随着信息技术的发展,ERP成为实施企业信息化的一种崭新的管理思想和方法,被越来越多的企业认同和采用。在ERP系统中,会计信息系统将物流、资金流转变为信息流,处于整个系统的核心。

在会计信息系统课程的讲授中,要让学生真正理解ERP系统的治理理念和ERP环境下的会计业务处理流程,不通过会计信息系统实验的训练是无法实现的。因此,对于会计信息系统实验课程来说,除了教师对相关信息系统理论和系统实际操作的讲授外,设计出一个好的学生实验案例①至关重要。学生通过对案例的实战演习,能够更深刻地了解ERP环境下的会计信息系统,以便更充分地面对未来工作的挑战。本文结合用友ERP-U8系统以及笔者的教学实践,谈谈在ERP环境下会计信息系统学生实验案例设计的几点思考。

一、实验案例最好来源于企业实战

一般情况下,会计信息系统学生实验案例的来源有3种:一种是由讲授该课程的教师根据学生需要掌握的操作内容自行编制;一种是根据教材提供的案例,按部就班进行实验;最后一种则改编于企业的实际应用案例,因此要求任课教师能够获得相关资源。在这3种来源中,第一种的质量取决于教师的经验,最终的实验案例可能只涉及简单的业务流程,各子系统之间可能缺乏连续性;从所选教材获得的实验案例一般情况下也相对简单,因为教材通常只涉及常用的基本操作;来源于企业实战的实际应用案例有可能联系到企业的整体,包括企业所处的外部环境和内部组织,各个子系统的实验素材具有连续性,学生在进行实验的过程中仿佛置身于企业的实际环境中,能激发学生的使命感和积极性,促使他们主动思考,规划自己的实验过程和实验步骤。

因此,如果教师有可获得的资源,最好对企业实战的会计信息系统案例进行改编,根据所讲授的ERP系统设计各实验子系统和模块,构建企业的外部环境(包括企业性质、供应商、客户、开户银行、税务账户等)和内部组织结构(各职能部门、机构、人员等),保留各功能子系统和模块重要的实验材料,比照企业实际面临的问题和情境设计实验要求,由学生自行安排实验过程和步骤,让整个案例自始至终贯穿于学生的课堂实验,最终以实验报告的形式提交实验结果。

二、案例所涉及的子系统或模块数和操作的详略程度应随课时相应调整

一般情况下,ERP环境下的会计信息系统主要由系统管理、企业门户、总账、报表、固定资产、工资、销售与应收账款、采购与应付账款以及决策支持系统组成,其中以总账和报表为核心。不同企业的ERP系统有不同的设置。如在用友ERP-U8中,采购和销售的部分与存货一同构成供应链,决策支持也放入其他模块,因而会计信息系统有系统管理、企业门户、总账、报表、固定资产、工资、应收账款和应付账款,同时根据版本的不同,U8.6及以上版本工资子系统并入人力资源管理。

具体设计学生实验案例时应根据不同的课程要求,对所涉及的模块进行调整。总体上,36学时的课程可以围绕系统管理、企业门户、总账、报表子系统或模块展开。如果为54学时,则在此基础上可再增加固定资产子系统和工资子系统。进一步,如果为72学时,实验案例则可以涵盖所有的子系统。除此之外,还应根据学时的多少,权衡所涉及的子系统或模块的个数以及各子系统或模块内部操作的详细程度。比如在用友ERP-U8中,如果学时充足,在设计固定资产子系统学生实验案例时,可以考虑让学生体会固定资产拆分的操作。一般情况下,固定资产的拆分可通过如下两种方法进行操作:(1)通过手工的方式将记在同一个固定资产卡片上的固定资产分别重新记入不同的卡片,并在新基础上进行后续的折旧等操作,再将原卡片注销;(2)利用系统自带的固定资产拆分功能。显然,第一种方法用到的固定资产模块更多,可以让学生体会固定资产子系统各模块之间的关系和各模块整体的运作流程,第二种方法更为简单,却无法实现这个目的,二者各有利弊。因此在实验设计时,可以提出“用两种方法实现固定资产拆分功能,并比较不同的实现方法”这样的实验要求。

