基层行政事业单位为培植长效财源，拓展可用财力空间，借势大开发大建设的有利契机，大力发展单位经营经济，通过出租物业增加可用财力，已经成为街、乡、镇未来财政收入的重要组成部分。对于如何强化内部控制，确保街道物业资产安全运行，提高财政投资效益，防范风险，显得非常必要。
一、长沙市观沙岭街道物业管理的现状分析
（一）长沙市观沙岭街道物业管理存在的问题
1.账物记录不全，资产安全存在隐患。大多数物业资产存在有实无账情况，会计信息反馈不全面。主要是因为多种原因，建设完成投入使用后，没有办理有效的验收手续，会计无入账的有效凭证，同时，在开发建设中因资金来源渠道不同，而行政单位实行会计“收付实现制”的会计制度，没有将外来投资纳入街道单位会计核算，在单位会计账目中反映不出资产构建的总成本，因而出现资产投入运行几年了，在单位会计账目上只有投入建设时发生的部分建造费用，造成投资记录不完整；街道资产管理中存在漏洞。街道的物业资产一般不在街道办公场地内，街道管理部门只考虑了纳入政府采购的行政办公使用的资产管理，没有将物业资产归口纳入单位的资产管理内，因而，在年度资产盘点表中，看不到物业资产的盘点记录，其物业资产到底有多少，投资价值如何，是否安全有效运行等比较难以确定。这些问题存在，使得国有资产是否正常运行，是否安全，存在隐患问题。
2.物业管理行为不规范。对于物业资产如何管理，如何提高运行效益，如何防范风险等没有健全制度，造成日常管理中存在一些问题。一是物业租赁行为不规范。有的租赁没有进行市场价格调查，只进行估价后对外出租，后续续约也没有通过招投标环节，存在低价出租物业资产问题。二是合同执行不严格。个别租赁业主不按照合同规定，总以各种理由和借口，拖延缴纳租金时间。三是资金管理不严谨。所收租金有时存在未按规定及时上缴国库现象。主要是小额租金，大多是现金交易，工作人员嫌麻烦，所收缴款项，存在未当日及时缴存银行现象。四是不开票据收取租金。财政实行非税管理后，所收租金必须开据非税票据缴存国库，尽管物管人员发出缴库通知，有的租赁业主嫌啰嗦，图省事就直接缴款给物管人员，而物管人员有时存在没有及时开票缴纳国库问题。五是缴纳租金对象不一致。主要是签约合同与交款人不一致，有时候是合同签约人缴纳，有时候是签约人家人缴纳，使得核对租户比较麻烦或出现错误登记情况。这些行为不规范，存在着舞弊风险，也为小金库的滋生提供了温床。
3.基础工作薄弱，信息反馈不及时。一是没有信息记录或反映总体资产租赁情况，有多少物业资产出租，有多少租赁业主，每年应收多少租金等信息无记录反馈。二是对租赁业主的基本情况无系统的信息和数据记录，应收未收数据不清楚，也没有具体的表述情况，因而导致收入信息未按期报告。三是工作人员不稳定，经常性的抽出做中心工作，只有在临时应急时才抽时间催收租赁款项。这些问题存在，无信息反馈单位领导，直接影响单位领导对物业管理的决策行为和重视力度，影响未来物业资产的增值。
（二）长沙市观沙岭街道物业管理存在问题的成因
1.制度不健全，工作责任不明确。一是物业管理制度不完善，使得工作流程不规范。二是没有健全物业管理员岗位责任制度，如何做好物业管理，没有明确的要求和考核措施。三是在物管人员配备上，没有明确专人负责，人员变动较大，工作链接无交接手续。
2.会计监督观念不强，缺失全面监督意识。在会计核算上，一是有的会计人员缺少监督意识，在对物业资产的核算上缺乏与相关部门沟通的主动性，没有索取必须的投资文件和相关资料，导致物业资产有实无账。二是在年度会计核算时，也没有督促安排将物业资产纳入单位的资产盘点范围。三是有的会计人员对于物业收入没有做详细的明细核算，反映的物业收入信息比较笼统。没有意识到物业管理中个体租赁收入信息的重要性。实质上是会计记录不完整，导致会计信息反映不充分，而会计人员监督意识不强，使得物业资产的运行和物业收入存在着不安全和舞弊的风险。
