一、对会计信息化及其发展的基本认识

(一)会计信息化的内涵及其特征

“会计信息化”是指将会计信息作为管理信息资源,全面运用以计算机、网络通信为主的信息技术对其进行获取、加工、传输、应用等处理,为企业经营管理、控制决策和经济运行提供充足、实时、全方位的信息。会计信息化是信息社会的产物,是未来会计的发展方向。会计信息化不仅仅是将计算机、网络、通信等先进的信息技术引入会计学科,与传统的会计工作相融合,在业务核算、财务处理等方面发挥作用,它还包含有更深的内容,如会计基本理论信息化、会计实务信息化、会计教育的信息化、会计管理信息化等。

与传统的会计模式相比,会计信息化具有以下几个显著特征:(1)会计信息的表现形式更加多样化;(2)提供的会计信息能及时满足用户的需求;(3)会计信息的传输空间范围进一步拓宽;(4)以计算机、网络及通讯等现代信息技术为技术手段;(5)依据会计目标,按信息管理原理与信息技术重组会计流程;(6)以实现会计业务信息化管理为目标。

(二)会计信息化产生和发展的条件与动力

1.知识经济是会计信息化产生的外部条件。知识经济是建立在知识和信息的生产、分配和使用基础上的经济。为了生存和发展,企业会计只有顺应时代潮流,运用先进的计算机、网络、电子商务等信息技术,改造传统会计,提高财务信息处理与输出的速度,提高财务信息的质量,才能满足知识经济对财务信息的要求。

2.企业信息化对会计的影响是会计信息化产生的外在动力。企业信息化首推会计信息化,它是会计信息化产生的外在动力。这主要表现在以下两方面:其一,会计信息系统是企业管理信息系统中的一个重要子系统,产生了企业70%以上的信息。因而,会计信息化是企业信息化的核心内容,并在推动企业信息化建设中发挥极其重要的作用。要进行企业信息化建设,必须进行会计信息化建设,不实现会计工作的信息化也就谈不上企业管理的信息化。其二,企业信息化发展要求未来的会计信息系统应具有开放性,能利用网络技术进行信息发送与接收,达到内外数据共享,为其他相关的部门、行业提供综合信息服务。但现行的大多数会计信息系统根本无法满足这些要求,因此,为推进企业信息化建设,必须构建信息化会计。

3.会计信息失真等现实问题是会计信息化产生的直接原因。会计信息失真使国家在制定各项经济政策时缺少真实、可靠的客观依据,使企业内部管理者对资金总量和财务成果表现出来的清偿能力和变现能力缺乏正确认识,使企业的经营行为缺乏针对性和有效性。为解决问题,许多专家把目光投向了会计信息化。

4.现代信息技术与传统会计模型之间的矛盾是会计信息化产生的内在因素。信息社会里,社会经济环境和信息处理技术等方面发生了巨大变化,这要求会计要对此做出相应的反应,否则将会阻碍社会经济的发展和文明的进步。传统会计模型是工业社会的产物,是与工业社会的经济环境和手工的信息处理技术相适应的,其处理程序和规则与现代信息技术难以适应和协调,无法满足信息社会对会计核算、管理、决策的要求。

二、会计信息化的目的

(一)简化会计流程

由于电子计算机具有强大的运算功能,网络会计系统执行从会计凭证到财务报告全过程的信息处理,人工干预大大减少,客观上消除了手工方式下信息处理过程的诸多环节。相对于手工会计而言,网络会计的技术性及其复杂程度大幅度降低。

(二)收集整理信息

会计信息化集成所有数据于一个数据库,实现实时获取信息、实时处理信息、实时报告信息的新流程。在网络环境下,信息技术的发展使得财务业务的协同成为可能,企业的管理信息系统将企业整个生产经营活动的每个信息采集点都纳入企业信息网之中,大量的数据通过网络从企业各个管理子系统直接采集,并通过公共接口,与有关外部系统相联接,使会计系统不再是信息的孤岛,绝大部分的业务信息能够实时转化,直接生成会计信息,会计数据处理呈集成化之势。

(三)共享数据

共同使用数据,各级管理者可以实时动态地获取所需的信息,支持决策。在网络环境下,会计信息将具有更大程度的开放性和公开性。会计部门内部与其他部门之间及与外界环境之间的信息交流也变得十分便捷,财务部门的许多工作均可由其他部门完成。企业集团可以利用基于信息化的网络财务软件对所有分支机构实现集中记账、远程报账、远程审计、集中资金调配等处理。集团企业总部可以对数据进行及时的处理和分析,充分利用集团内部信息资源,实现真正的信息共享。

