企业会计信息化是建立在信息技术基础上,利用现代企业的先进管理思想,全面集成企业的所有资源,使企业的决策、计划、控制与经营业绩评价具有全面化、整合化和动态化的特点,打破了传统的职能划分的作业模式,全面形成新的管理思想、管理模式和信息技术。它不仅是信息技术运用于会计上的变革,更代表了一种与现代信息技术环境相适应的新的会计思想。

内部控制是对企业的整个经营管理活动进行监督与控制的过程,它与企业经营活动相互交织,为企业基本的经营活动而存在。内部控制涉及到企业多个部门的管理,而围绕在控制活动周围的是信息与沟通系统。在会计信息化环境下,从信息与沟通在内部控制中作用与地位中可以看到,建立良好的内部控制体系对于企业的发展具有长远意义。

■一、会计信息化对企业内部控制的影响

会计信息系统的应用实现了从采购到付款、订单的获取到发票的开出等业务集成,大量的数据通过网络从企业各个管理子系统直接采集,并通过公共接口与有关外部系统相联结,将业务流程与会计流程、会计核算与会计控制集成到一起,同时实现了物流、资金流、信息流的集成,实现了财务与业务的一体化。因此,企业会计信息化的实施对内部控制造成了一定的影响。

1、扩大了内部控制的范围

传统的内部会计控制主要局限于企业内部的查错防弊,而会计信息化条件下的控制范围相应扩大,其中包括对系统开发过程的控制、数据编码的控制以及对调用和修改程序的控制等。传统的会计信息系统内部控制侧重于对企业内部的管理,而在会计信息化环境中,企业面对的不再是一个独立的、封闭的环境,它要与互联网上的众多企业进行频繁的电子交易活动,形成企业与企业之间、企业与客户之间、企业与政府之间共享资源的局面。

2、改变了内部控制的方式

数据处理的集中性使内部控制程序化。在电算化会计中,会计控制由人工控制变为人和计算机共同控制,大部分的会计处理工作都由计算机自动完成,这种数据处理的集中性使得传统的组织控制功能减弱,原有的内部控制措施逐步由相应的程序功能代替,使得会计控制更为复杂,要求更加严密。其次,会计信息处理和输出的控制,基本上是通过计算机程序自动进行的,主要取决于应用程序的正确性和环境控制能力,系统设计应具有识别信息失误的能力。

3、提高了内部控制的时效性

企业使用计算机处理会计和财务数据后,会计部门不仅利用计算机完成基本的会计业务,还能利用计算机完成各种原先没有的或由其他部门完成的更为复杂的业务活动。同时,信息化环境下经营信息的高度共享,使企业的决策者能随时了解经营情况并及时做出应有的反应。各部门管理人员也可以随时监控系统运行情况,收到信息化系统自动发出的异常情况信息后快速做出处理,从而达到及时控制风险和损失的目的,提高内部控制的时效性。

■二、会计信息化环境下企业内部控制所面临的新问题

信息化的实施改变了内部控制的运行环境、控制范围和控制重点,企业过去基于文件审批的内部控制机制也无法适应会计信息化基于流程的管理需要。同时,由于企业的业务运作更加依赖于会计信息化系统,这种依赖和信息系统本身特点所导致的脆弱性形成了企业新的业务风险,自然也给内部控制带来一些新情况、新问题。

1、与内部控制对应的管理制度不健全

信息化在处理方式和内部结构上与原来的手工会计系统存在着较大的差别,原有手工会计环境下的管理制度已不能适应信息化管理的需要。要保证信息化安全、有效运行,就必须建立健全一套新的管理制度。否则不但不能很好地发挥会计信息化的作用,还会造成单位工作的混乱,给非法行为以可乘之机,从而给企业造成无法挽回的损失。

2、内部控制缺乏完善的监督机制

一个健全的内部控制体系必须得到有效的监督。内部审计制度本是监督体系中重要的一部分,但是有相当一部分企业没有建立内部审计制度,已建立内部审计机构的企业也未能发挥应有的作用,内部审计工作得不到必要的重视和支持。同时,也有少数内部审计人员业务素质低,不能适应工作的需要,导致企业内部控制监督不力。

3、计算机环境下加大了内部控制的固有风险

由于计算机系统必须潜入内部控制程序,使得内部控制对计算机技术具有一定的依赖性,并增加了差错发生的可能性。这主要表现为:计算机系统中的内部控制需要人工控制与计算机程序控制相结合,许多应用程序中都包含了内部控制功能,而这些程序化内部控制的有序性将取决于应用程序,如果程序发生差错或不起作用,由于人们的依赖性及程序运行的重复性,使得控制的时效长期不被发现,从而使系统“在特定方面发生错误或违规行为的可能性较大”。

■三、信息化环境下完善企业内部控制体系的建议

1、建立科学、统一、规范的内部控制制度

加强内部控制,需要统一的会计控制规范。统一的会计控制规范既是推动企业内部控制建设的法律保障,同时也是企业加强内部控制建设、进行内部控制评价的标准。信息化系统在企业的实施对其内部控制体系产生了广泛而深远的影响,它的应用并不仅仅是简单的软件系统及其网络的使用,还应该配合企业内部业务流程的优化,企业内部管理体系,特别是内部控制体系质量的提升才能体现其应用价值。企业内控体系的设计和实施都必须根据环境的变化进行适时调整。
2、加强和完善内部控制监督机制

首先,应引进并强化外部监督机制。发挥政府在建立内部控制方面的作用有利于内部控制的有效进行,特别是在企业管理层会计控制观念薄弱的情况下,更应该依靠政府的威慑力。若企业管理者未能按照有关规定执行企业内部控制制度,违反相关规定的依法惩处,追究法律责任。同时,还应确保内部控制制度的有效实施。应特别关注企业内部控制制度的有效实施,因为它对企业财务管理目标的实现和企业财产的安全有着重要的、直接的影响。

3、加强网络环境下数据输入和通信控制

由于计算机处理数据的能力很强,处理速度非常决,如果输入的数据不准确,处理结果就会出现差错,从而影响一系列后续工作。企业应该建立起整套内部控制制度,以便对输入的数据进行严格的控制,保证数据输入的准确性。同时,数据通信控制是为了防止数据在传输过程中发生错误、丢失、泄密等事故的发生而采取的内部控制措施。要采用各种技术手段以保证数据在传输过程中的安全、可靠,可采用数据加密、数字签名、及使用第三方的加密软件加密后传输。

信息化的实施不仅是一场新的技术革命和管理革命,而且是一场深刻的思想变革。企业会计信息化作为企业管理信息化进程中重要的一项内容,正逐步在企业中得到更加广泛的应用,企业应该充分利用这种新的管理工具,同时也要认识到由于信息化自身的特点给企业带来的变化,只有认真分析新的会计环境,制定有效的内部控制体系,才能将先进的管理思想与信息技术完美的结合在一起。

随着社会主义市场经济的发展和企业所处环境的不断变化,内部控制制度中的新问题将不断出现。只有对其深入研究,才能使得企业的内部控制制度不断地调整、改善,真正做到保证会计数据的可靠性和真实性,提高企业的经济效益,保证社会主义市场经济的正常运行。

参考文献:

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