门出台的相关财务报告、报表相对于其他财务主体来说比较陌生,信息摘取比较吃力。在财务沟通时,往往由于财务专业语言和语言符号的特殊性而影响了沟通效果。因此,财务人员在财务沟通过程中,应尽量采用通俗化财务语言,将专业的财务信息表达清晰、容易理解。在财务沟通平台信息发布时,也要尽量用简单明了的话语描述,让每个财务主体能够轻松地获取自己所需的财务信息,同时也可以学习到有用的财务知识。如办理借款业务,财务语言为借方——其他应收款,贷方——现金或银行存款,通俗化则表达为用现金支付给借款人的暂借款,需要借款人到时回来办理报账退款业务。

(四)普及高校人员财务知识,缩小各财务主体之间的沟通距离

针对不同层次的高校人员,建立层级性高校人员财务知识普及体系,完善和制作必要的财务知识普及读本。具体包括财务知识普及读本、财经指南或财经手册、财会知识百问等,将财务制度、财务流程融为一体。利用财务专网,采取政策讲解、专题培训和业务指导等方式,进行财务知识普及,让各相关财务主体熟悉高校财务,缩小沟通距离。