(四)动态反馈

在网络环境下,各种数据实现在线输入,电子货币自动划转,业务信息实时转化,自动生成会计信息,省却了手工方式下将业务资料输入到会计账簿的过程,使得会计核算从事后核算变为实时核算,静态核算变为动态核算。这样,信息使用者可以随时随地了解企业的信息,及时作出决策。
三、我国企业会计信息化发展中存在的问题

(一)企业管理层对会计信息化的重要性认识不足,且理论研究严重滞后

目前,相当一部分企业管理者以及会计人员都认为实现会计信息化的目的只是为了让会计人员从复杂的手工劳动中解放出来,只是为了减轻会计人员的工作量,提高劳动效率, 提高信息输出的速度。而没有认识到会计信息化建设是企业信息化建设的重要组成部分。还有的企业只满足于眼前的现状,认为不加强企业的会计信息化建设,企业也能搞好;甚至有的企业发展了,但是管理水平仍然停留在原来的水平上,管理手段和措施没有多大的变化;还有些领导甚至认为,企业实现会计电算化就够了,没必要再实现会计信息化,所以对企业的会计信息化不够重视,殊不知推进会计信息化建设对进一步提高企业经济效益有着重要的意义。

信息化会计理论研究滞后是制约我国会计信息化发展的又一十分重要的方面。目前的会计理论很少考虑计算机及网络进入会计领域所引起的变化,严重制约了会计信息化的发展进程。例如,会计假设作为传统会计建立的基石,主要划定会计核算的时空范围,是建立在时间和空间“二维”坐标基础上的一种“二维平面单向传递”会计观念,但在网络环境下对会计信息系统支持相对不足。具体表现在:(1)企业作为会计主体,其外延不断变化,使会计主体呈现模糊性,这就需要重新认识和拓展会计主体假设的空间界限。(2)现代经济中不确定因素不断增加,随时都可能导致企业解体,由此而引发了对持续经营假设的否定,缩短了会计的时间界限。(3)网络环境支持下的信息化会计重点突破速度问题,时间上使会计核算从事后达到实时,财务管理从静态走向动态,使会计分期假设消除了时间和断点。此外, 建立在传统会计假设基础上的会计原则也不能适应信息化会计的要求,也要在新的会计假设基础上进行重新设定。

(二)会计信息化从业人员综合素质偏低,缺乏复合型人才

目前我国许多单位、部门的会计人员很多,而且对会计业务也很精通,但是精通计算机知识的人员却不多。一部分是“半路出家”的信息化会计人员,对计算机知识了解极其有限,无法将计算机知识和会计知识有机结合起来,造成了会计信息化人员知识的不全面、不均衡、不系统;另外一些计算机专业人员对会计知识又比较贫乏,对运行会计软件过程中出现的问题不能及时解决和处理。所以,长期以来,会计信息化复合型人才的缺乏一直是制约我国会计信息化发展的关键问题。虽然有不少部门组织各种培训,但由于培训时间、培训内容、单位事务及个人精力等因素的制约,会计信息化方面的人才总体素质仍然不高。

信息时代会计信息化的应用,对会计人员提出了更高的要求。既要求会计人员要掌握会计专业知识,还要掌握相关的信息技术、网络技术、计算机科学等知识,了解财务软件的使用、保养和维护。会计信息化从业人员综合素质偏低的突出表现是对财务软件的应用方法和技巧掌握得不够透彻和熟练,对软件的认识有局限性,对软件运行过程中出现的故障不能及时排除,导致系统不能正常运行。这个问题已成为企业快速实现、发展会计信息化的障碍。

(三)财务数据难以实现共享,其安全性缺乏有力保障

从我国目前的实际情况来看,有一部分企业由于管理意识不到位、资金短缺、人员缺乏、业务链脱节等原因,而不能实现财务与业务一体化,这样就会影响企业会计信息化实现的进程。同时在网络环境下,财务信息的传递借助网络完成,如何保证信息从传递到接受的真实性、可靠性,成为会计信息化发展过程中的突出问题。尤其是一些集团性企业和跨国公司,利用Internet来传递数据、沟通信息时,由于Internet的开放性,将不可避免地出现一些问题。另外,对企业内部信息使用者来讲,如果使用权限划分不当,内部控制不严,也容易造成信息滥用和泄密。

(四)盲目投资

目前,许多企业信息化建设效果并不理想,有些企业一味强调一步到位,贪大求全,造成员工素质、基础管理和系统需求之间的“巨大鸿沟”,甚至由于资金问题而使项目难以为继、中途夭折。究其原因,主要是盲目上马、缺乏规划造成的。信息化是一项复杂的系统工程,要根据企业自身的实际情况,进行统一的整体规划,确定信息化的阶段性目标;要根据企业自身的承受能力,以及企业管理中的突出问题和主要矛盾,采取量力而行、循序渐进的方法。