3.内部激励机制缺失，工作人员工作激情不够。一是没有固定专人负责，有碍工作人员岗位责任的落实。二是现实利益影响工作人员工作积极性。对于抽出做重点工作的人员，有积极的奖励兑现，比较有激情，对于做常规工作的工作人员，做得怎么样，差别不大，同时现行的用人机制对于在基层工作的一般工作人员来说，要晋升职级，只有做重点工作，表现出色，才有机会升职，否则，是一种奢望。三是基层行政单位，大多数工作人员趋于老年化，对于物业管理概念不清晰，不明白应从哪里着手做比较合适，同时也没有接受实务培训的机会。因而导致没有考虑怎样将单位物业收入信息需要定期、全面反馈给单位领导，缺少为领导提供决策依据和自身需要接受公众监督的概念。
二、长沙市观沙岭街道物业财务监管的构思
（一）建立健全管理制度和内部控制制度，提升人员素质。
财政部颁布的从2014年1月1日起施行的《行政事业单位内部控制规范（试行）》中指出：“内部控制应当贯穿单位经济活动的决策、执行和监督全过程，实现对经济活动的全面控制”，因此，根据街道实际情况，一是完善街道内部管理制度，建立健全内部控制制度，做到用制度管事。二是建立健全工作人员岗位责任，用岗位责任束人。按照合理可行，因事定人的原则，明确资产管理人员、物业管理人员、会计人员等工作人员岗位责任，切实抓好工作落实。三是“在全面控制的基础上，内部控制应当关注单位重要经济活动和经济活动的重大风险”，物管人员和会计人员必须积极作为，认真履职，严格执行《会计法》规定的记录、反映、监督职能，三责合一，从物业投资开始到竣工验收应全过程关注，索取必须的文件及资料，完善会计记录，保证资产建造的投资成本准确，并严格按照《国有资产管理办法》规定，将街道的物业资产在年度盘点时纳入监督盘点范围。四是健全内部监督制度，明确监管部门工作责任。街道的纪检监督、财政监督协同合作，注重职责分工、业务流程等方面形成相互制约和相互监督的体系，确保街道的物业资产和经营运行符合法规政策，促进行政行为规范化。五是以人为本，强化提高人员素质。加强法制教育，特别是要组织对《会计法》、《国有资产管理实施细则》、《合同法》、《行政事业单位内部控制规范（试行）》和物业管理实务操作等专题培训学习，提高依法行政做事的法律意识和规范行为的自我保护意识。六是建立合适可行的考核体系，要使单位事务整体合一，常规工作和重点工作统筹安排，配以灵活的激励机制，充分调动人员积极性，促进各项工作齐头并进。
（二）运用现代信息技术，对物业实施全过程监督。
要使单位物业监督有效实现，还必须利用现代信息技术，通过有效的载体来保证监管过程的有效实现，因此，设立必要的物业台账和物业报表，通过采集相关信息，监管物业资产的运行情况和租赁收入的收缴情况，才能够使单位的内部控制得到合理保障。
1.设立物业个体台账
设立各租赁业主的独立台账，全面采集租赁物业者身份和签约合同中的重要信息及缴纳租金记录等情况，目的是方便管理和监管中的查询和运用。主要设立项目如下。（1）抬头：×××单位物业台账。（2）建立时间：以与业主签立合同的时间为准。（3）登记序号：为方便查阅和使用需要，建议与合同编制序号同步。（4）基本信息设立与采集。
1）经营户主：依据经济合同签立者身份确认填写。一般采集法人代表或个体户姓名。
2）身份信息：若为法人单位，根据在国家工商注册的登记证号填写，同时填写经办人员身份证号，若为工商个体户，填写个人身份证号。
3）联系方式：从方便工作联系出发，直接采集经办人员或个体租户的个人通信信息。
