摘要：中小企业在管理升级过程中会面临变革所引发的危机，运用合适的管理软件工具是加快这一过渡过程的必要手段，成本的管控也不例外。本文首先详述了我国中小企业的管理升级过程，并分析了中小企业应用信息化管理的优点，最后提出了中小企业应用信息化的几点建议。
关键词：中小型企业 管理提升 成本管控 管理软件工具


一、我国中小企业的管理升级过程
我国的中小型企业在由小到大、由弱变强的过程中，经历着从基础管理到规范管理、精细管理、战略管理的不断升级的过程：1.创业初期，企业管理流程不规范，健全基础管理是企业现阶段的管理目标，将是否建立准确的财务核算、统一的物料编码、规范的库存管理、快速提供对外报告作为其考核的标准，采用简单的信息化管理；2.发展阶段，随着企业规模的扩大、业务量的增加，管理模式进一步规范化，开始有了初步的分工、适当的授权。需要更高层次的信息化建设来实现财务业务一体化、资金流的动态掌握、信息管理体系和全员同一平台的建设及多维计划体系的建立；3.精细管理阶段，企业要获得更大的发展，需建立规范的管理制度和预算体系、精细的成本管理、多角度的质量控制、生产管理的自动化和客户生命周期管理；之后企业发展开始多元化，组织架构虚拟化，此时的信息化建设目标就是建立完善的战略目标管理、建立可预测的商业模型、实现动态的企业架构调整、产业链的协同和集中管理共享服务。
二、运用现代信息技术实现系统成本集成分析的优点
企业管理的关键点之一是降低成本，中小企业生产规模与大型企业相比相差甚远，但固定的管理成本和管理人员必须配置，所以管理费用相对偏高，其获利能力低于大企业成为必然，所以降低成本显得尤为重要。当中小企业发展到一定程度，单纯地降低采购成本，精简机构，减缩管理费用等措施已显得苍白无力。
（一）可以降低产品成本。降低产品成本是每个中小企业所面临的长久问题，降低采购成本又是降低产品成本的重要环节，采购成本包括买价、相关税费及其他相关费用。
1.信息化把企业采购部门、仓库、质检、财务连成一个整体，达到了资源共享和业务协作的目的，从而有效地降低了企业的采购成本和库存资金占用量。在采购环节，由于业务流程不规范、部门之间沟通不及时，使得生产需要采购原料时，查询库存数据不准确，导致采购人员不清楚货物的库存数量、物料的采购数量、订购的货物是否及时入库等信息，影响了生产、销售的顺利实施。若采用信息化管理，企业的采购流程可以在系统中进行固化执行，从采购请购申请，到采购订单的执行及仓库入库，财务部门都能通过业务流程进行过程的监控和与供应商准确对账，同时仓库通过采购订单执行入库，实时更新库存，采购部门也能及时掌握相关信息。
2.信息化管理可以实现互联网上查找自己需要的货源，节约了时间和费用。企业通过电话咨询价格、定期的行业订货会，或者供货商上门推销等方式采购货物，往往存在选择面窄、价格不透明等问题，不便于企业进行管理，容易造成资源浪费。而网上询价可以在互联网上进行货比三家，从而选择合适的价位完成采购任务，节省了时间和出差的费用，便于决策层管理。
3.信息化管理可以降低采购沟通成本。调查发现，目前通过电子邮件、传真及电话等方式与供应商进行信息沟通的中小型企业不在少数。在供货品种较多的情况下，手动频繁调整采购订单影响工作效率，打电话确认成本高且容易耽误事。若有涉外业务则弊端更多，例如有一家企业，主要是面向海外销售，销售公司设在海外，其业务流程如下：海外销售公司电话或传真下销售订单到国内生产基地，生产基地制定生产计划安排生产，库存信息都是手工制作，无法获得动态库存信息，信息不及时容易造成财力供应不足，延误工期，由于沟通不力又会增加一些不必要的费用和成本。使用现代化信息技术，可以使采购更加公开透明，超越了空间和时间的限制，企业足不出户就可以完成采购沟通，大大节省了采购沟通成本。信息准确及时的传递还可以规范流程，减少人为干预造成的沟通成本。
（二）能够合理确定库存。库存管理是中小企业内部控制制度的一个重要方面，库存资金占用过多，一是会影响企业的资金运转，二是容易形成呆滞物料，给企业造成浪费，但如果库存储备量过少也会影响企业的正常生产。
1.充分利用信息技术、网络技术下与买方市场环境相结合解决仓储问题，优化整个物流系统。有些客户要求的交货周期短，一旦中标可能短时间内要求马上交货，否则就会终止交易，此时若企业没有足够的库存，则需要组织进货，但往往时间紧迫，难以找到合适的供货商，以致延误生产失去客户，但若仓促进货，质量与价格又不能保证。要解决上述问题，可以采取信息化手段实现与上游供应商的合作，与供应商建立合作伙伴关系，共享库存等信息，制定合理的供货和库存管理计划。
