摘要：应收账款管理是财务管理的重要组成部分，如何利用现代化的手段，减少应收账款，一直是企业不断探索的方向。本文叙述了现代化的工业企业——徐工集团，利用全面实施SAP系统之机，在收集、争议、信用、票据四个方面加强应收账款管理的策略。

关键词：应收账款 SAP系统 DSO 清欠



徐工集团利用企业成功上线信息化工程——SAP系统之机，大力推进公司制度变革，狠抓财务部门的各项工作，不但为应收账款管理提供了强大的SAP系统支持，而且提出了一整套基于SAP的应收账款管理策略。

一、应收账款管理存在的问题

企业在未实施SAP系统前，应收账款方面存在的问题主要有：较高的应收账款周转天数（DSO），因此所需周转资金较多；资金回笼过程效率低下，各种票据的传递都很慢；应收账款回收过程繁琐，接触客户、获取客户信息及各部门间沟通等，都需要花费大量时间和费用；没有有效的方法对客户接触记录归档；没有系统的方法，处理客户的承诺支付及与客户间的争议；与客户之间存在大量争议，并需要大量时间去处理这些争议；没有统一有效的收款工作流程，在催款过程中抓不住争议的关键（包括关键的人、关键的时间点及关键的接触）；争议本身也是由一系列的问题组成，但却没有很好的方法分解、组织这些问题，进而不能由浅入深、由简到难地解决这些问题；没有合适的风险评估与控制工具，对事前、事中的交易及客户，不能进行动态分析与管理，造成企业在与某些客户交易时，存在较大风险。

二、在SAP中加强应收账款管理的策略

针对以上问题，企业领导充分利用了SAP系统提供的管理功能，并结合企业的实际情况，提出了行之有效的管理策略，从而大大地加强了应收账款的管理。

（一）利用SAP收集管理加强与客户的接触

SAP收集管理系统，不但可使公司对用户实施分级管理，而且可使公司更加主动地处理应收账款。具体来说，主要工作包括以下几个方面：

1.客户信息收集。清欠员利用SAP收集管理功能创建工作列表，工作列表包括所有应接触的客户明细，并可按预先定义的优先级分别列出。客户的优先级是由事先定义的收集策略所决定。一旦与客户接触成功，并形成回款，相应的记录会从工作列表中移除。

2.客户区分。所谓客户区分，就是识别公司最重要的客户。在识别的过程中，“马特莱法则”具有普遍的指导意义，即20%的重要客户往往占有公司80%左右的应收账款。如果能使他们及时支付，80%的应收账款就能收回。重要的客户提取之后，还可再将他们分成三、四个层次。最上层的客户，公司清欠员要及时与他们沟通，并制定详细的跟进计划，给予最多关注，尽量使他们及时付款；第二层的客户，要进行持久的关注，并经常与他们有直接的交流和沟通，但所花的时间和精力会比第一层客户少些，依次类推。这样对清欠员来说，可以把更多的时间和精力放在重要的客户那里，往往会做到事半功倍。

3.客户接触。使重要客户及时付款的关键之一是交流与沟通。因此要为客户接触建立一个标准化的流程，并对接触的结果进行评估，具体的步骤如下：（1）预先估计与客户电话沟通，可能产生的结果（如获取客户信息、期望的支付、争议处理等）；（2）根据估计，建立相应的应对方案；（3）沟通结束后，及时记录结果，并与预期进行比较。清欠员在每一次与客户接触之前，SAP系统会列出所有所需的信息，包括：联系人、截止日期、应付款额等。清欠员先大概浏览一下，上一次与客户的接触及其结果，一方面可制定本次接触的目标；另一方面也可了解到，经过与客户的多次接触后，客户承诺回款额、客户未同意和已同意的争议项等。

4.记录客户接触结果。待接触结束后，需要将结果输入到系统中，如果用户允诺支付，清欠员可为该款项创建支付通知单。SAP系统会自动监视客户是否遵守承诺，若用户没有遵守支付承诺，而收款策略却发生了变动，系统会自动将用户再增加到工作列表上。如果出现争议，在处理过程中，一旦发现客户拒付是无理的，可将该客户重新增加到工作列表上，作为待解决对象。如果清欠员暂时不能联系到客户，或者客户在等待产品使用情况的反馈时，可以在系统中创建“待定”项。等到一定的日期后，SAP会将客户自动增加到工作列表上。此外，清欠员还要对这个接触进行总结及记录，SAP收集管理系统可为客户接触创建标准的记录格式，并添加所有相关信息，如允诺付款额、争议事项及待定等。清欠员可输入这些结果并刷新工作列表，然后准备下一次与客户的接触。

由此可见，SAP 收集管理系统可有助于企业更加积极主动地收集应收账款；识别并将客户进行优先级区分；为特定的客户建立特定的应收账款管理过程；减小DSO；提高现金流；通过沟通提升与客户的关系。