4）资产位置及概况：根据物业资产所处地点，填写可以量化的数据或简要概况。
5）经营项目：根据租赁业主所经营的主打项目填写。
6）租赁起止时间：根据合同条款中的具体计算起止时间填写。
7）约定租金缴纳时间：根据合同约定的具体时间填写。比如：合同约定为半年缴纳一次，并明确了提前一月的10号前分期缴纳的，就填写到具体的缴纳时间为：5月10日前/11月10日前。
8）租约履行情况
①上期欠缴金额：该项等于根据合同约定的年度租金应缴纳金额减去实际缴纳入库金额的结果（若多交则在数据前用负号体现，主要是便于年度结算时通过公式使用）。一般情况下，新租户不存在此情况，但老租户或因特殊原因存在这一问题时填写此项。
②本年应交租金：根据合同确定的全年应交金额计算填写。
③缴纳时间：根据实际交存银行实际时间登记。
④实际缴纳金额：根据银行收款回执单填写。
⑤和⑥同上两步一致，只是时间不一样，若存在按季度缴纳租金情况，后续还需连续登记。
⑦累计缴纳金额：将各期实际缴纳的金额汇总录入（设置好公式，自动生成数据才不会出现误差）。正常情况下，累计缴纳金额应等于上年欠交金额加本年应交租金，可以自行设立计算公式，进行复核检查。
⑧本年度止结算：本项等于①上期欠缴金额加②本年应交租金减⑦本年累计缴纳金额的结果。这是检查租约履行情况的指标，正常情况下，该项指标应为零，若出现数据，应进行核对并查明，若存在数据采集错误，应及时检查后更正，若属于租约履行中出现的特殊情况，应在备注栏内进行登记。实际情况应报告领导，依据内部控制制度规定程序，经过处理后进行修正。并根据修正后的显示金额和正负方向填写到下一年度的上年欠交金额栏内。
⑨总会计核对意见：这是检查所录入信息是否准确无误的工作，也是财务稽核检查的必要工作，更是内部控制管理中防止收入流失的保障措施，因此，总会计应签写明确意见。如若存在误差，应查明原因。如存在多收或少收，应与租户核对后，转入下一年的“上年欠缴”内，多收金额用负号体现。
⑩附加信息：这里所指主要是合同期限比较长，为方便数据查阅，在台账的下方将合同约定年度的租金缴纳金额计算具体到各年度。
⑾经管人员：为明确经管人员责任，负责该租户的物管人员应签写已复核，以此确认本年收入完成情况，同时也是为后续监管工作可能因人事变动，备对好交接留存。
⑿部门负责人：负责物业管理部门的负责人，应对所采集的信息进行确认和比对，发现差异及时纠正，确认后签名。
⒀财政复核：由财政所所长负责。复核时应注重检查是否存在逻辑差错，如有异议，应签写具体意见，指导督促查证情况。
2.设立单位物业收入报表
设立报表的目的，主要是为具体反映物业收入实现情况，是反映财政监督过程的结果情况。
1）抬头：×××单位201×年物业收入报表。
2）截止时间：收取物业收入所属期间为报告期。
3）报告时间：根据单位收取物业收入后，统计完成后的实际时间，一般为次月5日左右报告。
4）信息设立与采集。
所有信息主要根据各业主的独立台账所采集信息一致。
①序号：一般以个体台账登记的顺序排列，目的是便于检查，防止漏报。②经营户主：采集个体台账登记的承租户信息。③以前年度欠付租金：采集个体台账信息或经过相关程序核定后的数据。④本年应缴纳租金：采集个体台账登记的根据合同约定的金额填写。⑤本期实际缴纳租金：采集个体台账登记确认的某一时段为报告期的当期数据。⑥本年累计缴纳租金：采集个体台账登记的本年累计缴纳租金。⑦合约规定期限内欠付金额：根据本年度止结算数据采集，该数据应为与财政核对后的数据填写。⑧经营资产概况：采集个体台账中租户实际经营面积。⑨汇总数据：汇总数据时可以根据单位内部情况分类汇总，在总计下方再分别设立：用汉字在序号内区分排序类别。横向为所处区域的物业资产汇总合计数据，纵向为各区域所有个体分类信息。