四、解决会计信息化发展中相关问题的对策

(一)建立信息化会计新理念,提高对会计信息化的认识水平

在网络经济时代,需要跨越现行会计的时空观念,建立适应知识经济下网络环境的会计信息系统时间、空间和速度“三维观”新理念。首先,网络经济环境中“会计主体”假设应重新解释,其应该是“以经济利益为纽带,以项目合作为目标的社会组织集合体”。其活动空间范围可以包括传统会计系统界定的“实”的物理空间中的公司、企业、集团及其分支机构和内部独立核算组织、责任中心、行政事业单位、基金组织、独资企业等,也可涵盖以网络“虚”的媒体空间为主的“网络公司”、“虚拟企业”等网络化开放式公司、组织、社团等临时性结盟组织。其次,废除“持续经营”假设,建立“项目清算”假设。最后,废除“会计分期”假设,建立“实时传递”假设。总之,会计基础理论的创新,将使会计方法和会计实务的发展得到理论上的指导。以网络经济、信息化会计为背景而建立“三维”会计假设新理念,将会是会计理论发展史上又一次重要的突破。
(二)大力培养合格的信息化人员,提高财务人员整体素质

1. 企业应立足于国际水准,培养或聘用一批高级技术人才,他们能够掌握国际先进技术,精通信息技术,熟练应用会计信息化,推动企业信息化事业由“核算型”向“管理型”、“职能型”转变。

2.各单位应积极组织会计人员学习和提高会计信息化知识,维护软件正常运行,掌握计算机先进技术,培养复合型人才为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造人才条件。

3.培养复合型人才,可以在院校开设会计信息化专业或在财会专业中增设计算机编程、维护等课程,可以让财会人员进修计算机课程,还可以让计算机人员、在岗人员实习并进修财会知识。

4.加强并制订实事求是的会计信息化人员培训计划,要注重实效,不搞一刀切。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员,应按不同内容、不同要求进行培训。对系统维护人员,应尽量聘用计算机专业人员,毕竟计算机系统维护是一项专业性很强的工作,对这些计算机专业人员只要进行简单的会计培训就可以收到良好的效果。

5.加大对会计信息化人才的培养力度。要针对单位会计人员的特点和工作要求,科学地确定培训内容,做到教育对象层次化、知识结构系统化,更新会计人员的知识,提高会计技能以适应市场经济的要求。应把会计信息化列入学历培训、会计专业技术资格考试范围之内,以形成必要的外部压力。可通过建立培训中心,抓好在职会计人员的培训,保质保量培训合格人才。还可以在各财经院校开设并逐步增加会计信息化课程,保证会计信息化后继有人。同时,单位会计信息化人员要正确认识会计信息化后自己的作用和地位,在实践中学习,在实践中成长,不断丰富工作经验,提高操作技巧,提高发现问题和解决问题的能力。

(三)进一步健全“网络财务”系统,加强系统的安全控制

财务信息是反映企业财务状况和经营成果的重要机密,不得出错、泄露和损失。因此,必须要加强“网络财务”实施后财务数据在网上的安全存取和传递。

对网络财务系统的安全问题,应从以下几个方面进行防范:(1)建立一套健全的内部控制制度。企业为了保护资产的安全、会计信息的准确性和可靠性,应在内部采取一系列控制措施。完善的内部控制可有效减轻由于内部人员道德风险、系统资源风险和计算机病毒所造成的危害。企业应从软硬件管理和维护控制、组织机构和人员的管理控制、系统环境的管理控制、文档资料的保护和控制、计算机病毒的预防与消除等方面建立一套行之有效的制度,从制度上保证网络环境下会计系统的安全运行。(2)通过完善网络技术来防范网络风险。在技术上对会计信息系统的各个层次(通信平台、网络平台、操作系统平台、应用平台)都要采取安全防范措施,建立综合的多层次的安全体系。(3)建立能够使计算机网络安全、健康发展的法律制度。通过法律给会计信息化提供健康、良好、宽松的发展环境,对于利用网络进行犯罪的不法之徒,一经证实,一定要绳之以法,惩前毖后。

(四)分阶段、分步骤有计划实施

会计信息化不可能一步到位,这是由会计工作与信息技术的特点决定的,首先会计理论和会计处理方法是随着经济环境的变化而变化的,软件只能解决当前存在的问题,无法解决未来未知的问题;其次信息技术在不断地向前发展,网络、计算机、系统软件每过一段时间就有一次大的发展,因此,在实施会计信息化时,如果一味地追求技术上的先进性,一方面成本高,另一方面,如果没有先进的管理理论、管理方法、管理工具,也不能充分发挥软件应有的功能,形成极大浪费。所以企业要从实际出发,循序渐进发展;应从自身情况出发,结合人力、财力、物力,有计划、有步骤地实施会计信息化战略。

主要参考文献

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