2.自动生成报表。据调查了解，大量的中小企业对库存材料、物料等还是采用手工核算Excel管理，手工逐个输入数量单价，对于日常收发业务也是采用手工填制，不仅工作量大，还经常出错，出现很多的呆滞品，给企业造成大量浪费。这一问题可以用信息化工具来解决，根据系统自动生成价格计算成本，一个订单一张表。
3.业务流程控制。据调查了解，中小企业业务流程基本如下：销售部门以销定购、手工下单确定销售数量——生产部门估计所需材料数量——通知仓库——通知采购部门。该流程表面上看比较合理，但实际操作中却有很多漏洞，尤其是面对众多供应商的材料采购，一旦采购部门和仓库、财务的信息脱节，就会导致信息反馈不及时，库存数量不准确，采购部门无法及时获得仓库信息，库存材料形成挤压或断层，业务过程无从管控，资金流无法按计划执行。采用软件管理系统就可以避免这些问题的出现，系统可以将采购、库存、生产、销售、财务进行衔接，财务能有效跟踪业务流程，采购部门的采购能与销售订单匹配，库存有库存量信息，避免了一些不必要的损失，解决了库存积压及断料现象。
（三）可以降低营销费用。企业可以通过电子商务网络发布自己的产品信息，了解客户的需求，并进行个性化服务，对客户的要求和意见及时答复。和人工服务相比，信息化管理大大减少了工作人员的数量和大量的差旅费，并节省了时间和空间，货物配送的及时减少了库存时间，使存储费用降低，中间代理的取消使销售费用降低。
（四）可以降低人力资源成本。
1.降低招聘成本。目前很多中小型企业招聘员工时，还使用传统的方式。采用信息化管理后就可以在网上发布招聘广告，也可以从人才信息网上招聘人才，为招聘人员的岗位选择提供辅助信息，调集应聘者信息，择优录取，优化了招聘过程，减少了工作量，从而降低了招聘成本。
2.降低培训成本。信息化方式的培训由于不受时间、空间、环境的限制，发生的培训费用与传统的培训模式中学员的相关培训费用和前往培训场所发生的大量的差旅费相比可以大幅下降，销售员由于培训而导致的机会成本也会大大降低。
3.降低离职成本。中小企业人员流动性比较大，人员的流动虽然会给企业补充新鲜的血液，但不可避免的会造成企业招聘成本、培训成本等一系列人力资源管理成本的提高。如果利用人力资源信息管理系统，可以对在职员工及离职员工的信息和员工的工作动态信息等进行管理，还可以了解同行业同类人才的动向，企业就能够在最短的时间内补充空缺的岗位以降低招聘成本。企业还可以对技术熟练、表现优秀的离职职工进行信息跟踪，在适当的时机重新返聘，可以大大节省招聘新手所带来的招聘成本及培训成本。
4.降低其他人力成本。人力资源的管理是一个非常艰巨而又繁杂的工作，尤其是中小企业的人员流动频繁，企业员工数量的增加、工资薪酬的管理、日常考核的管理、人员调动的管理等，加大了管理人员的工作量。人员管理难度加大，容易造成管理人员敷衍了事，比如很多企业的考勤流于形式，有些企业的考勤流程是：车间主任或者车间统计员对车间人员进行日常考勤，月末再将考勤结果报送到人力资源部，导致车间很容易弄虚作假，工作量也大。如果企业采用人力资源管理软件，就可以制定标准的固定模板，严格考勤制度，完善公司制度、规范管理。
三、信息化的应用现状及建议
由于信息化管理投资大，各应用软件系统所需投入资金较多，并且还需要相应的硬件设备、网络环境、专业的IT人员支撑这些信息化系统的运行，一次性投资成本较高，较多的中小企业在信息化实施中采用分阶段分步骤实施的方法，如果没有一个良好的整体规划，就会出现信息孤岛情形，导致系统集成的难度大大增加，所以完成从单项应用的基础建设阶段向集成应用阶段升级已刻不容缓。
由于信息化管理投资大，很多中小企业想用但却负担不起，笔者建议软件开发公司和政府相关部门给予适当的支持和帮扶，应该在系统还未实施前就做好整体规划以避免信息孤岛的产生；在系统实施过程中对员工特别是中高层企业领导进行全方位培训以推进企业信息化进程；提倡采用外包方式降低成本以保证信息化投资能够产生预期的经济效益；开通降低物流成本的共同配送模式的物流信息服务网络。S

参考文献：
曾志勇，张继伟.中小信息化企业最佳实践[M].北京：清华大学出版社，2011.