3.强化实务操作的检查监督，促进工作常规化
1）务必扎实做好物业台账。做好物业个体台账，是保证做好物业收入报表的必要工作。如果不建立租户台账，就不会查阅合同，更不会追溯以前年度街道应收回的租金收入，也就不会引起我们工作人员的关注。
2)按期汇总物业收入报表。汇总物业收入报表，是《会计法》规定的反映职能的基本要求，目的一是为单位领导报告物业收入信息，为领导决策和管理提供依据。二是财政监督管理规定中实行单位财务公开，接受单位全员监督的规定要求。
3)及时报告监督情况，保证工作效果。我们将街道物业收入报告于7月上旬报告街道主管经济工作的领导。主管领导立即召开财政所和经贸办工作人员会议，一方面布置安排催收租金，另一方面将物业台账和物业报表工作明确责任人员，要求形成常规化，并纳入工作人员岗位责任，定期检查。
总之，物业台账和物业收入报表是具体反映街道物业管理过程的结果情况的载体，要通过加强台账和报表的实务操作的检查和监督，来促进街道物业管理工作的常规化。以此达到增强街道内部控制，减少物业管理盲区，降低舞弊风险，提高经营管理水平的目的。
三、结语
长沙市观沙岭街道物业财务监管构思的实施，应关注一下几方面的问题：1.不相容岗位相互分离。合理设置内部控制关键岗位，明确划分职责权限，实施相应的分离措施，形成相互制约、相互监督的工作机制。主要注意的是：台账信息采集由物管部门负责，所签订的租赁合同，物管部门应报送财政所一份，同时报送台账信息的电子文档，催收款项通知由物管部门负责送达催收，租赁业主凭缴款通知到财政所票据管理员开据非税票据和办理相关缴款手续，对于台账信息采集后，财政总会计应及时复核，并签写具体意见后送发电子文档给物管部门。报表数据的采集建议由总会计负责执行，按照相关主管部门管理规定，分期报告物业收入信息，年度终后，应纳入财政年度收入决算报告。2.做好内部授权审批控制。对于租赁合同的签订，应明确经办人员办理业务和确定合同事项的权限范围，重大合同执行相关的审核和审批程序，并明确相关责任，同时，建立重大合同集体决策和会签制度。相关物管工作人员应当在授权范围内行使职权、办理业务，会计监督人员应当积极参与，掌握流程，注重各环节是否合规。3.做好物业财产保护控制。一是建立台账定期登记和物业收入定期报告制度。做到物业收入款项及时缴存非税，按期登记物业台账，定期报告收入，及时检查收入入库情况，分析比对信息，检查是否正常。二是年度及时清理结算。财务负责人员应注意做好指导督促工作，对未收到的物业款项除做好台账及报表的处理外，财务负责人应做好备查登记，做好跟踪督查催收工作。三是做好物业资产的盘点工作，检查资产是否正常、安全运行。四是做好物业监督的资料归档管理工作。按照《会计法》规定，物业台账、物业收入报表、经济合同都是重要的经济信息资料，应纳入会计档案管理。4.注意信息的运用。上述设立的物业台账和物业收入报表，所采集的信息，财政监管人员可以根据需要进行相关比较分析。一是通过总会计反映的所有物业收入的实际进度情况，可以比照财政预算进度和经济合同，找出存在的问题，分析原因，以便采取措施应对，促进财政收入预算的实现。二是分区域归集的数据，可以从物业资产的分布情况，通过年度盘点，核实资产的运行情况，为资产的维护预算作参考依据。三是通过年度收益，分析评价财政投资回收期长短和资金效率情况。四是通过物业收入信息，掌握工作人员劳动效能，剔除非人为因素产生的差异，作为考核人员工作绩效的依据。五是实行单位收入公开，接受单位全员监督，减少内部控制盲点，杜绝小金库的发生，降低行政运行风险。