高等院校财务管理中复杂事务的解决方案
——谈财务电算化的“第三方软件”
南京理工大学财务处 张建华
财务电算化经过多年的发展，在高等院校的财务管理工作中得到普及，对提高工作效率，规范财务管理起到重要的作用。通过长期的投入及运用，财务管理计算机及网络系统已经成熟，财务部门成为学校网络最完善、计算机使用最频繁的部门，整个财务工作完全依赖计算机及网络系统来维持。
目前财务电算化进程基本上处于狭义电算化阶段，所谓狭义电算化就是完全依赖现有的财务核算软件，处理纯财务核算事务，整个处理流程处于封闭的局域网中，通过校园网发布单向的、格式化财务信息。财务软件供应商(第二方)一般只能提供基本的核算软件及部分衍生软件产品，不能满足财务人员处理各种日常业务的需求，造成高度计算机化及手工操作并存的现象。
校园网络化、办公自动化、管理信息化，是高等院校的发展趋势，目前校园网络化随着校园网的建设已经实现，为信息的传输完成了硬件准备；推广普及计算机处理日常工作使办公自动化初步成型，形成了大量的计算机文件，为管理信息化提供了数据资源；管理信息化在前面两化的基础上，要求全校数据资料得到有效利用，它需要一个学校层面上的统一规划，以及共享标准和操作规范，这个步骤才刚刚开始。财务管理计算机网络系统经过多年的运行，形成了大量的有价值的数据信息，从整个学校的管理工作看，这些财务信息同样是管理信息化的重要资源。财务电算化不仅着眼于财务工作的需求，也要融入学校信息化潮流，势必推动其向广义电算化阶段发展。
广义电算化是针对狭义电算化而言，具有几个明显的特征：
1、电算化不仅仅是完成财务核算工作，它应该能够解决财务管理工作中各个方面的业务需求，从财务核算拓展到财务管理；
2、业务范围不仅仅局限于一个部门，财务部门的工作不是孤立于其他管理部门之外，它应该能够解决跨部门的业务需求，实现部门之间的资源共享；
3、财务信息是一种重要的数据资源，在确保财务数据安全的前提下，通过非接触性数据交换，经授权、筛选过滤、加密、压缩处理，能够被其他部门的管理系统共享。目前学校使用的财务信息网上查询系统，仅仅是一个单向的发布信息的工具，其形式、内容、不能满足信息共享的需求。
4、将财务资源运用到最大化。几乎所有与财务工作相关的业务，通过对财务数据的合理运用都能够得到解决，关键是如何充分使用它。
广义电算化对财务人员提出了更高的要求，思维需要从“工具→需求”的被动接受，转换到“需求→工具”的主动完善。财务人员完成具体工作的愿望和能力，经常受到工具的限制，首先去考虑目前的财务软件有没有这些功能，这就是“工具→需求”模式，财务软件既是财务人员有效的工具，又成为阻碍创造性发挥的瓶颈。
要实现“需求→工具”，一方面要求我们具有改变现状、不断充实完善的强烈愿望，根据实际工作，提出切实的需求；另一方面仅依赖于财务软件供应商(第二方)是不够的，因为他们不可能提供满足你所有需求的软件产品，尤其是满足个别学校的软件产品，需要借助第三方软件来解决。
所谓第三方软件，就是财务软件供应商(第二方)之外的、与财务软件及数据库有密切关联的软件产品，这些软件产品涵盖面广，是第二方软件的补充，是实现广义电算化的有效途径。第三方软件可以自行开发，也可以提出明确的业务需求，委托专业软件机构开发。
为了将“加强财务管理、提高服务水平”落到实处，我校财务处领导非常重视这方面的探索，多年来我们在广义电算化方面进行了尝试，自行研制开发了多项软件产品，在日常工作中得到广泛运用，取得很好的效果。