三、实验案例应能让学生体会ERP系统治理的理念

ERP环境下,会计信息系统是ERP众多系统中的一个子系统。会计信息系统的目标不再是算账和报账,而是财务信息治理。财务信息治理将系统视为一个整体,不同的实验程序和步骤都会对后续的操作产生影响,甚至影响到最终的实验结果。因此案例的设计应能让学生感受到这一理念。为了实现这一目的,对每个子系统实验案例首先进行分层设计,每个层次包含不同的实验模块。可具体为初始设置层次、业务操作层次和治理分析层次。在系统初始化设置实验的设计中,应当注重让学生理解各参数设置的含义和目的,以及对后续参数设置的影响和对日常操作的影响。业务操作层次实验设计的关键在于让学生了解不同的模块所要录入的具体初始单据。治理分析层次基于前面两个层次的结果,最终通过设置各种指标对经营加以监控,并对业绩加以评价,实验案例设计应注重让学生体会各种不同的方法的指标选取和设定,从而更深入理解ERP的系统治理思想。如在用友ERP-U8总账系统实验设计时,可将整体实验分为上述3层次,初始化层次的重点在于子系统环境的初始化,包括会计科目的设置、账户金额的录入和账簿打印的设置等,强调初始化的各参数的具体意义;在业务操作层次主要关注记账凭证等,让学生了解总账子系统的最主要的单据;最后在治理分析层次,则可让学生自行设计财务业绩评价指标,对案例的经营成果进行分析。
除此之外,在会计信息系统中,各岗位分工、权责明确对于整个系统的内部控制至关重要。如果权责不明、分工不合理,很有可能导致系统的舞弊。因此系统治理的思想还体现在对岗位的设置、分工和协调上。在实验案例设计过程中应对此重点加以强调。如在用友ERP-U8中可以通过系统管理实验的设计实现。案例材料中给出角色或人员,却不给定权限,而让学生根据其他学科的知识或自己的理解对角色或用户设计权限范围,在后续案例中,让他们选择不同的操作员进行各子系统的操作,从而使学生体会权限分配和设置的重要性。在此基础上,还可让学生体会不同操作员之间的相互分工和配合对整个系统的正常运行的作用。如在用友ERP-U8的总账子系统中,凭证制作和凭证审核应由不同的人员进行,在案例设计的过程中,可以给出两个以上的操作员,要求学生为他们分配定义权限,以配合完成凭证的编辑和审核。

四、案例的设计应设置可引发思考的“陷阱”

如果一个实验案例让学生轻松完成,那么这个案例就不能算完全成功。因为在这种情况下,即使学生完成了案例,他对实验的理解也不会很深刻。所以在案例设计的过程中,应针对实验的重点和易出错的地方,设计一些“陷阱”,让学生在出错和纠正错误的过程中去更加深刻地体会流程和数据之间的关系。

如在用友ERP-U8中,对人员权限分配的实验设计就可以贯彻这一原则。在企业门户、总账等子系统或模块的操作过程中,如果操作员不具备公共目录的权限,就难以进行基础数据编辑,以至于后续操作无法进行。公共目录权限应在系统管理中定义。因此在设计实验案例时,不在实验资料中给出各操作员权限的详细定义,让学生自行体会,在后面操作无法继续时,再引发他们对权限定义的思考,最终加深理解。再如在用友ERP-U8中,要实现支票领用时自动进行支票填写的功能,需要3个铺垫性的操作:其一,将银行存款科目指定为银行日记账;其二,定义结算方式,增加支票结算,并将其设为票据管理;最后在总账子系统的初始设置中选择支票控制。因此在设计案例时,可要求学生自行设计实验步骤实现这一功能,并通过实验报告进行总结。这样如果学生无法完成实验要求,就会去找错纠错,从而确实掌握系统的此项功能。

五、实验案例的设计应可引发学生对信息系统设计的思考

学生在未来的实际工作中,很有可能面临会计信息系统的二次开发,一般情况下,他们需要向系统设计人员对所在单位的系统提出需求分析。这个时候,没有一定的信息系统设计的知识是不能胜任的。因此在实验案例设计时,应让学生体会会计信息系统的流程图。具体的实现方式视学生的先修知识不同而不同。如果学生在修这门课之前,已经对系统设计的理论、模型、方法有所了解②,那么可以在每个子系统的实验完成后要求学生在实验报告中根据对实验流程的理解,绘制所用会计信息系统软件中该子系统的流程图。在学时充足的情况下,还可以分配一些学时对此加以讨论。如果没有相关先修知识,任课教师可以补充这方面的内容,在每个子系统实验完成时,给出流程图并讲解,再回顾实验操作加深对实验的理解。如在用友ERP-U8系统环境下,在设计总账子系统实验时,可以要求学生在完成总账子系统的操作实验后,绘制总账子系统的流程图,并结合手工账务处理流程图对电算化和手工处理的区别与联系加以讨论。在教师给出流程图的情况下,在设计实验时,可以要求学生在实验报告中总结手工账务处理流程图和电算化账务处理流程图的区别。

总之,对于会计信息系统这样一门实践性很强的课程来说,设计出一个好的学生实验案例对于整个课程来说非常重要。首先好的实验案例可以引发学生的学习兴趣,其次学生可以从案例实验中掌握ERP环境下会计处理和数据的流程,体验将来在企业实战中将要面对的不同情境,为将来的实践工作做好充分的准备。

主要参考文献

[1] 齐伟超. 完善电算化实验教学的思考[J]. 中国管理信息化:会计版,2007(4):77-80.

[2] 徐广成. 基于ERP环境下会计信息系统实验教学改革研究[J]. 中国管理信息化:会计版,2006(8):76-78.

[3] 谷增军. 会计信息系统课程实验教学存在的问题及对策研究[J]. 中国管理信息化,2008(11):106-107.