随着高等学校体制改革和办学规模的扩大,学杂费收入已经成为高校资金来源的重要组成部分。怎样做好收费工作,保证学校的资金及时到位,已经成为高校财务管理工作的重点和难点之一。现在高校收费中主要存在的一些难点问题,如:高校收费管理机制的非系统性、低效率性等[1]。近些年来,高校学生欠费严重,也成为了高校收费管理中的重点问题。为解决高校的这些收费问题,规范收费行为,提高管理效益,学校必须加强收费管理的内部控制。

一、学校收费内控制度的建立

高校的内部控制制度是高校为了规范收费行为,保证收费资金安全,促进收费工作的正常开展,利用学校内部分工而产生的相互制约、相互联系的关系,从而形成一系列具有控制职能的方法、措施、程序,并予与规范化、系统化,使之成为一个严密、较为完整的体系[2]。经过长时间的实践和探索,学校的内控制度应包含如下内容:

1 票款分离

高等学校收费按国家有关财政制度的要求,实行票款分离,学费、住宿费收入直接进财政专户。高校在银行开设学生缴费专用账户,学生到银行缴费或由学校代收代缴,学生所缴学费进入学校的收费专户,学校根据学生缴费明细打印收据发给学生,收据结报联缴财政核销,根据财政核销的收费金额从学费专户划拨学费上缴财政专户。票据有专人申领、核查、结报,收费由银行或学校出纳完成,学费管理岗位责任人开具收费票据。

2 收费领导小组、计财处、教务处、学生处、各分院分工协调

收费工作是学校的重要工作之一,需要各部门通力协作,相互配合来共同完成。为提高收费效果和效率,学校对各部门进行分工,明确各自的职责和权限。收费领导小组负责收费标准的审核和向省物价局报批。计财处负责学费收缴的主体工作,即:设置收费标准,制作收费通知单,收款开具票据,票据申领与结报,贷款、奖学金等抵扣学费,统计收费金额和制作欠费通知单,核对收费金额,收费金额上缴财政专户等。学生处负责新生信息的提供、助学贷款的审批等工作。教务处负责学生提供学生学分的结算信息和欠费毕业生的学费催缴工作。分院是学生管理的主体,负责缴费学生的注册、催缴学费、困难学生的初步认定、学生缓交学费的申请等工作。工作流程如图1所示:

3 收费系统权限设定

收费工作要取的好的成效,必须有先进的收费手段和管理模式。现在高校基本实现了收费工作的信息化管理,信息流的准确、有效、安全、可控成为信息管理追求的目标之一,要实现该目标必须进行有效的权限控制。收费管理软件的权限设置是由收费工作的业务流程和财务内控制度来决定的。收费管理软件大致可分为如下角色:系统管理员、学杂费应收款设定、收费管理、票据管理、银行对账、收费查询统计等,每个角色具有不同的权限和用户。描述如下:

(1)系统管理员:由计财处计算机维护人员负责,负责软硬件的维护、学生数据的初始化、数据备份和恢复等工作。

(2)学杂费应收款设定:由计财处会计负责,根据学生类别、专业、所修学分等信息,按照物价核定的收费标准设定学生应缴的学费、住宿费等信息。

(3)收费管理:由会计人员负责,学费应缴款项的审核、打印收据、账务处理的前期工作、统计缴费情况、制作学费催款单、奖贷困助学金发放和抵扣学费等。

(4)票据管理:票据管理人员负责,票据领用、分配,票据收费金额统计,票据结报和预算资金上缴国库等。

(5)银行对账:由会计人员负责,核对银行学费专户金额和会计账目的应缴财政专户的金额、核对收费明细和银行学费专户缴费明细等。

(6)收费查询统计:院领导、教务处、学生处、各分院、学生等能通过IE查询、统计学费缴纳情况,学生只能查询本人的应缴学杂费、实际缴费和奖贷助勤等发放情况,分院只能查询统计本分院学生缴费情况,校领导、教务处、学生处等部门可以查询统计所有在校学生的缴费情况。

以上有些角色需要由不相容的岗位来担任,如:学杂费应收款设定和收费管理两个岗位不能由同一人担任,票据管理和收费管理两个岗位不能由同一人担任等。

4 收费金额核对

收费金额核对工作是做好收费工作的很重要的一个环节,银行学费专户的存款额需与收费系统的实收金额核对一致,也需与账务系统的学费专户银行帐核对一致。学杂费票据的金额同应缴财政专户款、系统缴费明细相核对,核对无误才能保证收费信息额准确性。学生在缴费之前通过缴费系统或缴费通知单核对和确认自己应缴学杂费金额。学生通过银行缴费或到学校缴费后,也可以通过系统来确认自己是否缴费成功。通过全方位的数据核对工作,来确保收费工作的正确执行。