财务数据处于封闭的网络中，受到严格的保护，与其它软件系统的共享不是进行简单的硬件联接，而是进行非接触性的数据交换，财务核算软件的必备工具—数据导入导出工具，为此提供了可能。我们已经开发了专门进行这方面工作的“数据转换软件包”，它可以独立运行，也可以嵌入其它软件系统中运行。具体地，通过财务软件，将数据导出另存为指定文件，这些文件一般比较庞大，例如我们使用的复旦天翼财务软件一年的数据分8个文件，近100兆，“数据转换软件包”对此进行筛选过滤(剔除与指定业务无关的数据)、压缩(由8个文件整合成1个文件，5兆左右)、加密，生成适宜在校园网环境中传输的“财务数据包”。该数据包有一个调用标准，象函数一样被方便的读取，供其它软件系统使用；第三方软件可以根据财务软件要求的格式和标准，生成凭证制单文件，通过数据导入导出工具，导入财务软件，直接生成凭证，代替人工制单。下面举几个实例来阐述。
一、“211工程”及本科评建项目管理信息系统
在校园网环境下运行，由“211工程”办公室、评建工作办公室、实验室与设备管理处、财务处、各建设单位(院系、学科点)等部门使用，多机、多用户实时处理或查询“211工程”、本科评建及其他项目。
该系统以项目管理为主线，完成项目计划管理、采购执行、验收入库、数据统计查询全过程。
1、数据处理功能满足以下需求：
 项目计划管理：进行计划编制立项、计划变更，只有项目计划部门的计划管理人员才能进行操作。所有的采购、验收必须符合计划的要求，计划更改后必须进行计划变更才能执行，所有变更信息被自动保存供日后查阅。
 采购执行：记录所有仪器设备的采购信息，只有设备管理部门的采购人员才能进行操作。采购的设备名称、数量、价格必须符合计划要求，系统记录了反映采购过程的所有信息，包括购销合同等书面材料可以通过扫描仪生成电子文件保存到系统数据库中。系统自动生成出库单，记录仪器设备发出的信息。
 设备验收、调拨报废、特殊设备管理：只有设备管理部门的验收人员才能操作。验收的设备名称、数量、价格必须符合计划的要求，验收后自动编制仪器编号，现场打印验收单，财务部门报帐时记录仪器编号，以此在财务帐与实物帐之间建立关联。验收、调拨、报废的对象除了仪器设备外，还包括设备附件。系统根据设定的标准，自动生成特殊设备库(一般是大型和精密仪器)，进行专业化、细节化管理。所有以“套”为单位的计划，其设备无论何时验收，系统都自动按“套”为单位进行成套设备管理。
 财务信息管理：实现项目执行情况与财务核销信息的无缝结合，能够实时反映每个项目在财务部门的收支余信息，这些信息包括期初余额、本年拨款、本年支出、期末余额、财务借款、报销细目(何时、何人报销)、经费的使用方向。对于非设备类项目，分析其经费的使用方向对于考核项目执行情况是非常必要的。
2、统计查询功能满足以下需求：
 各级领导、管理部门希望了解项目执行的总体情况、财务核销进度，以及各具体项目的执行细节、变更情况；
 执行过程中，为各级领导审批提供实时依据，例如了解计划采购、验收进度、具体执行细节以及财务核销情况，确定计划是否能够继续执行；
 财务部门需要了解每个项目(帐号)经费的核销情况，以及经费(帐号)包含的具体计划细目的执行情况；
 建设单位既需要了解所属建设项目的总体执行情况，也需要了解具体细目的执行、核销情况；
 设备管理部门了解资产总量以及在各单位、各计划类别的分布，生成各类报表。
3、与财务数据链接
该系统将项目的执行情况(实物形态)与财务核销信息进行无缝链接，通过读取“财务数据包”(该数据包经筛选过滤仅包含建设项目的财务信息)，将项目(或是每一台设备)与财务核销信息建立一一对应的关联，实现数据共享。对财务信息的使用，突破财务部门对经费的分类，从项目管理的角度对财务信息进行重新分组，例如筛选出符合指定条件的项目或设备，对所有与之关联的财务项目群(或财务帐号群)进行统计，满足项目管理的各种需求，具有很强的灵活性。
财务部门提供了具有统一格式和调用标准的“财务数据包”，对这些数据如何整合、如何使用由调用的软件系统决定。在学校管理信息化格局中，财务部门多了一个角色—“财务信息资源授权供应者”。