（二）利用SAP争议管理处理应收账款争端

该系统主要是用于处理与应收账款相关的争议与分歧。SAP将所有与争议有关的信息整合在一起，管理者就能一目了然地知道争议原因、负责人、数量、客户及其他信息，从而提高了工作效率，促进了多部门之间合作的便利性和有效性。在这一点，公司着重强调了以下三方面：

1.要准确地找到争议的负责人。及时解决争议的关键是，要清楚争议的主要负责人，以及他们的联系方式。一个无负责人的争议，是形成坏账的重要因素之一。找到负责人之后，要及时跟进，使争议具有可追溯性，并最终解决这个争议。

2.为解决争议制定明确的时间表。要想在有限时间内解决争议，使清欠成本最小，就需要建立一个逐步的清欠计划，设定解决时限。在不同的时间段内，所要处理的争议级别不同，争议级别越高，考虑的因素和人物也越重要。这种按时间、按权重解决争议的方法，能较快地找到对争议有着重要影响的人或因素，对于解决争议非常有效。

3.要特别加强争议预防。很明显，如果能在事前就避免争议，是减少坏账的最有效途径。这就需要利用SAP争议管理系统对争议进行归类，并分析其内因和外因。通过对累积数据的趋势分析，找出规律，发现问题出现的原因。这样不但能避免争议的再次发生；而且还能找出在哪些方面可以提高公司处理争议的能力。

（三）利用SAP信用管理规避风险

SAP为商家提供了一个标准化的信用决策系统。利用该集成化的系统，可将多个部门收集的数据进行整合，非常有利于公司精确实时地分配客户信用信息。然后清欠员利用这些信息主动地降低信用风险，消除因信用产生的损失。在管理客户信用时，其工作流程主要如下：

1.管理客户信用额度。在维护主数据的基础上，完善自定义的信用评价标准和信用额度评价机制。并进一步统一管理客户的信用档案，并分别为客户评级，而且在公司内部共享这一信息。

2.评判客户信用实例。这是以具体实例为导向的管理。当目标客户不能自动通过系统的信用额度检查时，SAP就会触发信用评价流程来审核具体的信用实例。该实例中包含了客户信息、信用档案、状态、各种单据信息等，可以自动或人为地指定经理对该实例进行信用评判。一旦该实例通过审核，需要在主数据中修改该客户的信用额度。

3.利用经理管理工具做信用决策。该功能显示了所有相关的信用信息，如产品、风险等级、客户信用额度及黑名单等，从而保证了经理迅速、准确地做出信用决策；还可以自定义可共享的信用信息，并安排信用工作流程清单等。

4.实施信用分析。包括分析客户的付款和订单行为，对高风险的客户建立警报；对低风险客户建议主动营销；对不同风险类别的客户实施不同的定价等。总之是强调事前管理，隔离高风险的客户，减少预期损失。

综上所述，SAP可有助于企业通过实时的信用分配和信用跟踪来控制信用风险；加强信用核查来加速决策的制定；通过减少延迟支付和坏账来降低DSO；增加无风险账户的回款额度；通过自动处理信用过程来减少交易费用；将催款和争议信息与信用处理过程相联；通过加强与高信用客户的联系来提升客户关系。

（四）利用SAP票据管理加强票据传递

该系统可有效地管理账户、票据和付款信息，并将这些信息以WEB或文档的方式，在公司内部或若干公司之间进行共享，从而降低了公司相关部门面临的日益增加的压力。这种互动式的电子票据解决方案，还大大加强了公司与客户之间的协作关系。要想做到这一点，需加强以下几方面的工作：

1.自动化企业的开票和收款过程，通过互联网提交票据、付款、账户管理和结算，避免了在账单输入过程中的人为错误，充分体现了电子票据的便捷与高效。

2.以PDF、CSV或XML方式共享账单内容，包括信用信息、到期账单、历史账单、付款方式等。此外还有多种类型的分类检索功能。

3.建立互动式的电子票据解决方案，共享方可主动修改地址、银行及支付方式等。

4.与其他系统整合，如与现金管理模块相结合，与争议管理模块相结合，有助于信息的完整性与一致性。

因此，SAP票据管理系统有助于降低票据处理过程中产生的交易费用；提高计划的流畅性；简化支付，结算；减少欠款（到期末付款）；加强客户管理。

SAP系统以其高度集成性、实时性、灵活性、开放性、可靠性，为企业提供了强大的支持。不仅提高了企业的财务管理水平，提升了员工的工作效率，而且为企业带来了业务优化，顺畅的信息交流，集中的IT管理等，充分满足了企业决策分析和业务发展的需要。从总体运行状况来看，SAP系统为徐工集团带来了非常明显的效果，保持了平均90%以上的客户满意率，增加了企业在市场变化中的综合竞争力。Z