二、学校收费内控制度的执行

学校收费内控制度制定好后,能否得到有效的执行将直接影响到收费工作的效果和效率。在制度执行中,学校主要采取以下措施:

1 进行诚信教育,加强学生缴费、注册工作

学校在新生入学教育时,进行相关的诚信教育,使学生认清缴费的重要性,养成良好的缴费习惯。各二级学院以多种形式向学生广泛宣贯缴费和注册工作的重要性以及不缴学费和不注册将会产生的后果,增加学生按时缴费和注册的自觉性。
2 公平高效执行困难学生资助政策

学校为帮助困难学生完成学业,根据国家相关制度的要求,制定并实施了完善的助学制度。完善国家助学贷款,通过现代化技术手段简化贷款环节和手续,并且主动与银行加强联系,加大贫困生助学贷款工作力度,确保贫困生安心完成学业。

进一步完善和落实奖学金、勤工助学、困难补补等一系列助学制度,通过学生管理系统、助学发放系统,规范和高效地实施困难学生资助政策,足额提取学生奖贷基金,公平公正地发放奖学金、助学金等,确保国家的资助政策落实到位。

3 改进收费管理手段,提高收费效率和效益

我校实行的是“银行托收,学校与银行数据共享”的收费模式[3],该模式的具体业务流程如下:

具体做法如下:

(1)学校到银行开设学费存款专户,向银行提供学生交费标准明细清单,通知学生如何交费。

(2)银行接收学生交费标准明细清单,进入银行交易系统,同时更新学校收费据。

(3)本省学生到银行的就近营业点填写现金交费单或转账交费,外省学生到银行信汇到学校的学费专户,银行向学生提供交费回单或信汇回单,交费金额进入学费专户。

(4)学校根据学生交费明细清单,打印学生交费收据,学生凭银行回单到财务领取收据。

(5)学校把学费专户里的学费金额上缴财政专户。

完成以上流程需有信息系统的支撑,我校和新利软件公司、工商银行合作共同实施了银校通收费管理软件,实现了学生收费信息在学校各部们、银行实时共享,实时反馈的动态交换。该系统的最大优势在于收费信息在学校的服务器上,学生的缴费信息可以由校方维护,并能通过公网实现和银行联网。学生到银行缴费后,缴费信息进入银行系统,并同时更新学校服务器的收费信息,银行定期核对银行收费信息和学校的服务器的收费数据,避免出现单边账,保证数据的准确性。

通过该信息系统的实施,提高了收费效率,实现了收费信息的共享,方便了学生注册、选课等后续管理工作。

4 严格执行学校的学费欠费追缴制度

学生未在规定的时间内缴费,按学校要求要办理缓交学费申请,经学院审核,学校批准后,可在缓交期满后缴费注册。缓交期满仍未缴费的,学校会向分院下发催缴学费单,由分院的辅导员、班主任向学生做工作进行催缴。家庭困难学生按学生困难资助政策办理。通过学费催缴程序,避免了学生恶意拖欠学费,使学费收缴工作得到了很好的执行,提高了学费收缴率。

5 学费收缴绩效考核

二级学院的学费收缴率作为考核二级学院的一项重要指标,同经费拨款挂钩。学费收缴率达不到学校规定的指标,学校将在二级学院的人员经费中扣除一定比例的经费,从而来调动学院的收缴学费的积极性,来确保学校收费工作的完成。

三、学校收费内控制度的实施效果

学校收费内控制度实施后,学校的学费收缴率的逐年提高,欠费率由5年前的6%降到1%,追缴历年学费欠款420多万元,保障了学校的事业经费,取得了很好的效果。通过近5年的实践,使学生养成了良好的缴费习惯,学生诚信度也逐年提高,学生贷款资助额逐步提高,银校合作进入了良性循环。

主要参考文献

[1]刘瑞芬.高校收费管理机制的缺陷和完善措施——以某艺术学院学生欠费现象为例[J],会计之友,2008年第7期中.

[2]闫世刚、张华.财务内部控制制度在高校收费管理中的应用[J],通化师范学院学报,2008年第12期.

[3]陈国旗. 一种新型的高校收费模式的设计与实施[J],教育财会研究,2004年第2期.