二、科研经费管理信息系统
由科技处、财务处使用，多机、多用户实时处理或查询科研项目信息。出于对军工科研项目的保密要求，敷设从科技处到财务处之间的专用光纤，构建一个网络系统。该网络系统是独立的，与财务网络不相联。
该系统涵盖了从科研合同管理、科研经费分配、财务计划拨款、各类信息统计、科研决算报表、项目结题全过程。此外还包含经费到款、票据管理、扣税、凭证自动制单等功能。
1、合同管理：由科研合同管理人员对合同进行管理，科研合同是进行经费分配的依据。
2、经费分配：由科研经费管理人员根据合同及到款情况，实现对经费的分配，包括分配到哪些项目、经费切割、印花税等细节，打印科研经费拨款单。
3、财务计划拨款：根据经费分配信息，将银行到款拨付到指定的项目，同时进行经费切割，扣除印花税、营业税、所得税，进行凭证制单。
4、经费到款：收到银行支票，由财务人员进行帐务处理，存放在“暂收款”科目。该系统读取“财务数据包”生成详细的到款、已分配、节余信息，作为科研经费管理人员进行经费分配的依据，也是财务计划拨款时的资金来源。
5、票据管理：票据可以预开、拨款时开，也可以补开，可以是免税的票据，也可以是税票，系统都能够记录在案。经费拨款时自动查找与项目匹配的预开票据进行核销，记录票据类型、开票时间、开票金额。如果是税票，自动进行扣税处理。
6、凭证自动制单：经费拨款最终需要通过财务人员进行凭证制单来完成，该系统能够自动生成符合财务软件要求的凭证制单文件，导入到财务软件中，无需人工制单，提高了效率，减少了差错。
7、统计查询：系统读取“财务数据包”，将财务核算信息无缝嵌入系统，提供各种类型、各种需求的查询服务。
8、科研决算：自定义决算报表的格式、取值规则，读取“财务数据包”，进行各类科研经费的决算。
9、项目结题：由科研处、课题组在系统中确定结题项目清单，财务人员据此生成处理结题的凭证制单文件，导入财务系统，自动完成结题工作。我们曾利用该功能一次性对800多个项目进行结题处理，快速、准确、高效，无需人工操作。利用该功能，进行经费本批量自动转帐同样非常方便。
该系统自动化程度很高，只有合同管理部分需要进行必要的文字输入，部门之间实现资源共享，将科研、财务管理人员的工作量降到最低；具备数据校验功能，确保合理、准确；支持凭证自动制单，实现全流程的计算机处理；对财务数据的使用更加灵活，根据科研管理的要求和思路，灵活组合财务数据，生成各种形式的统计信息。通过该系统，所有与科研经费管理相关的信息形成了数据文件自动存档，保证工作的连续性，将人员调动对工作的影响压缩到最少程度。
该系统最大的特点是，实现了与财务软件的双向沟通，财务软件既是信息的提供者，同时也是信息的接受者。这是一个意义重大的尝试，为财务电算化进程中如何充分利用和整合软件资源和数据库资源探索了一条道路。
三、财务数据脱机查询系统
财务数据的查询依赖于网络环境，该系统实现脱离财务网络，通过读取“财务数据包”(该数据包是未筛选的全部数据)，提供完备的财务数据查询服务。
最典型的实例是，出差期间，例如年终决算会审时需要查询财务信息，该系统将大显身手。此外，该系统还可以运用于档案馆对财务数据的电子存档文件进行数据查询。
该系统反映的信息与财务软件基本相似，而且统计方式更加符合财务人员的习惯，筛选汇总更方便。
以上三套第三方软件实例都是由我校财务处自行开发，我们既是软件的使用者，又是软件的开发者，了解业务需求，熟悉计算机及网络技术，边使用边完善，为软件的实用性、稳定性提供了有力保证。当然，财务人员通过对业务流程的理解和诠释，提出详细、现实的需求方案，委托专业软件公司进行开发，同样能够达到预期的目的。
本文提出广义电算化概念，希望对广大财务人员有所启发，突破现有软件条件的框架，去思考、探索财务电算化发展的方向。